C-2: Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser

Aktuel for: Tilsynsførende, tilsynssupport og centerjurist

Ikrafttræden: 1. januar 2008
Revideret: 1. januar 2012

De administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser involverer flere forskellige medarbejdertyper. Det skal i hvert tilfælde overvejes, hvilken medarbejdertype der passer bedst til at løse/varetage opgaven. Hvis en medarbejdertype er direkte nævnt i nærværende dokument til at varetage en bestemt opgave, er det den medarbejdertype, der skal varetage opgaven, med mindre at der i den lokale enhed er besluttet en anden opgavefordeling.

Hvordan de enkelte sagsgange skal gennemføres i ATIS, fremgår af navigationssedlerne på BM-net.

1. Høring

Arbejdstilsynet hører almindeligvis virksomheden om de faktuelle forhold i afgørelserne mundtligt på stedet i forbindelse med tilsynet, hvor forholdet konstateres. Der kan dog være situationer, hvor det er nødvendigt at gennemføre en skriftlig høring, fx når arbejdsgiveren ikke er til stede ved tilsynet, eller når der træffes en kompliceret afgørelse (fx skal alle afgørelser om psykisk arbejdsmiljø i skriftlig høring).

Dette afsnit beskriver alene retningslinjerne om skriftlig høring. Se nærmere om høring på stedet i supplerende retningslinje C-3: Høring og besøgsrapport.

1.1 Skriftlig høring sendes

Ønsker en tilsynsførende at træffe en afgørelse, og er virksomheden ikke hørt om de faktiske forhold på stedet i forbindelse med tilsynet, eller er der tale om en kompliceret afgørelse, skal et udkast til afgørelsen sendes i skriftlig høring til virksomheden normalt med 14 dages svarfrist.

Tilsynsførendes opgaver
Den tilsynsførende har ansvaret for at udarbejde udkast til afgørelse og snarest derefter aflevere sagen til tilsynssupporten.

Tilsynssupportens opgaver
Høring med udkast til afgørelse (forbrev) og udkast til bilag sendes til JUR-enhed.

1.2 Høringssvar modtages

Skriftlige henvendelser, der indgår fra virksomheden (jur-enheden eller p-enheden) i høringsperioden - dvs. inden Arbejdstilsynet har sendt en afgørelse, behandles således:

Tilsynssupportens opgaver
Svaret registreres på sagen og videregives til den tilsynsførende til vurdering.

Tilsynsførendes opgaver
Du har som tilsynsførende ansvar for at vurdere høringssvaret og indenfor 8 uger enten sende en afgørelse (eks. påbud, afgørelse uden påbud, afgørelse om psykisk arbejdsmiljø osv.) til jur-enheden eller en skriftlig meddelelse om, at Arbejdstilsynet alligevel ikke finder grundlag for at træffe afgørelse – se næste afsnit.

2. Afgørelse

Når der er foretaget høring på stedet, skal den tilsynsførende træffe afgørelsen på baggrund af de fakta, som fremgår af besøgsrapportens side 2. Når der er foretaget skriftlig høring, træffer den tilsynsførende afgørelsen på baggrund af de faktuelle forhold, som fremgår af det udkast, der er sendt i høring, og de eventuelle bemærkninger, som er kommet ind som høringssvar.

2.1 Afgørelse efter høring på stedet

Tilsynsførendes opgaver
Den tilsynsførende har ansvaret for at udarbejde indholdet i bilaget / bilagene og snarest derefter aflevere sagen til tilsynssupporten.

Tilsynsførende har desuden ansvar for at få afleveret besøgsrapporten til tilsynssupporteren.

Tilsynssupportens opgaver
Afgørelse (forbrev) og bilag sendes til Jur-enhed.

2.2 Afgørelse, når der ikke er kommet svar på skriftlig høring

Modtager Arbejdstilsynet ingen høringssvar, skal der sendes en afgørelse til Jur-enheden, når høringsfristen er udløbet.

Tilsynssupportens opgaver
Du skal som tilsynssupport sende en afgørelse af typen ”afgørelse uden indsigelse” til Jur-enheden.

2.3 Afgørelse, når der indgået et høringssvar

Et høringssvar kan føre til, at den tilsynsførende vurderer, at der alligevel ikke skal træffes afgørelse, eller at den påtænkte afgørelse ændres. I andre tilfælde har de nye oplysninger ingen betydning for afgørelsen. De mest almindeligt forekomne situationer er beskrevet nedenfor.

I tilfælde, hvor der er hørt om udkast til flere afgørelser, kan der være tale om kombinationer.

2.3.1 Høringssvaret medfører ikke ændring af den påtænkte afgørelse
Tilsynsførende opgaver
Hvis den tilsynsførende efter vurdering af høringssvaret fastholder, at der skal træffes afgørelse, som er uændret i forhold til udkastet, skal den tilsynsførende indarbejde virksomhedens faktuelle bemærkninger fra høringssvaret i bilagene. Den tilsynsførende skal også skrive ind, hvorfor bemærkningerne ikke ændrer på indholdet af afgørelsen. Ændringer i forhold til udkastet markeres med kursiv.

Herefter skal du som tilsynsførende bede tilsynssupporten om at sende afgørelsen.

Tilsynssupportens opgaver
Når den tilsynsførende har behandlet sagen, skal du sende afgørelsen (fx påbud, afgørelse om psykisk arbejdsmiljø) til jur-enheden. Tilsynssupporten skal inden da tjekke, at afgørelsen ikke er i udkast længere.

2.3.2 Høringssvaret medfører, at den påtænkte afgørelse ændres
Tilsynsførendes opgaver
Hvis du som tilsynsførende efter vurdering af høringssvaret fastholder, at den påtænkte afgørelse skal træffes, men at afgørelsen skal justeres / ændres i forhold til udkastet, skal den tilsynsførende indarbejde de faktuelle bemærkninger fra høringssvaret i bilagene, og foretage de nødvendige ændringer i afgørelse og begrundelse. Alle ændringer i forhold til udkastet markeres med kursiv.

Herefter skal du som tilsynsførende bede tilsynssupporten om at sende afgørelsen.

Tilsynssupportens opgaver
Når den tilsynsførende har behandlet sagen, skal du sende afgørelsen (fx påbud, afgørelse om psykisk arbejdsmiljø) til jur-enheden. Tilsynssupporten skal inden da tjekke, at afgørelsen ikke længere er ”udkast markeret”.

2.3.3 Ifølge høringssvaret er problemet løst
Svarer virksomheden, at kravet allerede er opfyldt, og kan Arbejdstilsynet acceptere løsningen, skal det meddeles overfor virksomheden, at den ikke skal melde yderligere tilbage til Arbejdstilsynet (smiley’en slukkes automatisk efter et halvt år).

Tilsynsførendes opgaver
Du skal som tilsynsførende vurdere, om du kan acceptere tilbagemeldingen. Accepterer du tilbagemeldingen, skal du registrere, at problemet er løst. Du oplyser tilsynssupporten om, at der skal sendes en ”afgørelse uden påbud”. Ved afgørelse om psykisk arbejdsmiljø, se At-intern instruks nr. 38/2003.  

Kan du ikke acceptere tilbagemeldingen, skal du (evt. sammen med centerjuristen) finde en løsning.

Tilsynssupportens opgaver
Som tilsynssupport sender du en afgørelse uden påbud.

2.3.4 Høringssvaret medfører, at der ikke træffes afgørelse
Hvis der med høringssvaret fremkommer oplysninger, der medfører, at der ikke er grundlag for at træffe afgørelse, skal det meddeles skriftligt til virksomheden, at vi på baggrund af de nu foreliggende oplysninger ikke finder tilstrækkeligt grundlag for at træffe afgørelse, og at virksomheden derfor kan se bort fra det fremsendte udkast.

Tilsynsførendes opgaver
Som tilsynsførende skal du – eventuelt i samråd med en centerjurist – udarbejde brev til virksomheden (senest 14 dage efter, at du har modtaget høringssvaret).

Du skal ligeledes - eventuelt i samråd med en centerjurist – overveje og beslutte, om der skal gennemføres et nyt besøg eller indhentes andre oplysninger i sagen for at skaffe grundlag for en afgørelse om det pågældende arbejdsmiljøproblem.

Du beder tilsynssupporten om at sende brevet - og eventuelt om at oprette et nyt besøg på p-enheden.

Tilsynssupportens opgaver
Som tilsynssupport sender du brevet og annullerer relevante akter. Evt. oprettes nyt besøg til den tilsynsførende.

2.3.5 Høringsvaret indeholder en klage
Fremgår det af virksomhedens svar, at virksomheden er uenig i Arbejdstilsynets vurdering og ikke mener at skulle have en afgørelse, skal svaret betragtes som en klage over afgørelsen.

Tilsynsførende opgaver
Hvis du trods virksomhedens indsigelse mener at der skal træffes afgørelse, gør du som nævnt i pkt. 2.3.1, 2.3.2 eller 2.3.3. Ved videregivelse til tilsynssupporten gør du opmærksom på, at der til den endelige afgørelse (forbrevet) skal skrives en tilføjelse om klagebehandling.

Tilsynssupportens opgaver
Som under pkt. 2.3.1, 2.3.2 eller 2.3.3. Desuden indsættes følgende tekst efter klagevejledningen i den nye og endelige afgørelse (forbrevet):

”Arbejdstilsynet har modtaget virksomhedens bemærkninger af (dato for virksomhedens svar), som Arbejdstilsynet anser som en klage. Arbejdstilsynet vil nu behandle klagen i henhold til Arbejdsmiljøloven § 81. Ønsker virksomheden ikke at opretholde klagen, bedes virksomheden underrette Arbejdstilsynet inden klagefristens udløb.”

Tilsynssupporten holder øje med, om virksomheden reagerer inden klagefristens udløb. Gør virksomheden ikke det, overgives sagen til juridisk behandling.

Jurasupportens opgave
Opretter – evt. efter aftale med en centerjurist - klagesag og sender kvittering til virksomheden.

2.3.6 Høringssvaret indeholder andre ting
Høringssvar kan indeholde bemærkninger, spørgsmål og anmodninger om ting, som ligger udenfor de omhandlede afgørelser. Den tilsynsførende skal forholde sig til virksomhedens bemærkninger, spørgsmål mv. uanset, at de forekommer irrelevante i forhold til høringen. Direkte spørgsmål skal besvares.

Tilsynsførendes opgaver
Svarer virksomheden andet eller mere på høringen, skal du som tilsynsførende tage stilling til virksomhedens bemærkninger og konsekvenserne heraf. Giver virksomhedens bemærkninger anledning til forklaringer/uddybninger fra den tilsynsførende, kan det enten indarbejdes i den endelige afgørelse (forbrevet) eller sendes til virksomheden i særskilt brev.

3. Tilbagemelding

Når efterkommelsesfristen er udløbet, skal virksomheden melde tilbage til Arbejdstilsynet. Tilbagemeldingsfristen er i ATIS sat til 7 dage efter efterkommelsesfristen.

Der kan være tale omtilbagemelding på følgende afgørelser:

  • Påbud med frist
  • Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø (her er der desuden en frist for tilbagemelding om tids- og handlingsplan)
  • Forbud
  • Strakspåbud
  • Rådgivningspåbud

For vurdering af tilbagemelding på afgørelse om psykisk arbejdsmiljø og undersøgelsespåbud om psykisk arbejdsmiljø, se også At-intern instruks nr. 38/2003.

3.1 Modtagelse af tilbagemelding om efterkommelse 

Når tilbagemeldingen om efterkommelse er modtaget, skal tilsynssupporten lukke tilbagemeldingsfristen på den enkelte afgørelse i ATIS. Når tilbagemeldingerne er scannet ind, sendes de via postregistreringen til det relevante tilsynscenter.

Modtages tilbagemeldingen som en e-mail, registreres tilbagemeldingen som et indgående dokument (svar på påbud).

Tilsynssupportens opgaver
Du skal som tilsynssupport videresende virksomhedens tilbagemelding til den tilsynsførende, der har været ude på virksomheden med mindre, at der er lavet lokale aftaler om andet.

Har den tilsynsførende ferie, eller er den tilsynsførende på anden måde ikke i stand til at vurdere tilbagemeldingen inden 14 dage, giver du den til en anden tilsynsførende i tilsynsgruppen.

Den tilsynsførendes opgaver
Du skal som tilsynsførende - indenfor 14 dage efter tilbagemeldingen er registreret i ATIS - foretage en vurdering af, om arbejdsmiljøproblemet er løst eller ikke er løst, også i forbindelse med rådgivningspåbud. Du kan foretage din vurdering på baggrund af fx:

  • Dit kendskab til p-enheden. 
  • Indholdet af tilbagemeldingen med evt. dokumentation i form af ordrebekræftelse om udførelse af et konkret stykke arbejde eller lignende. 
  • Du kan ringe til virksomheden for at få uddybet tilbagemeldingen

Du skal registrere din vurdering i ATIS. Du har følgende muligheder:

  • Løst med det samme
  • Løst, tilbagemelding accepteret
  • Løst, ringet til virksomhed
  • Ikke løst eller utilstrækkeligt

I ATIS er der oprettet et notatfelt, hvor du har mulighed for at tilføje supplerende oplysninger vedrørende de forhold, som ligger til grund for vurderingen. Hvis du ringer til virksomheden for at høre nærmere, skal dette fx registreres i notatfeltet.

Hvis du vurderer, at arbejdsmiljøproblemet ikke er løst, eller løsningen vurderes som utilstrækkelig, vil du i ATIS blive spurgt, om der skal oprettes et kontrolbesøg. Svarer du ”ja” til dette, bliver der automatisk oprettet et kontrolbesøg.

Såfremt der konstateres fejl og mangler ved efterkommelse af rådgivningspåbud, hvor en rådgiver har attesteret tilbagemelding(er) til AT, skal sagen indberettes til TM, der bruger oplysningerne ved kontrollen af rådgiverne. Det er tilstrækkeligt, at sagsnummer på tilsynssagen og navnet på rådgiver mailes til TM.

TF laver et internt notat i tilsynssagen om, hvad der ses som et problem. Notatet kan blive en afgørende del af dokumentationen for systematisk dårlig rådgivning, når rådgiveren kontrolleres. 

Hvis afgørelsen er givet i forbindelse med en dødsulykke, skal der altid gennemføres kontrolbesøg, uanset om der er modtaget en tilfredsstillende tilbagemelding på afgørelsen.

Du har ansvaret for enten selv at udføre kontrolbesøg eller videregive det til en kollega.

Se nærmere i kvalitetsprocedure om: Detailtilsyn kontrolbesøg

Tilsynssupportens opgaver
Du skal sørge for, at fristerne på afgørelsen er lukkede. Tilsynssupporteren lukker herefter sagen.

3.2 Manglende tilbagemelding

Sender virksomheden (jur-enheden) ikke en tilbagemelding til den fastsatte tilbagemeldingsfrist, vil det fremgå af ”TG opgaveoverblik” under ”Rykkere for manglende tilbagemeldinger” hos tilsynssupporten.

Tilsynssupportens opgaver
Hvis der er tale om manglende tilbagemelding på et forbud eller et strakspåbud for en grov overtrædelse, sender du ikke en rykker, men overdrager sagen til den tilsynsførende.

I alle andre afgørelser skal du som tilsynssupport sende en skriftlig rykker med en kort frist – normalt 7 dage - til jur-enheden. Jur-enheden rykkes en uge efter tilbagemeldingsfristen er overskredet.

Af rykkeren fremgår det, at jur-enheden ikke har overholdt tilbagemeldingsfristen, og hvis jur-enheden fortsat ikke melder tilbage, vil det resultere i et tilsynsbesøg.

Melder jur-enheden stadig ikke tilbage, skal (kan) tilsynssupporteren ringe og rykke virksomheden igen. Tilsynssupporteren skal kun bede virksomhederne om at sende en tilbagemelding, og ikke tage stilling til eventuelle oplysninger som de måtte få i telefonen. Tilsynssupporteren skal (kan eventuelt) oplyse, at manglende tilbagemelding medfører et kontrolbesøg. (I tilfælde af at virksomheden ønsker en mere faglig drøftelse, kontakter tilsynssupporteren den tilsynsførende med henblik på at tage kontakt til virksomheden.)

Melder jur-enheden stadigt ikke tilbage, overdrager du sagen til den tilsynsførende. For så vidt angår manglende tilbagemelding på formelle påbud, se kvalitetsprocedure Detailtilsyn kontrolbesøg.

3.3. Særligt om tilbagemelding om rådgivningspåbud

3.3.1 Tilbagemelding om rådgiveraftale
Tilsynssupportens opgaver
Hvis der er afgivet rådgivningspåbud til jur-enheden, skal du modtage en tilbagemelding om rådgivningsaftale med en autoriseret arbejdsmiljørådgiver. Jur-enheden har 6 uger fra påbuddet er modtaget til at indgå en aftale. Derefter skal der sendes en tilbagemelding til Arbejdstilsynet om, at aftalen er indgået. Denne tilbagemelding skal være påtegnet af en autoriseret rådgiver.

Hvis du ikke modtager en tilbagemelding, skal du sende en rykker til jur-enheden. Hvis du stadigt ikke modtager en tilbagemelding, kan (skal) du ringe og rykke igen.

Hvis du modtager tilbagemelding om aftale, skal du kontrollere, at den rådgiver, der har påtegnet, er en autoriseret arbejdsmiljørådgiver, der er autoriseret inden for det område, som der er afgivet påbud om. De autoriserede rådgivere fremgår af Arbejdstilsynets hjemmeside. Hvis rådgiveren ikke har påtegnet tilbagemeldingen om rådgivningsaftale, skal du kontakte jur-enheden og rykke for en ny tilbagemelding med rådgiverens underskrift. Modtager du ikke en ny tilbagemelding inden 14 dage, skal du telefonisk kontakte virksomheden. Følg retningslinjerne i afsnit 3.3.

3.3.2 Tilbagemelding om efterkommelse
Tilbagemeldingen om efterkommelse af påbuddet skal også indeholde en påtegning fra den autoriserede arbejdsmiljørådgiver, hvis rådgiver vurderer, at påbuddet er efterkommet. For undersøgelsespåbud om psykisk arbejdsmiljø gælder der særlige forhold, se At-intern instruks nr. 38/2003.

Tilsynssupportens opgaver
Har rådgiveren ikke påtegnet tilbagemeldingen, skal der sendes en rykker til Jur-enheden med en kort frist. Modtager du fortsat ikke en tilbagemelding med en underskrift fra rådgiver, skal du overgive sagen til en tilsynsførende med henblik på kontrolbesøg.

Tilsynsførende opgaver
Ved kontroltilsyn skal du udover selve påbuddet også kontrollere rådgivers redegørelse til virksomheden. Ved de rådgivningspåbud som indeholder flere påbud, skal rådgiveren påtegne, at hvert enkelt påbud er efterkommet, og at selve rådgivningspåbuddet også er efterkommet. Det kan betyde, afhængigt af om der er sat forskellige frister på de underliggende påbud og rådgivningspåbuddet, at der løbende kan komme tilbagemeldinger fra virksomheden. Alle tilbagemeldinger skal være påtegnet af rådgiver.

3.4. Særligt om kontrol af visse formelle overtrædelser

Som udgangspunkt skal der ved manglende eller mangelfuld tilbagemelding aflægges et kontrolbesøg i virksomheden. Se kvalitetsprocedure Detailtilsyn kontrolbesøg.

Ved kontrol af følgende formelle påbud kan kontrolbesøget dog undlades, hvis der i stedet foretages en kontrolopringning til virksomheden:

  • Påbud om at udarbejde arbejdspladsvurdering
  • Påbud om at etablere en arbejdsmiljøorganisation
  • Påbud om gennemførelse af den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse
  • Rådgivningspåbud: Kontrol af, om der er indgået en aftale med en autoriseret arbejdsmiljørådgiver ved udløbet af 6 ugers fristen.

Tilsynssupporterens opgaver
Kontrolopringningen erstatter kontrolbesøget på virksomheden og foretages af tilsynssupporten. Det er derfor vigtigt, at du som tilsynssupport indhenter de oplysninger, der er nødvendige for vurderingen af, om påbuddet er efterkommet.

Hvis der samtidig med kontrollen af det formelle påbud, skal foretages kontrolbesøg for at kontrollere efterkommelsen af et eller flere andre påbud, skal du ikke lave en kontrolopringning. I stedet skal den tilsynsførende under kontrolbesøget også kontrollere det formelle påbud.

Du skal ringe til p-enheden og bede om at tale med en ledelsesperson i p-enheden. Det er vigtigt, at oplysningerne kommer fra en ansvarlig ledelsesperson.

Du skal spørge ledelsespersonen, om påbuddet er efterkommet, og hvis der svares bekræftende, skal du spørge, hvordan påbuddet er efterkommet.

Ved kontrol af indgåelse af aftale om rådgivningspåbud skal du spørge, hvornår aftalen er indgået, ligesom du skal spørge om navnet på den rådgiver, der er indgået aftale med. Efter samtalen kontrollerer du, om rådgiveren er autoriseret af Arbejdstilsynet. Hvis rådgiveren ikke er autoriseret, er påbuddet ikke efterkommet.

Kontrolopringningen kan få følgende udfald:

  • Ledelsen svarer, at der ikke er gjort noget for at efterkomme påbuddet.
    - du skal meddele ledelsen, at sagen nu derfor overgives til centerjuristen til vurdering af, om virksomheden skal have en bøde for den manglende efterkommelse.
    - du sender et brev til j-enheden, hvori du oplyser dato for telefonsamtalen, hvem du har talt med, og hvad der blev oplyst under telefonsamtalen. Herudover oplyser du, at sagen nu er overdraget til juridisk vurdering af, om virksomheden skal have en bøde for manglende efterkommelse af påbuddet. Vælg ”Brev U” og derefter skabelonen ”Kontrolopringning”.
    - du opretter en rapport om manglende efterkommelse. I rapporten oplyses dato for telefonsamtalen, hvem du har talt med, og hvad den pågældende oplyste under telefonsamtalen. Når du journaliserer rapporten, oprettes der automatisk en sag om grov overtrædelse, som overdrages til centerjuristen, der vurderer, om der er grundlag for at give virksomheden en bøde. 
  • Ledelsen svarer, at påbuddet er efterkommet og oplyser nærmere om hvordan.
    - du opretter et notat, hvor du kort beskriver, hvordan afgørelsen er efterkommet og lukker fristerne på afgørelsen.

Hvis det trods flere opringninger ikke er muligt at få kontakt med en ledelsesperson, eller hvis det ud fra ledelsens oplysninger er uklart, om påbuddet er efterkommet eller ej, skal du drøfte sagen med din tilsynschef, der herefter vurderer, om der skal aflægges kontrolbesøg på p-enheden. Sagen overdrages i givet fald til en tilsynsførende, der herefter udfører kontrolbesøg i overensstemmelse med de sædvanlige retningslinjer herfor. Se nærmere i kvalitetsprocedure Detailtilsyn kontrolbesøg. 

4. Fristforlængelse

Virksomheden kan søge om fristforlængelse, hvis den ikke kan efterkomme påbuddet/afgørelse om psykisk arbejdsmiljø indenfor den angivne frist. Ved afgørelse om psykisk arbejdsmiljø kan virksomheden ligeledes søge om fristforlængelse i forhold til fristen for at indsende tids- og handlingsplan.

Ansøgningen skal som hovedregel være skriftlig og komme fra jur-enheden. Hvis ansøgningen kommer fra p-enheden, skal ansøgningen afvises med henvisning til, at ansøgninger om fristforlængelser skal afsendes fra jur-enhenden, idet jur-enheden er part i sagen og dermed har ansvaret for efterkommelse af påbuddet.

Den tilsynsførendes opgaver
Du skal som tilsynsførende vurdere, om jur-enheden skal have fristforlængelse, og i så fald hvor længe og med hvilken begrundelse. Se mere om fristforlængelser i kvalitetsprocedure C-6 om afgørelser.

Du skal give tilsynssupporten besked om at sende en afgørelse om fristforlængelse.

Tilsynssupportens opgaver
Du skal skrive og sende en afgørelse om fristforlængelse i overensstemmelse med tilsynsførendes anvisning om begrundelse og længde, samt rette fristen for efterkommelse i ATIS på det oprindelige påbud/ mv.

5. Sagens afslutning

Når der er meldt tilfredsstillende tilbage på alle påbud mv., og der ikke er flere udeståender i sagen bør den afsluttes hurtigst muligt.

Tilsynsførendes opgaver
Du kan som tilsynsførende via ”Egne opgaver” få et overblik over dine åbne sager. Hvis du bliver opmærksom på åbne sager, som efter din mening er afsluttede, bør du give besked til tilsynssupporten.

Tilsynssupportens opgave
Når sidste frist er lukket, eller du i øvrigt bliver opmærksom på, at en sag er færdigbehandlet, lukker du sagen.