Formål med koordinering
Formålet med kvalitetsproceduren er at sikre, at Arbejdstilsynet systematisk får koordineret tilsyn, reaktioner mv., når en virksomhed med flere afdelinger får mange afgørelser indenfor samme AMP-gruppe. Baggrunden er, at vi ønsker at styrke koordinering af tilsyn på virksomheder, som har afdelinger spredt over hele landet.
Arbejdstilsynet skal tage direkte kontakt til topledelsen, når der er alvorlige arbejdsmiljøproblemer på store virksomheder med flere afdelinger.
Årlig koordineringsliste
En gang om året vil AFC /VD udarbejde en koordineringsliste, som bliver fordelt på TC’erne. Den udarbejdes i oktober måned i forbindelse med udtagelsen til det risikobaserede tilsyn.
Koordineringslisten opfatter de virksomheder, der har mindst 5 p-enheder, og som har fået mindst 5 påbud inden for samme AMP-gruppe inden for en periode på 2 år.
Der vil være tale om alle typer af væsentlige arbejdsmiljøproblemer bortset fra formelle krav.
Af listen vil det fremgå, om virksomheden har p-enheder i flere TC’er og i givet fald i hvilke.
TM sender listerne ud til TC’erene. Hvert tilsynscenter skal oprette en sag indeholdende deres liste.
Koordinering i forhold til risikobaseret tilsyn på landsdækkende virksomheder
Det vil ofte være de samme virksomheder, der er omfattet af kvalitetsprocedure A-6 og denne kvalitetsprocedure.
I slutningen af hvert år bliver der desuden udarbejdet en liste over landsdækkende virksomheder, der skal afholdes møder med.
De to lister vil blive sammenstillet.
Hvis en virksomhed står på begge lister, kan tilsynscenteret vælge at udføre ét møde med fokus både på de mange arbejdsmiljøproblemer virksomheden har haft (kvalitetsprocedure E-5) samt på koordineringen af de risikobaserede tilsyn på den landsdækkende virksomhed (kvalitetsprocedure A-6).
Det tilsynscenter, der er ansvarlig for at gennemføre mødet med den juridiske enhed i relation til denne kvalitetsprocedure, er samtidig ansvarlig for at gennemføre mødet med den juridiske enhed i relation til kvalitetsprocedure A-6
På denne måde kan der skabes sammenhæng mellem de to kvalitetsprocedurer, og virksomheden vil ikke opleve, at Arbejdstilsynet booker to møder på virksomheden med kort tid imellem.
Tilsynschefernes opgave med at udvælge virksomheder til koordinering
De tre tilsynschefer for landskoordineringen af TG’erne har ansvar for at udvælge og prioritere de virksomheder på koordineringslisten, hvor der skal afholdes møde med topledelsen, og som efterfølgende muligvis skal have tilsyn.
På sagen opretter TC’erne et notat, hvor der redegøres for de grunde, der ligger til grund for, hvorfor den enkelte virksomhed er blevet valgt til eller fra systematisk koordinering.
TC’erne lægger de virksomheder, der udvælges til systematisk koordinering ind i virksomhedsgruppering ”Virksomheder omfattet af systematisk koordinering”, som oprettes hvert år.
Der vil blive oprettet en ny virksomhedsgruppering hvert år i forbindelse med dannelsen af koordineringslisten.
Certificerede virksomheder, der måtte optræder på koordineringslisten, skal ikke udvælges til koordinering, idet certificerede virksomheder allerede i kraft af deres certificering har etableret systemer, der kan sikre koordinering på tværs af virksomheden.
Hvem skal du kontakte
- Det er den juridiske enhed, der skal kontaktes, og det er derfor den produktionsenhed, som har samme beliggenhedsadresse som den juridiske enhed, der lægges ind i virksomhedsgruppering.
- På samme måde er det det TC, hvor JUR-enheden er placeret, der afholder mødet med topledelsen.
Gode grunde til at udvælge virksomheden, så der holdes et møde med topledelsen, kan fx være følgende:
- En vurdering af afgørelsernes alvorlighed på baggrund af en gennemgang af de relevante sager.
- I fald det kan vurderes, hvorvidt de AMP’er, der er givet afgørelser om, skyldes den måde, arbejdet generelt er tilrettelagt på eller lokale forhold?
Forberedelse af centerchefens møde med topledelsen
Det TC, hvor Jur-enheden ligger, tager selve kontakten til virksomheden. På mødet med virksomhedens topledelse deltager centerchef og tilsynschef.
Hvis en stor (magistrat) kommune er udtaget til koordinering, skal du ved kontakten til kommunen (jur-enhed) orientere om, hvad formålet med mødet er, og at kommunen i lyset heraf selv må afgøre, hvem der skal deltage i mødet fra kommunens side.
Hvad skal du forberede og afklare inden mødet:
- Gør formålet med mødet klart – hvad vil Arbejdstilsynet have topledelsen til at gøre?
- Udarbejdelse af oversigt over påbud samt anmeldte ulykker og sygdomme i virksomheden
- Afklaring af hvad der skal til for at forebygge de AMP’er, der er givet påbud om
- Afklaring af om der er der driftmæssige omkostninger ved ’tingenes tilstand’ og driftmæssige fordele med mulige løsninger
- Få overblik over på hvilket niveau virksomheden forebyggelsesindsats befinder sig. Hvad gør AMO, hvad gør linjeledelsen, og hvilke forebyggelsesværktøjer anvendes i virksomheden?
- Afklar hvilke ledelsesrepræsentanter det vil være formålstjenligt at mødes med.
Afholdelse af mødet med topledelsen
Mødet med virksomhedens topledelse bør bl.a. omhandler følgende:
- Orientering om de specifikke påbud som har givet anledning til, at virksomheden er udtaget
- Drøftelse af hvorfor AMP’erne ikke har været forebygget, samt hvilke tiltag og værktøjer der anvendes i virksomheden til at sikre et godt arbejdsmiljø.
- Hvorvidt der udføres samme arbejde på andre virksomheds P-enheder, og hvordan der arbejdes i AMO om koordinering af identiske forhold.
- Drøftelse af evt. behov for aktion fra topledelsens side.
- Meddelelse om, at AT har et skærpet fokus på virksomheden, og at AT nu vil koordinere tilsynsindsatsen på alle virksomhedens P-enheder.
Koordinering og eventuelt opfølgende tilsyn
Eventuelle opfølgende tilsyn med virksomhedens forskellige P-enheder igangsættes først, efter at der har været et møde med topledelsen.
På baggrund af kontakten til topledelsen bør den tilsynschef, som har afholdt mødet, melde tilbage til de tilsynschefer, der har virksomheden i deres TG i de andre centre, mhp. at koordinere det eventuelle efterfølgende tilsyn med virksomheden P-enheder.
Gode grunde til at udvælge virksomheden til tilsyn, kan fx være følgende:
- Skyldes de AMP’er, der er givet påbud om, den måde arbejdet generelt er tilrettelagt på, eller skyldes de lokale forhold?
- Er der ledelsesmæssige årsager til, at AMP’erne ikke var løst?
- Er der rolleuklarhed mellem ledelsen og AMO?
- Er der organisatoriske årsager i virksomheden til, at AMPerne ikke var løst?
- Har topledelsen tilstrækkelig fokus på området?
Det bemærkes, at alle virksomheder, der får tilsyn, og som afstedkommer afgørelser, automatisk vil indgå i det risikobaserede tilsyn.