Tilsynssupportens opgaver i forbindelse med forberedelse af risikobaseret tilsyn
Telefonisk kontakt til j-enheden 1-4 måneder før tilsynet
Alle j-enheder skal som hovedregel kontaktes 1-4 måneder før det risikobaserede tilsyn. Der vil dog være situationer, hvor den tilsynsførende gennemfører et risikobaseret tilsyn, uden at j-enheden er blevet kontaktet inden. Se afsnit om gennemførelse af risikobaseret tilsyn uden forudgående kontakt.
Forberedelse, gennemførelse og opfølgning på kontakten
I kontakten 1-4 måneder før risikobaseret tilsyn skal du anvende drejebøger til tilsynssupportere i samtalen med j-enheden. Se drejebøgerne her
Administrative opgaver i forbindelse med forberedelse af tilsynet
Når du har ringet til j-enheden, opretter ATIS automatisk en tilsynssag for hver p-enhed, som skal have risikobaseret tilsyn. Det er via ruteplanlægningen, at tidspunktet for besøget fastsættes, og den tilsynsførende bliver tilknyttet besøget og tilsynssagen.
Manuelt udtag af virksomheder
Hvis den tilsynsførende ringer hjem for at få at vide, om det er muligt at udtage en p-enhed manuelt, skal du gå ind i virksomhedsskærmbilledet og oprette besøget der. Når du opretter besøget, vil ATIS undersøge, om virksomheden må udtages til et risikobaseret tilsyn.
P-enheder, der udtages manuelt, er p-enheder, der ikke i forvejen indgår i årsplanlægningen.
Såfremt den pågældende p-enhed er udtaget til risikobaseret tilsyn i indeværende år, er der mulighed for at ’fremrykke’ gennemførelsen af risikobaseret tilsyn.
Ved klage over arbejdsmiljø vil du, hvis forudsætningerne for at udføre et risikobaseret tilsyn er til stede, blive spurgt, om besøget skal udføres som et risikobaseret tilsyn i stedet for et detailtilsyn.
Det samme vil gøre sig gældende, når en ulykke kvoteres til besøg.
Den tilsynsførendes forberedelse af risikobaseret tilsyn
ViVi
Inden tilsynet skal du orientere dig i ViVi om den p-enhed, du skal føre tilsyn med.
Af ViVi fremgår de sidste 10 sager, de sidste 10 ulykker og de sidste 3 besøg på p-enheden.
Det fremgår af ViVi, hvis der er virksomheder, hvor du skal være opmærksom på en særlig koordinering på tværs af tilsynscentre.
Faglig forberedelse
Du skal orientere dig i følgende:
- Den/de relevante arbejdsmiljøvejvisere, der dækker den p-enhed, hvor du skal på tilsyn
- Kvalitetsproceduren om dialog
- Kvalitetsproceduren om mere vejledning til små virksomheder
- Kvalitetsproceduren om tilsyn med rygeregler efter lov om røgfri miljøer
- Retningslinjer for bagatelgrænser
- Instruks om tilsyn med nyansatte
- Instruks om sundhedsfremme
- Relevante spørgeguides til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø og At-intern instruks nr. 38/2003 om Arbejdstilsynets håndtering af sager om psykisk arbejdsmiljø.
- Afklaringsværktøjet indenfor ulykker og afklaringsværktøjet inden for ergonomi.
Du skal sørge for at have følgende materialer med på tilsyn:
- Underretningsblanket
- Besøgsrapport
- Relevante tjekskemaer fx tjekskema ved strakspåbud og forbud pga. grove overtrædelser.
Telefonisk kontakt til p-enheder med under 10 ansatte inden risikobaseret tilsyn
Du må tage telefonisk kontakt til p-enheder med færre end 10 ansatte i følgende brancher inden tilsynet påbegyndes:
- Bygge- og anlægsbranchen (se evt. særskilt kvalitetsprocedure om risikobaseret tilsyn på bygge- og anlægsvirksomheder)
- Rengøringsbranchen
- Taxafirmaer
- Dagplejere, hvor arbejdet foregår i private hjem
- P-enheder, der er registreret med et ukendt antal ansatte
- Sæsonbetonede virksomheder indenfor branchegrupperne: Hotel, restauration, kultur og underholdning samt
- P-enheder beliggende på mindre øer uden broforbindelse, fx Læsø, Anholt og Fanø
Formålet med den telefoniske kontakt er bl.a. at finde ud af, hvor de ansatte udfører arbejde eller hvad deres arbejdsskema er.
Ved den telefoniske kontakt skal du bede om at få oplyst 3-4 arbejdssteder, hvor der arbejdes de næste 14 dage.
Du må ikke oplyse, hvornår det risikobaserede tilsyn gennemføres på p-enheden, da besøget fortsat skal være uanmeldt.
Gennemførelse af risikobaseret tilsyn
Besøgets indledning
Du skal i videst muligt omfang i kontakt med både ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte. Kan du ikke få kontakt med en af parterne, bør du gennemføre tilsynet alligevel.
Du skal udlevere en underretningsblanket til p-enheden jf. retssikkerhedsloven og orientere om blankettens indhold. På offentlige p-enheder har du ikke pligt til at udlevere underretningsblanketten. Er du i tvivl om, hvorvidt p-enheden er offentlig eller ej, skal du udlevere blanketten.
Du skal ved tilsynets start overveje, om der skal holdes et indledende møde med ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter med henblik på at planlægge, hvorledes tilsynet skal gennemføres samt evt. afdække elementer af egenindsatsen (AMO, APV mv.). Det vil også være en god idé at afdække det psykiske arbejdsmiljø på mødet (se nedenfor om afdækning af det psykiske arbejdsmiljø). I de tilfælde, hvor p-enheden er sammenfaldene med j-enheden kontrolleres den årlige arbejdsmiljødrøftelse.
Hvis virksomheden spørger til, hvorfor den er udtaget?
Hvis virksomheden spørger, hvorfor den er udtaget til tilsyn, skal du forklare, at Arbejdstilsynet gennemfører et såkaldt risikobaseret tilsyn på alle virksomheder inden udgangen af 2019 (med over 2 årsværk ansat og på halvdelen af virksomheder mellem 1 og 2 årsværk ansat). Arbejdstilsynet prioriterer tilsynsindsatsen således, at vi kommer oftere på de virksomheder, som forventes at have problemer med arbejdsmiljøet. Det betyder, at Arbejdstilsynet kommer på besøg igen om 12-18 måneder, hvis der på besøget bliver truffet afgørelser om materielle forhold og/eller givet vejledning om psykisk arbejdsmiljø eller 6-12 måneder efter på virksomheder, der har fået 5 eller flere påbud om arbejde med kemiske belastninger.
Afdækning af egenindsatsen
Du skal altid afdække egenindsatsen på risikobaseret tilsyn.
Kontrolniveauet for egenindsatsen fremgår af de supplerende B1 : retningslinjer for egenindsatsen
Afdækning af det psykiske arbejdsmiljø
Du skal altid afdække det psykiske arbejdsmiljø på risikobaseret tilsyn.
Du skal først og fremmest forsøge at afdække det psykiske arbejdsmiljø ved hjælp af samtaler med ledelsen og de ansatte, i første omgang på indledende møder med ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte og under gennemgangen. Samtalerne tager udgangspunkt i de relevante spørgeguides til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Supplerende kan du tage udgangspunkt i relevante arbejdsmiljøvejvisere.
Der kan være behov for at kontakte ansatte under gennemgangen. Formålet med disse samtaler er at få be- eller afkræftet indhentede oplysninger om det psykiske arbejdsmiljø fra det indledende møde eller anden dialog med ledelse og repræsentanter for de ansatte. Der kan særligt være behov for at kontakte ansatte, når de indhentede oplysninger kun kommer fra ledelsen, og de er uforholdsmæssigt positive, eller når eventuelle problemer i det psykiske arbejdsmiljø individualiseres, dvs. gøres til den enkeltes problem.
Du kan også bruge mere systematiske gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt observationer til afdækning af det psykiske arbejdsmiljø. Du kan aftale, at du kommer tilbage en anden dag og gennemfører fx gruppesamtale eller jobobservation. Du kan læse en nærmere beskrivelse af disse metoder i bilaget til At-intern instruks nr. 38/2003 om Arbejdstilsynets håndtering af sager om psykisk arbejdsmiljø: Datakilder og dataindsamlingsmetoder i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø. Du kan læse en nærmere instruktion i brugen af metoderne i selve instruksen.
Gennemgang af p-enhedens arbejdsmiljø
Du skal gennemgå hele p-enhedens arbejdsmiljø med fokus på de væsentlige arbejdsmiljøproblemer, der er relevante for branchen, herunder der prioriterede områder.
Du kan ved gennemgangen med fordel anvende den eller de vejvisere, der dækker p-enhedens arbejdsområde, afklaringsværktøjer samt spørgeguides til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø.
Ved p-enheder med forskellige funktioner fx administration, kantine og produktion, vedligeholdelse, rengøring, aften og natarbejde, udekørende, unge om eftermiddagen mv kan de største arbejdsmiljøproblemer ofte findes hos et mindretal af de ansatte. Du skal sikre dig, at disse funktioner indgår i tilsynet.
Gennemførelse af tilsyn med p-enheder med over 500 ansatte
Ved gennemførelse af tilsyn med p-enheder med over 500 ansatte skal det sikres, at p-enhedens arbejdsmiljø afdækkes i et repræsentativt omfang. Den ansvarlige tilsynschef inddrages i planlægningen af tilsynet med mindre andet fremgår af et brancheundervisningsnotat.
Det vil være relevant inden tilsynet (eller i løbet af tilsynsforløbet) at afklare, hvilke afdelinger den enkelte tilsynsførende skal gennemgå. Det kan også være nødvendigt at aftale, hvilke arbejdsmiljøområder den enkelte tilsynsførende skal se på. Ved eventuelle senere risikobaserede tilsyn tilstræbes at også andre dele af virksomheden end de tidligere besøgte, bliver besøgt.
Ved tilsynet med den store p-enhed skal det tilstræbes, at den/de tilsynsførende afholder et indledende møde med ledelse og arbejdsmiljørepræsentanter. På mødet skal det aftales, hvordan tilsynet skal gennemføres. Hvis det skønnes nødvendigt, kan der afholdes et afsluttende møde, hvor den øverste ledelse præsenteres for Arbejdstilsynets reaktioner
Vedr. bindende forhåndsbesked
Hvor det er relevant skal du oplyse virksomhederne om muligheden for at få bindende forhåndsbesked fra Arbejdstilsynet forud for en arbejdsmiljøinvestering, så virksomheden kan spare ressourcer. Det kan fx indebære, at en virksomhed kontakter Arbejdstilsynet forud for nedrivning af en bygning, for at få afklaret, hvordan arbejdet skal udføres for at leve op til arbejdsmiljøreglerne. En bindende forhåndsbesked betyder, at Arbejdstilsynet ikke kan stille flere krav, hvis arbejdet udføres i overensstemmelse med forhåndsbeskeden. Se endvidere her
Udfaldet af tilsynet
Konstaterer du arbejdsmiljøproblemer på p-enheden, har du følgende reaktionsmuligheder:
For tidsfrister for efterkommelsen af evt. påbud se kvalitetsprocedure C6 - afgørelser.
For uddybning af Arbejdstilsynets reaktionsformer se de supplerende retningslinjer for reaktioner C1: Reaktioner til virksomheden.
For de særlige procedurer for reaktioner om psykisk arbejdsmiljø, herunder afgørelse om psykisk arbejdsmiljø, se At-intern instruks nr. 38/2003 om Arbejdstilsynets håndtering af sager om psykisk arbejdsmiljø.
Du skal være opmærksom på hhv. høring på stedet og skriftlig høring. Se kvalitetsproceduren C3: Høring og besøgsrapport
For indberetning af CE-mærket produkter se kvalitetsprocedure E1: MO-indberetning
Afslutning af det risikobaserede tilsyn
Afslutningsvis skal du orientere repræsentanten(er) fra p-enhedens ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten(r) / repræsentanten(r) for de ansatte om udfaldet af tilsynet, herunder hvorvidt Arbejdstilsynet påtænker at afgive reaktioner.
Hvis du er i tvivl om en afgørelse og ønsker at vende problematikken med en kollega eller en chef, skal du efterfølgende ringe besked til p-enheden, hvor du oplyser, om du fremsender en afgørelse på området eller ej.
Træffer du en afgørelse, skal du gøre p-enheden opmærksom på, at der skal meldes tilbage til Arbejdstilsynet om, hvordan problemet er løst, inden fristen for tilbagemelding er udløbet. Du skal være opmærksom på, at der gælder særlige procedurer for afgørelser om psykisk arbejdsmiljø. Se At-intern instruks nr. 38/2003 om Arbejdstilsynets håndtering af sager om psykisk arbejdsmiljø.
Du skal oplyse p-enheden om, hvilken smiley den får på Arbejdstilsynets hjemmeside. Du skal være opmærksom på, at p-enheden kan have en negativ smiley fra et andet tilsyn, der stadig gælder.
Du skal oplyse p-enheden om, at j-enheden inden 14 dage vil modtage et brev eller en mail med resultatet af tilsynet og eventuelle reaktioner. For høring se C-3: høring og besøgsrapport. Det er tilsynssupporten, der sender brevet.
Du skal udfylde besøgsrapporten, aflevere den til p-enheden og orientere om indholdet. Se de supplerende C-3:retningslinjer for høring og besøgsrapport. Er besøgsrapporten ikke blevet afleveret ved tilsynet, skal den sendes efterfølgende.
Hvor mange tilsynsforsøg skal du bruge?
Efter at tilsynssupporten har ringet, kan der stadig være situationer, hvor du ikke kan komme i kontakt med p-enheden. I disse situationer skal du gøre følgende:
- Hvis du som tilsynsførende ikke er kommet i kontakt med p-enheden, efter du har forsøgt at træffe den på hjemadressen og har ringet til p-enheden, kan du betragte tilsynet som opgivet.
- Hvis du er overbevist om, at p-enheden eksisterer, kan du forsøge at kontakte p-enheden to gange. Hvis du overbevidst om, at der foregår arbejde/p-enheden eksisterer, skal du udtage virksomheden til del af RT. I disse tilfælde, skal du oprette et nyt besøg med besøgstypen: ”Risikobaseret tilsyn, del af risikobaseret tilsyn”.
- Der skal ikke sendes brev/mail til en j-enhed, hvis p-enheden/enhederne ikke har fået tilsyn.
Indsamling af e-mail-adresser
I de situationer, hvor tilsynssupporteren ikke har haft kontakt 1-4 måneder før risikobaseret tilsyn, skal du fortsat spørge en ledelsesrepræsentant om virksomhedens officielle e-mail-adresse, såfremt denne ikke allerede fremgår af ATIS, eller få den registrerede mailadresse bekræftet.
Du skal spørge, om det er denne mail, virksomheden vil modtage e-post fra det offentlige på. I givet fald forklarer du, at Arbejdstilsynet fremover vil sende breve til den pågældende mail – også fremtidige forpligtende breve, dvs. afgørelser.
Hvis den, du har talt med ønsker det, kan du undtagelsesvist sende en kopi (cc) til vedkommende. Det skal dog ske manuelt fra ATIS, da ATIS ikke understøtter 2 e-postadresser til en virksomhed.
Er der kun ansatte uden ledelsesbeføjelser til stede, må du vente med at indhente e-postadressen til på et senere tidspunkt.
For så vidt angår AT’s afsendelse og modtagelse af e-post, herunder hvilke dokumenter der skal sendes som "sikker post", henvises til kvalitetsprocedure D-6.
Udtagelse til supplerende tilsyn med besøgstypen "Risikobaseret tilsyn, del af risikobaseret tilsyn"
Som udgangspunkt skal det risikobaserede tilsyn gennemføres på ét besøg. Der kan dog være situationer, hvor det ikke er muligt at afslutte det risikobaserede tilsyn på første besøg. I disse situationer vil virksomheden få et ”Risikobaseret tilsyn, del af risikobaseret tilsyn”.
P-enheden kan udtages til endnu et besøg, når:
- Der er tale om et fagligt kompliceret arbejdsmiljøproblem, som det ikke er muligt for den tilsynsførende at afdække. Det kan være inden for alle områder.
- Det ikke er praktisk muligt at få afdækket arbejdsmiljøproblemet på grund af forhold i virksomheden. Nedenstående er eksempler på sådanne forhold:
- Ved mistanke om problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der ikke kan afdækkes på ét besøg, da det rette personer ikke er tilstede.
- Virksomhedens størrelse. Virksomheden kan være så stor, at det ikke er muligt at afdække hele virksomhedens arbejdsmiljø på ét besøg.
- De relevante personer er ikke til stede.
- Den arbejdsproces, der skal vurderes, foregår ikke på tidspunktet for tilsynsbesøget, og du vurderer som tilsynsførende, at der kan være arbejdsmiljøproblemer i forbindelse med arbejdsprocessens udførelse, som ikke kan vurderes alene ved at tale med ansatte og ledelse.
- Nogle arbejdsmiljøproblemer kan være tidsmæssigt krævende at afdække, fx EGA, uhensigtsmæssige arbejdsstillinger, indsamling af data om løftefrekvens og byrder fordelt hen over dagen, komplekse kemiske problemstillinger og psykisk arbejdsmiljø.
- Ved skiftende arbejdssteder, hvor arbejdsstederne ligger et andet sted end j-enheden.
Det risikobaserede tilsynsforløb kan maksimalt strække sig over 8 uger. I helt særlige tilfælde er det dog muligt at afrunde det risikobaserede tilsyn efter 8 uger og afdække det psykiske arbejdsmiljø på et efterfølgende detailtilsyn.
Du skal på tilsynet aftale dato og klokkeslæt for det efterfølgende risikobaserede tilsyn, hvis det er dig selv, som skal gennemføre tilsynet og registrere det i ViVi.
Hvis virksomheden ønsker en bekræftelse på tidspunkt og dato for det næste besøg sender tilsynssupporteren et brev eller mail med de efterspurgte oplysninger til virksomheden.
Såfremt det er en anden tilsynsførende, der skal gennemføre et evt. supplerende besøg, overgives oplysninger internt i tilsynscentret fra tilsynsførende fx via mail, samtale mv. Den nye tilsynsførende skal kontakte virksomheden mhp. at aftale dato og tidspunkt for det supplerende besøg.
Gennemførelse af risikobaseret tilsyn uden forudgående kontakt
I særlige tilfælde kan du gennemføre det risikobaserede tilsyn på virksomheder, der ikke er blevet kontaktet 1-4 før tilsynet:
- Hvis du før et tilsyn eller i forbindelse med tilsyn på en virksomhed får en konkret begrundet mistanke om, at der kan være tale om en overtrædelse af arbejdsmiljøloven på en anden virksomhed. Dette kan fx forekomme ved tilsynsbesøg på en transportcentral, hvor der arbejder forskellige vognmænd.
- Når du undersøger en anmeldt arbejdsulykke, kan et risikobaseret tilsynsbesøg gennemføres i forlængelse af ulykkesundersøgelsen uden forudgående kontakt. I praksis vil det afhænge af din konkrete vurdering, om dette er hensigtsmæssigt.
- Når du undersøger en klage over arbejdsmiljøet, kan tilsynsbesøget gennemføres som et risikobaseret tilsynsbesøg uden forudgående kontakt.
- Hvis flere af virksomhedens produktionsenheder ligger på flere nærtliggende adresser men reelt udgør én virksomhed. Tilsynet kan kun udføres, hvis virksomheden har givet accept til det. P-enhederne skal ligge inden for ca. 10 min. kørsel i bil fra hinanden.
- Hvis mere end én produktionsenhed deler fysisk adresse, og der er åbenbare arbejdsmiljø- og ledelsesmæssige ligheder mellem de forskellige produktionsenheder. Tilsynet skal kun udføres, hvis virksomhederne har givet accept til det.
- Hvis du på tilsynet opdager, at virksomheden har skiftet CVR-nr. Tilsynet skal kun udføres, hvis virksomheder har givet accept til det.
Hvis du vælger at udføre det risikobaserede tilsyn, skal du forinden ringe til tilsynssupporteren for at finde ud af, om det er muligt at udtage virksomheden manuelt eller gennemføre risikobaseret tilsyn tidligere end det oprindeligt var planlagt (indenfor det pågældende kvartal), dvs. fremrykke det pågældende risikobaserede tilsyn.
Hvis du ønsker at udføre risikobaseret tilsyn med så mange p-enheder, at besøgene vil strække sig over flere dage, skal der også rettes kontakt til tilsynschefen, der vurderer fx kørsels- og andre planlægningsmæssige konsekvenser af dette.
Virksomheden ønsker at klage over en afgørelse eller AT
Du skal nævne det i afgørelsen i vejledningsafsnittet, hvis p-enheden under besøget giver udtryk for at ville klage over en afgørelse eller AT, og hvad virksomheden skal gøre i den anledning. Se i øvrigt navigationsseddel 9.13 til 9.17.
Videregivelse af oplysninger til anden myndighed
Hvis du som tilsynsførende bliver opmærksom på forhold, der giver anledning til mistanke om overtrædelse af andre regler end dem Arbejdstilsynet fører tilsyn med, fx udlændingelovgivningen, fødevarelovgivningen eller skattereglerne, skal du tage kontakt til en centerjurist i dit tilsynscenter og forklare, hvad der er konstateret. Centerjuristen skal herefter videregive oplysningerne til den relevante myndighed. Dette følger af de almindelige principper om myndighedssamarbejde.
Opgaver for den tilsynsførende efter tilsynet
Afrapportering af tilsynet i ViVi og ATIS
Du skal registrere resultatet af tilsynet i ViVi på besøgsdagen og i ATIS inden for en 14 dage efter tilsynet af hensyn til bl.a. smileyvisningen.
Når det risikobaserede tilsyn er helt afsluttet, skal j-enheden senest 14 dage efter tilsynet have modtaget et brev om resultatet af tilsynet.
Registreringer efter telefonisk kontakt til p-enheder med under 10 ansatte inden for udvalgte brancher
Hvis du har ringet til virksomheden (kun udvalgte brancher) inden tilsynet skal feltet ”Ringet til virksomhed” sættes til JA, når det risikobaserede tilsyn afrapporteres i ATIS. Har du ikke ringet eller først ringet, da du stod på virksomheden, skal feltet ”Ringet til virksomhed” sættes til NEJ.
Hvis du ved opringningen hjemmefra, til en virksomhed i én af de udvalgte brancher, får at vide, at der IKKE er ansatte på virksomheden, skal du aflyse besøget med begrundelsen ”Ingen ansatte” (Besøget tæller IKKE for et tilsyn). Der skal IKKE registreres tid, og der skal IKKE foretages en tilsynsafrapportering i ATIS. Dette skal ske fra ATIS og ikke fra ViVi.
Hvis du er på virksomhedsadressen (og evt. ringer) og får at vide, at der IKKE er ansatte på virksomheden, skal du sætte besøget til udført, taste tid og foretage en tilsynsrapportering, hvor ”Resultat af risikobaseret tilsyn” sættes til ”risikobaseret tilsyn opgivet” og begrundelsen til ”Ingen ansatte”.
Der blev ikke afgivet reaktioner
Hvis besøget ikke gav anledning til reaktioner, skal du registrere tilsynet som udført, herunder hvem du har talt med og dit eget tidsforbrug.
Hvis der været flere tilsynsførende med på tilsynet, skal også deres tidsforbrug registreres.
Afslutning af afrapportering
Når du er færdig med afrapporteringen, vælges "Afrapporter besøg", og tilsynssupporten får automatisk besked om, at brev/påbud ol. er klar via "TG Opgaveoverblik".
Efter registreringen lægger du besøgsrapporten til indscanning, så tilsynssupporten kan nå at lægge den på sagen senest 3 uger efter besøget. Evt. tjekskema ved strakspåbud og forbud for grove overtrædelser skal du registrere i ATIS.
P-enheden havde et arbejdsmiljøcertifikat
Hvis p-enheden havde et gyldigt anerkendt arbejdsmiljøcertifikat, afrapporteres tilsynet ved at registrere, at tilsynet er opgivet med angivelse af årsag ”Certificeret” arbejdsmiljøcertifikat.
Hvis tilsynet blev opgivet ved besøget
Hvis du har opgivet tilsynet, skal du vælge en af følgende aflysningsgrunde:
- Ingen ansatte. Besøgsstatus: "Udført". Husk tidsregistrering i ATIS og Scantid.
- Ophørt/nedlagt. Besøgsstatus: "Udført". Husk tidsregistrering i ATIS og Scantid.
- Lovens udvidede område. Virksomheden beskæftiger alene ansatte, der hører under lovens udvidede område. Besøgsstatus: "Udført". Husk tidsregistrering i ATIS og Scantid.
- Certificeret. Virksomheden har erhvervet et arbejdsmiljøcertifikat. Husk tidsregistrering i ATIS og Scantid.
- Umulig at træffe. Bruges, hvor der ikke er opnået kontakt med virksomheden.
- Hvis virksomheden ikke udtages registreres følgende: Besøgsstatus: "Aflyst". Husk tidsregistrering i Scantid under konto: Forgæves besøg
Registrering af flere besøg
Besøges p-enheden flere gange, skal du oprette et nyt / flere nye besøg på sagen, der registreres som ”Risikobaseret tilsyn, del af risikobaseret tilsyn”. Det kan eksempelvis være aktuelt ved tilsyn med psykisk arbejdsmiljø, som ikke kan afsluttes ved et besøg.
På hvilke besøg registreres reaktioner
De afgivne reaktioner registreres på de besøg, hvor de er konstateret. Risikobaserede tilsyn vil være autooprettede besøg, mens ”Del af risikobaseret tilsyn” altid vil være manuelt oprettet.
AMP´er skal oprettes på det besøg hvor de konstateres. Det betyder at afrapportering og beregning af mangepåbud m.m. skal ske fælles for alle risikobaseret tilsyn + risikobaseret tilsyn – del af risikobaseret tilsyn. Der skal ikke sendes flere forbreve efter hvert besøg. I stedet skal der skal tælles sammen på baggrund af samtlige RT-besøg med mindre der er tale om forbud eller strakspåbud.
Når du er færdig med afrapporteringen, vælges ”Afrapporter besøg”, og tilsynssupporten får automatisk besked om, at brev/påbud ol. er klar via ”TG Opgaveoverblik”.
Tilsynssupporternes opgaver efter tilsyn
Når den tilsynsførende har afrapporteret og gemt sagen, kan du se breve, der skal sendes under "TG Opgaveoverblik" i ATIS. Breve til offentlige j-enheder skal du sende som e-mail, hvis j-enheden har en officiel emailadresse. Hvis dette ikke er tilfældet sendes brevet med alm. post.
Alle breve sendt via "TG Opgaveoverblik" bliver automatisk journaliseret.
Ved alle tilsyn scannes besøgsrapporten ind, så den ligger på sagen senest 3 uger efter besøget.
Hvis p-tilsynsbesøget ikke giver anledning til reaktioner, sender du et brev til j-enheden, hvor resultatet af tilsynet for p-enheden fremgår.
Du skal være opmærksom på, at alle udkast til afgørelser skal i skriftlig høring. Det skal derfor altid undersøges det, om alle afgørelser, der er i udkast, er udkastmarkeret. Afgørelser journaliseres automatisk, når der sendes afgørelse uden indsigelse.
Hvis der ikke er afgivet reaktioner opretter du et brev til j-enheden.
Ved udtagelse til endnu et risikobaseret tilsyn
Hvis virksomheden ønsker en bekræftelse på tidspunkt og dato for det næste besøg oplyses dette af den tilsynsførende, hvorefter du manuelt opretter et brev UD eller mail med de efterspurgte oplysninger til virksomheden.