C-3: Høring og besøgsrapport
Ikrafttræden: 21. juli 2008
Senest revideret: 1. januar 2012
Arbejdstilsynet foretager som udgangspunkt høring på stedet af virksomhederne om deres arbejdsmiljøproblemer under tilsynet. Det betyder, at virksomheden under tilsynet skal have lejlighed til at komme med bemærkninger til de arbejdsmiljøproblemer, Arbejdstilsynet har konstateret.
Arbejdstilsynet skal kunne dokumentere, at der er foretaget høring under tilsynet. Procedurerne for høring på stedet og skriftlig høring beskrives i det følgende.
Generelt om partshøring efter forvaltningsloven
Afgørelser med direkte virkning overfor borgere og virksomheder skal overholde de krav, der følger af forvaltningsloven og god forvaltningsskik.
Ifølge forvaltningslovens § 19-20 skal der ske partshøring, inden der træffes en afgørelse, når følgende 3 punkter alle er opfyldt:
- Parten kan ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder,
- Oplysningerne er til ugunst for parten og
- Oplysningerne er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.
Der skal ske høring ved afgivelse af påbud med frist, afgørelse om psykisk arbejdsmiljø m.v. Forbud og strakspåbud er undtaget høringspligten efter undtagelsesbestemmelserne i forvaltningslovens § 19, stk. 2.
Formålet med høring
Formålet med partshøringen er at sikre, at Arbejdstilsynets afgørelser bliver truffet på et korrekt faktuelt grundlag. Arbejdsgiveren eller dennes repræsentant skal derfor have mulighed for at bidrage med oplysninger vedrørende de eventuelle konstaterede arbejdsmiljøproblemer. Dermed kan eventuelle misforståelser også blive rettet, inden der træffes en afgørelse.
Arbejdstilsynet skal til enhver tid kunne dokumentere, at der er foretaget høring, når der er afgivet afgørelse i forbindelse med et tilsyn. Dokumentationen skal fremgå af sagsakterne. Procedurerne for henholdsvis høring på stedet og skriftlig høring er beskrevet i det følgende.
Høring på stedet
Høring på stedet anvendes i de situationer, hvor den tilsynsførende vurderer, at der ikke er tale om et kompliceret arbejdsmiljøproblem, og hvor den tilsynsførende er i dialog med arbejdsgiveren eller dennes repræsentant med henblik på at få bekræftet sagens faktuelle forhold. Navnet på arbejdsgiveren eller dennes repræsentant anføres øverst på besøgsrapportens side 1.
For at sikre dokumentation for høring på stedet, skal de arbejdsmiljøproblemer, som Arbejdstilsynet forventer efterfølgende at træffe afgørelse om, og som er drøftet med arbejdsgiveren eller dennes repræsentant, beskrives på besøgsrapportens side 2. Arbejdsgiveren eller dennes repræsentant skal underskrive besøgsrapportens side 2. Det er vigtigt, at arbejdsgiveren eller dennes repræsentant og den tilsynsførende er enige om beskrivelserne af de faktiske forhold på besøgsrapportens side 2.
Følgende betingelser skal således være opfyldt for, at Arbejdstilsynet kan dokumentere, at der er foretaget høring på stedet under tilsynet:
- Navnet på arbejdsgiveren eller dennes repræsentant noteres på besøgsrapportens side 1.
- Arbejdsgiveren eller dennes repræsentant skal oplyses om de konstaterede arbejdsmiljøproblemer og mundtligt oplyses om, hvilke love eller bekendtgørelser der er overtrådt, eksempelvis støjbekendtgørelsen. Kan du ikke på stedet oplyse om, hvilke love eller bekendtgørelser der er overtrådt, skal du høre virksomheden skriftligt.
- Væsentlige faktuelle oplysninger om de konstaterede arbejdsmiljøproblemer skal noteres på besøgsrapportens side 2.
- Arbejdsgiveren eller dennes repræsentant skal skrive under på, at han/hun er blevet hørt om de faktiske forhold på besøgsrapportens side 2.
- Besøgsrapporten scannes efterfølgende ind i ATIS og lægges på sagen.
Er arbejdsgiveren eller dennes repræsentant ikke tilstede, er det muligt at ringe til vedkommende under tilsynet for at foretage en høring. Træffes arbejdsgiveren eller dennes repræsentant pr. telefon, skal der - ud over at være sat kryds i rubrikken på besøgsrapportens side 2 om at arbejdsgiveren er blevet hørt telefonisk - udarbejdes et udførligt telefonnotat om høringen. I praksis kan en udførlig beskrivelse på besøgsrapportens side 2 udgøre telefonnotatet. Du skal notere på besøgsrapporten, hvem du har talt med over telefonen samt telefonnummer og tidspunkt for samtalen.
Ønsker arbejdsgiveren eller dennes repræsentant at svare skriftligt på høringen, skal dette imødekommes.
Skriftlig høring
I følgende tilfælde gennemføres der en skriftlig høring efter tilsynsbesøget:
- Ved komplicerede arbejdsmiljøproblemer, fx skal alle afgørelser om psykisk arbejdsmiljø i skriftlig høring.
- I situationer, hvor det ikke er muligt at få kontakt til en arbejdsgiverrepræsentant på tilsynet.
- Når virksomheden ved tilsynsbesøget ytrer ønske om at svare skriftligt på høringen.
- Hvis der ikke er enighed om de faktiske forhold.
- Når du ikke på stedet kan oplyse om, hvilke love eller bekendtgørelser der er overtrådt.
- Når den tilsynsførende skønner, at det er mest hensigtsmæssigt.
Skriftlig høring skal ske efter de til enhver tid gældende retningslinjer.
Hvis der afgives mere end én afgørelse, er det af hensyn til smileyvisningen på AT´s hjemmeside afgørende, at alle overtrædelser høres på samme måde. Hvis du vælger at høre en eller flere overtrædelser skriftligt, skal alle overtrædelser altså høres skriftligt.
Virksomheden får som udgangspunkt 14 dage til at svare Arbejdstilsynet i forbindelse med den skriftlige høring. Svarer virksomheden ikke, eller meddeler virksomheden, at den ikke har bemærkninger, opretter tilsynssupporten Afgørelse uden indsigelse, og sender den til virksomheden.
Ved skriftlig høring skal du ikke udfylde besøgsrapportens side 2.
Udfyldelse af besøgsrapportens side 1
Besøgsrapportens side 1 skal du altid udfylde, uanset om du træffer en afgørelse eller ej.
Når der skal afgives påbud med frist, skal der på besøgsrapportens side 1 under feltet: ”Arbejdstilsynet overvejer at træffe afgørelse evt. i form af påbud..” sættes kryds i ét af følgende felter: ”Virksomheden er hørt om de faktiske forhold, se de følgende sider” eller ”Virksomheden vil blive hørt skriftligt”. Ved afgørelser om psykisk arbejdsmiljø sættes altid kryds i feltet "Virksomheden vil blive hørt skriftligt".
Har du gennemført et risikobaseret tilsyn og et detailtilsyn samtidig, skal du kun bruge én besøgsrapport. Du skal i det tilfælde under ”Besøgets årsag” sætte kryds i både ”Risikobaseret tilsyn” og ”Detailtilsyn”.
Herudover skal navnet på den arbejdsgiver eller arbejdsgiverrepræsentant, der er talt med under tilsynet, noteres på side 1.
Feltet ”Beskrivelse af de faktiske forhold” vedrører alene strakspåbud og forbud. Er konstateringen ikke baseret på egne observationer, skal du være opmærksom på At-intern instruks om konstatering af overtrædelser.
Udfyldelse af besøgsrapportens side 2
Besøgsrapportens side 2 skal du kun udfylde, når du skal afgive påbud med frist m.v., der høres på stedet.
På side 2 skal følgende noteres:
- 1. kolonne: Arbejdsmiljøproblemerne nummereres 1, 2, 3 osv.
- 2. kolonne: Her noteres overskriften på arbejdsmiljøproblemet. Det skal skrives kort men dækkende, fx manglende arbejdsmiljøorganisation, tunge løft, manglende ventilation.
- 3. kolonne: Her noteres de væsentlige fakta, der er grundlag for det konstaterede arbejdsmiljøproblem. Dette omfatter også oplysninger givet af arbejdsgiveren eller dennes repræsentant (fx om antal ansatte på virksomheden).
Herudover skal rubrikkerne vedrørende høring og underskrift udfyldes.
Efterfølgende indhentelse af oplysninger
Hvis du efter et tilsyn fortsat mangler oplysninger, før du kan træffe afgørelse, kan du telefonisk indhente yderligere oplysninger fra arbejdsgiver eller dennes repræsentant, som du efterfølgende skal indarbejde i selve afgørelsen. Det skal tydeligt fremgå af teksten i afgørelsen, hvem du har talt med i telefonen, hvornår samtalen har fundet sted, og hvilke oplysninger du har modtaget. I modsat fald skal der udarbejdes et telefonnotat om dette sagsskridt. Det er vigtigt, at det til enhver tid kan dokumenteres, hvad der er blevet hørt om i forbindelse med tilsynet, og hvad der efterfølgende er oplyst i telefonen.
Eksempler på, hvorledes høring af påbud under et tilsyn dokumenteres
Det, der bør fremgå af besøgsrapportens side 2 under kolonne 3, er markeret med gråt i eksemplerne, der omhandler konstaterede arbejdsmiljøproblemer (beskrivelserne kan naturligvis ”skæres til” sprogligt, når de skrives i besøgsrapporten).
1. Påbud om tunge løft af øl- og sodavandskasser
Arbejdstilsynet har besøgt virksomhed x. Ved besøget talte Arbejdstilsynet med bestyrer y og medarbejder z.
BESKRIVELSE
Arbejdstilsynet konstaterede, at
varelageret er placeret
i kælderen i to rum – et til konserves, madvarer og lignende og et til øl, sodavand, vin o.a.
Bestyreren oplyste, at lettere
byrder løftes via trappen på 7 trin ned på/op fra lageret.
Sodavands- og ølkasserne løftes ned i kælderen
via kældervinduet, som er placeret i skulderhøjde, sættes på gulvet,
stables i 3, 4 eller 5 kassers højde og
skubbes over gulvet ca. 4-5 meter fra det ene lagerrum ind i det andet lagerrum. Her løftes de over på rullevogne i 3 kassers højde – sorteret. Dette sker ca.
en gang om måneden alt efter behov.
Når der skal bruges drikkevarer
løftes kasserne manuelt op af trappen fra lager til stueetage, stilles på rullebord og køres ind i sal eller køkken. De tomme kasser med flasker køres væk hurtigst muligt, så de ikke fylder op på lageret.
En fyldt
kasse øl / sodavand vejer mellem
18-23 kg. Ved besøget blev der talt
68 kasser øl og sodavand i glasflasker med 24-30 stk. i hver kasse. Desuden var der flere vinkasser.
Teksten på besøgsrapportens side 2 skal dermed se sådan ud:
varelageret i kælderen
byrder løftes via trappen på 7 trin ned på/op fra.
Sodavands- og ølkasserne løftes ned i kælderen via kældervinduet
stables i 3, 4 eller 5 kassers højde
skubbes over gulvet ca. 4-5 meter
en gang om måneden
løftes kasserne manuelt op af trappen.
kasse øl / sodavand 18-23 kg.
68 kasser øl og sodavand i glasflasker
2. Påbud om udsugning på opvaskemaskine
Arbejdstilsynet har besøgt virksomhed x. Ved besøget talte Arbejdstilsynet med bestyrer y og medarbejder x.
BESKRIVELSE
Arbejdstilsynet konstaterede, at i køkkenet var der foran det ene vindue opstillet en opvaskemaskine – Jeros model 8000, hvor der ikke var monteret udsugning hverken på eller ovenover. Der var en slange påmonteret maskinen, men den var ikke tilsluttet en mekanisk udsugning til det fri. Ved åbning af opvaskemaskinen kom der damp og em ud i rummet. Medarbejderen oplyste, at opvaskemaskinen kører flere gange om dagen, og at de ofte åbnede vinduet for at lede damp og em ud, men det var for koldt i øjeblikket, så emmen blev hængende i rummet. Ved besigtigelse kunne det konstateres, at der var fugtdråber langs hele den øverste vindueskarm på vinduet bag maskinen samt fugt på loftet over opvaskemaskinen.
3. Påbud om arbejdsstillinger ved ovn
Arbejdstilsynet har besøgt virksomhed x. Ved besøget talte Arbejdstilsynet med arbejdsgiverrepræsentant y og medarbejder z.
BESKRIVELSE
ovnen var placeret på gulvet og at arbejde i forbindelse med brug af ovnen derfor medfører, at køkkenpersonalet skal bøje sig ned med uhensigtsmæssige arbejdsstillinger til følge. Bestyreren oplyste, at ovnen bruges flere gange om dagen – specielt om sommeren og i andre travle perioder bruges den meget.
4. Påbud om temperaturforhold ved depot for omdelere
Arbejdstilsynet har besøgt virksomheden x. Ved besøget talte Arbejdstilsynet med depotpasser y og bud z.
BESKRIVELSEArbejdstilsynet konstaterede, at depotet består af en tidligere garage ca. 6x9x2,5m. Eneste varmekilder i lokalet var 2 tændte varmelamper. Arbejdstilsynet foretog orienterende lufttemperaturmåling midt i lokalet i bordhøjde. Målingen viste +2 grader C. Udetemperaturen var ca. -2 grader C. Til depotet ankommer dagens aviser, tidsskrifter m.m. hver morgen ved 3.30-tiden, hvorefter budene umiddelbart møder ind og sorterer. Det blev oplyst, at sorteringen varer fra 15 minutter og op til ca. 60 minutter afhængig af rute og ugedag – søndage ca. 1 time. Et bud kan møde ind flere gange, hvis buddet har mere end en rute.
5. Påbud vedr. indretning af skærmarbejdsplads
Arbejdstilsynet har besøgt virksomhed x. Ved besøget talte Arbejdstilsynet med restaurantchef (arbejdsgiverrepræsentant) y og ansatte zz.
BESKRIVELSE
Arbejdstilsynet konstaterede, at der på kontoret er indrettet en skærmarbejdsplads. Bordpladen er 60 cm. dyb og er placeret i en højde af ca. 110 cm. Skærm, tastatur og mus står skråt placeret på bordet. Der er ikke mulighed for at hvile underarmene under arbejdet.
Det blev konstateret, at den ansatte sidder på en stol, som er højt indstillet, for at hun kan nå op til bordet. Dette betyder, at hun ikke kan nå gulvet og derfor benytter harddisken som fodstøtte. Den ansatte sidder skråt i forhold til bordet.
Skærmen er endvidere placeret for langt fremme på bordet, da den ikke kan skubbes længere tilbage på grund af bordets dybde.
Den ansatte oplyste, at hun var ansat 30 timer ugentligt og arbejdede det meste af arbejdsdagen ved denne skærmarbejdsplads. Restaurantchefen bekræftede dette.
6. Påbud om manglende arbejdsmiljøorganisation
Arbejdstilsynet har besøgt virksomhed x. Ved besøget talte Arbejdstilsynet med arbejdsgiverrepræsentant y og ansatte z og z.
Arbejdsgiverrepræsentanten oplyste, at der er 30 ansatte på virksomheden og ingen arbejdsmiljøorganisation.