B-1: Kontrol af egenindsats
Aktuel for: Tilsynsførende
Ikrafttræden: 1. januar 2008
Revideret: 1. januar 2012
Denne kvalitetsprocedure indeholder en beskrivelse af kontrolniveauet for egenindsatsen i forbindelse med Arbejdstilsynets risikobaserede tilsyn.
Kravene til virksomhedens egenindsats består af 5 hovedpunkter:
- Samarbejde om sikkerhed og sundhed
- Arbejdspladsvurdering
- Ulykkesrisiko (hvornår skal du reagere)
- Det kemiske område
- Andre områder
1. Samarbejde om sikkerhed og sundhed
I alle virksomheder, hvor ti eller flere ansatte udfører arbejde for en arbejdsgiver, skal samarbejdet om arbejdsmiljø foregå i en arbejdsmiljøorganisation (AMO). AMO er en intern organisering af samarbejdet om arbejdsmiljø i virksomheden, hvor nøglepersonerne er arbejdsgiveren eller dennes repræsentant, valgte arbejdsmiljørepræsentanter og udpegede arbejdsledere.
Principperne for Arbejdstilsynets fremtidige håndhævelse af de nye AMO-regler er overordnet:
- Har virksomheden etableret en AMO
- Har virksomheden haft en årlig arbejdsmiljødrøftelse
- Har medlemmerne af AMO gennemført obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse
Læs mere om Arbejdstilsynets håndhævelse nedenfor.
Kontrol af AMO
For alle virksomheder med over 10 ansatte, skal du kontrollere, om virksomheden har organiseret arbejdsmiljøarbejdet jf. de nedenstående retningslinjer.
Du skal kontrollere, om AMO dækker alle ansatte på virksomheden. Husk at antal ansatte tælles på j-enhed.
Virksomheder uden AMO
I virksomheder med 1-9 ansatte er der ikke pligt til at oprette en AMO. Arbejdsgiveren skal i disse virksomheder sørge for, at samarbejdet om sikkerhed og sundhed kan finde sted. Samarbejdet sker ved løbende kontakt og dialog mellem arbejdsgiveren, eventuelle arbejdsledere og de øvrige ansatte.
Arbejdstilsynet fører ikke tilsyn med, om arbejdsgiveren har sørget for at samarbejdet om sikkerhed og sundhed kan finde sted.
AMO for virksomheder med 10-34 ansatte
På virksomheder med 10-34 ansatte er der krav om, at arbejdsgiveren etablerer en AMO. Hver AMO består af en eller flere valgte arbejdsmiljørepræsentanter og en eller flere arbejdsledere med arbejdsgiveren eller dennes repræsentant som formand.
Arbejdsgiveren fastsætter i samarbejde med de ansatte og evt. arbejdsledere det nødvendige antal medlemmer i AMO. Der skal være det samme antal arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO.
AMO for virksomheder med 35 eller flere ansatte
På virksomheder med 35 eller flere ansatte, er der krav om, at der oprettes en AMO med arbejdsmiljøgrupper og arbejdsmiljøudvalg.
En arbejdsmiljøgruppe består af en udpeget arbejdsleder og en valgt arbejdsmiljørepræsentant. Et arbejdsmiljøudvalg består af arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter fra en eller flere arbejdsmiljøgrupper med arbejdsgiveren eller dennes repræsentant som formand.
Det nødvendige antal medlemmer og arbejdsmiljøgrupper fastsættes af arbejdsgiveren i samarbejde med medarbejdere og arbejdsledere.
Arbejde på midlertidige eller skiftende arbejdssteder (fx bygge- og anlægsarbejde)
Du skal være opmærksom på, at der gælder nogle særlige regler for arbejde på midlertidige eller skiftende arbejdssteder fx byggepladser.
Ved arbejde, der helt eller delvist udføres på midlertidige eller skiftende arbejdssteder uden for virksomhedens faste arbejdssted, herunder bygge- og anlægsarbejde, skal samarbejdet om sikkerhed og sundhed foregå i en AMO, når 5 eller flere ansatte arbejder for samme arbejdsgiver på udearbejdsstedet, og arbejdet foregår i en periode på mindst 14 dage.
Ansatte, der alene er ansat til at udføre et bestemt bygge- og anlægsarbejde på et midlertidigt eller skiftende arbejdssted skal ikke medregnes i antal ansatte på virksomhedens faste arbejdssted. Det vil sige, at ansatte, som ikke har fast tilknytning til virksomheden og kun udfører en enkeltstående opgave ikke skal tælles med, når antal ansatte opgøres, når der skal oprettes en AMO.
Sæsonbetonet virksomhed
Ved sæsonbetonet virksomhed, fx nogle restauranter, butikker, forlystelsesparker mv. skal samarbejdet om sikkerhed og sundhed foregå i en AMO, når 10 eller flere ansatte er beskæftiget samtidigt i mindst 3 ud af 12 sammenhængende måneder.
Frivilligt arbejde i organisationer som fx spejder- eller idrætsforeninger er normalt ikke arbejde for en arbejdsgiver, og derfor er der ikke krav om et samarbejde om sikkerhed og sundhed. Hvis der i foreningerne udføres arbejde for en arbejdsgiver, skal reglerne derimod følges. Det gælder fx for professionelle spillere i sportsklubber.
Kontrol af den årlige arbejdsmiljødrøftelse
Kontrol med overholdelse af kravet om en årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres:
- kun ved tilsynsbesøg på adressen for virksomhedens juridiske enhed,
- kun hvis der tale om et risikobaseret tilsyn.
Du skal under tilsynsbesøget spørge, om virksomheden inden for de seneste 12 måneder har gennemført den årlige arbejdsmiljødrøftelse, og bede om dokumentation herfor.
Et mødereferat af drøftelsen kan bruges som dokumentation. Der stilles ikke krav om, at dokumentationen er i papirformat, den kan fx være elektronisk.
Dokumentation
Kan virksomheden dokumentere, at den årlige drøftelse er afholdt, vejledes der ikke mundtligt om kravet om en årlig arbejdsmiljødrøftelse.
Ingen dokumentation - første gang det konstateres
Kan virksomheden ikke dokumentere at arbejdsmiljødrøftelsen er afholdt inden for de seneste 12 måneder, skal du mundtligt vejlede virksomheden om kravet om en årlig arbejdsmiljødrøftelse. Den mundtlige vejledning følges op med en kort skriftlig standardvejledning i det brev, som sendes til virksomheden efter tilsynsbesøget.
Ingen dokumentation – anden gang det konstateres
Kan virksomheden ikke dokumentere at arbejdsmiljødrøftelsen er afholdt inden for de seneste 12 måneder, skal der afgives påbud i sagen.
Afrapportering
Når besøget afrapporteres skal det registreres i ViVI eller ATIS. Når det er første gang, at Arbejdstilsynet vejleder den årlige arbejdsmiljødrøftelse, registrerer du i ViVi eller i ATIS, at virksomheden er blevet vejledt. Når en tilsynsførende kommer på virksomheden næste gang i forbindelse med et risikobaseret tilsyn, kan den tilsynsførende se i ViVi, at virksomheden er blevet vejledt tidligere årlig arbejdsmiljødrøftelse.
Undtagelse
Hvis virksomheden er omfattet af en aftale om fravigelse af reglerne om samarbejde om sikkerhed og sundhed spørges der ikke ind til årlig drøftelse, da dette så er aftalestof.
Fx vil det på det kommunale område være hovedreglen, at kommunen og de selvejende institutioner er omfattet af en sådan aftale i form af en MED-aftale.
Kontrol af arbejdsmiljøuddannelsen
Arbejdsgiveren skal sørge for, at arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO gennemfører en obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse af en varighed på 3 dage.
Du skal kontrollere, om arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO har gennemført i den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse indenfor 3 måneder efter, at de er blevet valgt eller udpeget.
Arbejdsgiveren skal desuden tilbyde arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO supplerende arbejdsmiljøuddannelse svarende til 2 dages varighed i deres første funktionsår og herefter svarende til 1 ½ dags varighed i resten af funktionsperioden.
Hverken arbejdsgiveren eller virksomhedslederen er forpligtet til at gennemføre den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse eller supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Det gælder uanset, om de indgår i AMO som formand eller ej. Ansatte, der fungerer som formand, og som ikke er arbejdsgiverudpeget arbejdsledermedlem i AMO, skal heller ikke uddannes.
Du kan give virksomheden inspiration til den supplerende arbejdsmiljøuddannelse, da det er nyt for virksomheden. Du kan finde inspiration til at tale med virksomheden om den supplerende uddannelse på www.at.dk/amo.
2. Arbejdspladsvurdering
Du skal alene kontrollere arbejdspladsvurderingens overordnede struktur jf. de punkter, der er nævnt nedenfor. Du skal ikke foretage en kvalitetsvurdering af indholdet i de enkelte elementer.
Der er følgende krav til arbejdspladsvurderingen:
- Der skal være gennemført en kortlægning af arbejdsmiljøet, der dækker alle afdelinger/arbejdssteder.
- Hvis kortlægningen har vist, at der er arbejdsmiljøproblemer skal de være vurderet/prioriteret og indført i en handlingsplan med retningslinier for opfølgning.
- Arbejdsmiljøorganisationen/de ansatte skal være inddraget i APV-arbejdet.
- Sygefravær skal være inddraget i arbejdspladsvurderingen
- Arbejdspladsvurderingen skal være skriftlig.
- Arbejdspladsvurderingen skal være tilgængelig for de ansatte.
• Arbejdspladsvurderingen må gerne ligge i elektronisk form, blot den er frit tilgængeligt eller kan udskrives.
• Arbejdspladsvurderingen skal ligeledes være tilgængelig for ansatte, herunder for ansatte inden for bygge- og anlæg og på midlertidige og skiftende arbejdssteder. Kommer de ansatte jævnligt på hjemmeadressen (f.eks. én gang om ugen) eller giver de ansatte udtryk for, at de ved hvor og hvordan de kan rekvirere arbejdspladsvurderingen, hvis de har behov for den, kan du betragte arbejdspladsvurderingen som tilgængelig for den ansatte.
- Der skal være foretaget en revision af arbejdspladsvurderingen senest hver 3. år.
Krav til udarbejdelse af arbejdspladsvurdering på midlertidig og skiftende arbejdssteder, herunder bygge- og anlægsområdet
Alle arbejdsområder skal medtages i forbindelse med udarbejdelse af arbejdspladsvurderingen, herunder også arbejde som foregår uden for p-enhedens adresse. Det skal således vurderes, om der også her er arbejdsmiljøproblemer, der skal håndteres på lige fod med problemerne på den faste arbejdsplads. Det er ikke en pligt, at der, som led i arbejdspladsvurderingen, er udarbejdet arbejdsinstruks for det pågældende arbejde (proces-APV).
Hvis arbejdspladsvurderingen er under revision
Arbejdspladsvurderingen kan være under revision ved tilsynet. I det tilfælde skal du vurdere, hvor længe revision har været i gang.
Afhængig af j- og p-enhedens størrelse kan revisionen tage fra 1 dag til mellem 3 og 6 måneder. Vurderer du, at APV-arbejdet er gået i stå eller har taget længere tid end rimeligt, skal du ikke acceptere arbejdspladsvurderingen.
3. Ulykkesrisiko (hvornår skal du reagere)
Ulykker, anmeldelse og undersøgelse
J-enheden skal anmelde alle arbejdsulykker på p-enheden med 1 eller flere dages fravær ud over tilskadekomstdagen til Arbejdstilsynet.
På det risikobaserede tilsyn skal du undersøge følgende spørgsmål:
- Har der været arbejdsulykker på p-enheden?
• Anmeldte arbejdsulykker på p-enheden vil fremgå af ViVi.
- Har p-enheden anmeldt arbejdsulykkerne?
• Har p-enheden ikke fulgt reglerne for anmeldelse af arbejdsulykker, skal du afgive et påbud jf. § 1 i Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 33, om anmeldelse af arbejdsulykker mv. til Arbejdstilsynet.
Brugsanvisninger til tekniske hjælpemidler
Hvis det er relevant kontrollerer du ved gennemgangen af p-enhedens arbejdsmiljø, om der er brugsanvisninger til CE-mærkede maskiner og trykbærende udstyr.
Der foretages ingen kvalitetsvurdering. Vurderingen baserer sig alene på, om materialet eksisterer.
Forpligtelsen til at udarbejde brugsanvisningen ligger hos producenten/importøren, men det er arbejdsgiveren som skal sørge for, at brugsanvisningen er til stede.
Lovpligtige uddannelser
Hvis der på p-enheden udføres arbejde, der kræver særlig uddannelse kontrollerer du, om de ansatte har gennemført lovpligtig uddannelse. Det drejer sig ex. om uddannelse til truckkørsel, teleskoplæssere, kran- og stilladsarbejde og kedelpasser (kontrolklasse A og B).
De personer, som anvender disse maskiner dvs. både arbejdsgiver og ansatte, skal have gennemgået de lovpligtige uddannelser. Arbejdsgiveren skal dog ikke have stilladsuddannelsen.
Du skal dog være opmærksom på, at Arbejdstilsynet i nogle tilfælde kan give dispensation i forhold til ovenstående. Du kan henvende dig til juristen i dit eget center, hvis du har spørgsmål om dispensation.
Lovpligtige eftersyn
Hvis det er relevant kontrollerer du ved gennemgangen, om p-enhedens hejseredskaber og spil, løfteredskaber, transportredskaber, presser, centrifuger og trykbærende udstyr har gennemgået lovpligtige eftersyn (jf. gældende bekendtgørelser for områderne og leverandørens forskrifter).
Se supplerende retningslinje A-8 for yderligere beskrivelse af tilsyn med trykbærende udstyr.
Se supplerende retningslinje A-10 for yderlig beskrivelse af tilsyn med elevatorer.
4. Det kemiske område
Arbejdspladsbrugsanvisninger for stoffer og materialer
Hvis der anvendes faremærkede stoffer og materialer kontrollerer du, om der foreligger arbejdspladsbrugsanvisninger for disse. Det er alene materialets eksistens, der er relevant for vurderingen. Der foretages altså ingen kvalitetsvurdering.
Det væsentlige er, at p-enheden dokumenterer, at der er styr på brugsanvisninger i forhold til produktionen. Din vurdering af dette afhænger af:
- Virksomhedstype/branchetype
- Type af stof/materiale
- Mængden, der anvendes
- Hvor ofte det anvendes
I brancher som fx kontor og administration, hjemmepleje, daginstitutioner og lignende brancher vil det normalt kun være nødvendigt at fokusere på arbejdspladsbrugsanvisninger, hvis arbejdsmiljøgennemgangen viser, at anvendelse ligger ud over anvendelsen i en normal husholdning, eller hvis der er problemer med anvendelsen af de farlige stoffer og materialer.
For information om arbejdspladsbrugsanvisninger henvises til AT-vejledning C.0.11.
Lovpligtige uddannelser
Hvis der på p-enheden udføres arbejde, der kræver særlig uddannelse kontrollerer du, om de ansatte, der arbejder med epoxy, styren, asfalt, svejsning og skæring og asbest har gennemgået den særlige lovpligtige uddannelse, jf. Bekendtgørelse om arbejde med stoffer og materialer, kræftbekendtgørelsen og asbestbekendtgørelsen.
Både arbejdsgiver og ansatte skal have gennemgået de lovpligtige uddannelser for at udføre arbejdet.
Arbejde med kræftfremkaldende stoffer
Du spørger ved gennemgangen om arbejde med eventuelle kræftfremkaldende stoffer og materialer er anmeldt til eller godkendt af Arbejdstilsynet eller om brugen kræver dispensation, herunder om p-enheden har fået en sådan.
5. Andre områder
Oplæring og instruktion til de ansatte om arbejdsmiljø
Du kontrollerer ved gennemgangen, hvor det er relevant, om de ansatte har fået instruktion i de arbejdsopgaver, som de udfører.
Instruktionen behøver ikke at være skriftlig. Det afgørende er, at ledelsen og AMO/ansatte på overbevisende måde kan gøre rede for, at oplæring og instruktion finder sted.
Eksempler
Arbejde ved en maskine, hvor det er udførelsen af arbejdet, som er uhensigtsmæssigt, eller løft af byrder i uhensigtsmæssige arbejdsstillinger.
Arbejde med mennesker, hvor der er risiko for vold og hvor der mangler instruktion af de ansatte. |