F-2: Dokumentation og høring i MO-sager

Aktuel for MO-tilsynsførende
Ikrafttræden: 1. januar 2008

Indhentning af dokumentation

Der kan være situationer, hvor det er nødvendigt at indhente dokumentation for at kunne konstatere, om produktet opfylder reglerne. Det er typisk i følgende tilfælde:
  • administrative stikprøver
  • ved begrundet mistanke om mangler, fx på baggrund af klager eller som opfølgning på MO-tilsyn, hvor det ikke umiddelbart er muligt at konstatere om der er mangler ved produktet.

Der behøver ikke at foreligge en begrundet mistanke for at kræve dokumentationen udleveret, men det må ikke ske systematisk1.
 
Leverandøren er ansvarlig for at produktet ved markedsføring/levering til brug overholder reglerne. Indhentning af dokumentation sker derfor som udgangspunkt ved henvendelse til leverandøren.  Når der kræves dokumentation udleveret, oplyses, at dette er hjemlet i AML § 76, om at give Arbejdstilsynet nødvendige oplysninger.
 
Mht. CE mærkede produkter er det kun fabrikanten i Fællesskabet2, eller fabrikantens autoriserede repræsentant i Fællesskabet, som har pligt til at opbevare- og udlevere den tekniske dokumentation til myndigheden. Det er vigtigt, at Fællesskabs fabrikanten/repræsentanten af et CE mærket produkt, har fået mulighed for at fremsende deres bemærkninger / forlægge deres dokumentation inden der træffes afgørelse i MO-sagen3.
 
Fabrikanten/dennes autoriserede repræsentant har ikke pligt til at opbevare den tekniske dokumentation for opfyldelse af de sikkerheds- og sundhedsmæssige krav i en sådan form, at den øjeblikkeligt kan stilles til rådighed for Arbejdstilsynet. Dette gælder også danske fabrikanter. Dokumentationen skal dog kunne stilles til rådighed inden for et passende tidsrum i forhold til sagens alvor. Dette er normalt en måned, såfremt der ikke er tale om et akut problem.

Indhentning af dokumentation fra Fællesskabs fabrikanten/repræsentanten skal som udgangspunkt ske gennem den danske importør, men såfremt det ikke er muligt skal Fællesskabs fabrikanten/repræsentanten høres direkte eller gennem myndigheden i det pågældende land.
 
Du skal skrive direkte til Fællesskabs fabrikanten/repræsentanten, hvis ikke den danske importør kan eller vil fremskaffe den ønskede dokumentation. Der sendes kopi af brevet til MO-myndigheden i det pågældende land.
 
Såfremt Fællesskabs fabrikanten/repræsentanten ikke reagerer på henvendelsen, og du vurderer at det er af afgørende betydning for vurderingen af om produktet opfylder reglerne eller ej, kan du skrive til myndigheden i det pågældende land og anmode dem om at fremskaffe de ønskede oplysninger. Alternativt kan du udtage produktet til test (se supplerende retningslinie F-5), eller du kan oversende sagen til behandling hos myndigheden i det pågældende land, dvs. sagen afsluttes overfor den danske importør. Sagen genoptages, såfremt den udenlandske myndighed træffer afgørelse overfor fabrikanten.
 
Ved korrespondance med udenlandske virksomheder og myndigheder skal du som udgangspunkt skrive på engelsk, dog skrives der på dansk til Sverige, Norge og Island. Såfremt du har brug for oversættelse af korrespondance fremsendes brevet (indgående og udgående post) til Kontor for Videngrundlag, som sørger for oversættelse.
 
Der kan ikke afgives undersøgelsespåbud til leverandøren af et CE-mærket produkt, idet det betragtes som en handelshindring. Såfremt du ikke ud fra den foreliggende dokumentation eller inspektion af produktet kan konstatere, om produktet overholder reglerne, kan du vælge at teste produktet, såfremt du har en begrundet mistanke om alvorlige mangler.
 
Som følge af ovennævnte kan der derfor normalt ikke afgives påbud i forbindelse med det første besøg hos en leverandør, medmindre der er tale om et helt akut problem, jf. supplerende retningslinie F-4 Strakspåbud og Grove overtrædelser.

Telefonisk kontakt til leverandøren

Du skal så tidligt i forløbet som muligt kontakte leverandøren og orientere om MO-sager, der skyldes indberetninger fra alment tilsyn eller andre lande.

Høringsbrev

Når du har vurderet hvilke mangler der er ved det pågældende produkt, skal du lave en skriftlig høring af leverandøren om de faktiske forhold, samt hans bemærkninger til forholdene, herunder hvad han har tænkt sig at gøre for at afhjælpe manglerne.
 
Høringsbrevet skal indeholde følgende i det omfang punktet er relevant:

  • En orientering om modtagelse af en MO-indberetning med angivelse af tilsynscenter
  • Entydig karakteristik og beskrivelse af produktet
  • Hvornår produktet efter de foreliggende oplysninger er leveret
  • Hvor produktet er opstillet / leveret / udstillet
  • Hvilke mangler der er konstateret, herunder mangler i dokumentationen.
  • De gældende bestemmelser
  • At brugeren har oplyst at han ikke har modificeret produktet
  • Reaktion overfor brugeren
  • Oplysning om, at Arbejdstilsynet overvejer at afgive påbud til leverandøren
  • Anmodning om fremsendelse af relevante dele af den tekniske dokumentation hvis det ikke er sket tidligere.
  • Anmodning om eventuelle bemærkninger fra leverandøren / fabrikanten / dennes autoriserede repræsentant vedr. manglerne.
  • Anmodning om oplysning om hvorledes leverandøren har tænkt sig at afhjælpe manglerne.
  • Tidsfrist for svar angives, normalt 2-4 uger

Leverandørens besvarelse af høring

Du skal som MO-tilsynsførende vurdere leverandørens besvarelse af høringen. Hvis du vurderer, at besvarelsen ikke er tilstrækkelig til fuld belysning af MO-sagen, kan du foretage en supplerende høring. Du kan også vælge at gennemføre et yderligere MO-tilsyn hos leverandøren.
 
Såfremt leverandørens svar, eller konstateringer i forbindelse med et MO-tilsyn, giver anledning til at der inddrages nye forhold i sagen, som ikke er omtalt i høringsbrevet, skal du foretage en supplerende høring.
 
Den supplerende høring er som udgangspunkt skriftlig og fremsendes på samme måde som den første høring.
 
Du kan vælge at lade den supplerende høring være mundtlig, hvis det drejer sig om afklaring af mindre væsentlige forhold, som den pågældende virksomhed har fuldt kendskab til. Hvis du vælger at høre mundtligt, skal det i en eventuel senere afgørelse oplyses, at virksomheden er hørt mundtligt og hvad svaret var.

Manglende besvarelse af høring

Hvis leverandøren ikke har besvaret høringen, skal du som MO-tilsynssupporter sende en rykker med en svarfrist på 2 uger til leverandøren. Det vil fremgå af rykkerskrivelsen, at hvis leverandøren ikke svarer på høringen inden for den fastsatte frist, vil sagen blive afgjort på det foreliggende grundlag.
 
Du skal dog så vidt muligt have været i kontakt med leverandøren eller Fællesskabs fabrikanten/repræsentanten inden der træffes afgørelse i sagen.
 
Vedrørende registrering i ATIS af høring og høringssvar henvises til supplerende retningslinie F-1 Registrering i ATIS af MO-sager.

Undtagelser fra skriftlig høring

Når der er grundlag for, at du kan afgive et strakspåbud eller forbud, skal der ikke efter undtagelsesbestemmelsen i forvaltningsloven § 19, stk. 2, foretages en skriftlig høring. Det er alene ved afgivelse af påbud med frist at der skal ske skriftlig høring. Se også supplerende retningsline F-4 om strakspåbud og grove overtrædelser.
 
Når du ikke foretager skriftlig høring, er det dog vigtigt, at du får en mundtlig bekræftelse fra leverandøren inden du afgiver strakspåbudet om, at produktet er leveret af pågældende og i pågældende stand.

1 Jf. afsnit 8.2.1. om udlevering af dokumentation i EU-Kommissionens Blue Guide.
2Fællesskabet dækker EU landene samt alle lande der har implementeret indre markeds direktiverne, dvs. EU plus Norge, Island, Schweiz og Lichtenstein.
3EU-Kommissionens Blue Guide giver bl.a. følgende vejledning om høringen: ”Medmindre sagen er hastende (f.eks. hvis produktet frembyder fare for personers sikkerhed og sundhed), skal fabrikanten eller dennes i Fællesskabet etablerede repræsentant have mulighed for at blive hørt på forhånd, inden den kompetente myndighed tager skridt til at begrænse den frie vareudveksling. I praksis bør det betragtes som tilstrækkeligt, når fabrikanten eller dennes repræsentant har fået mulighed for at reagere. Imidlertid bør det ikke forsinke processen, hvis fabrikanten eller dennes repræsentant forholder sig passiv.”