Formål, fakta og definition
Formålet med denne kvalitetsprocedure er, at der sikres koordinering af risikobaseret tilsyn på de landsdækkende virksomheder.
Et vigtigt element i koordineringen af risikobaseret tilsyn på de landsdækkende virksomheder er, at Arbejdstilsynet afholder et møde med ledelsen i den landsdækkende virksomhed.
Det tilsynscenter (j-centret), hvor den landsdækkende jurenhed er beliggende, gennemfører som udgangspunkt mødet. Mødet kan dog afholdes af andre tilsynscentre og i andre steder af landet.
Arbejdsmiljøproblemer kan opstå på tværs af virksomhedens p-enheder, og der kan opnås læring og spredning af løsninger, der kan anvendes bredt i virksomheden. Derfor er det vigtigt, at Arbejdstilsynet får de landsdækkende virksomheder til at arbejde med egne arbejdsmiljøforhold. Samtidig er formålet, at der sikres et ensartet niveau i tilsynet på tværs af den landsdækkende virksomheds p-enheder.
En virksomhed opfylder kriteriet for at være landsdækkende, hvis jurenheden har mindst 25 p-enheder beliggende i andre tilsynscentre end det tilsynscenter, hvor jurenheden er beliggende.
Produktionsenheder, der tilhører landsdækkende virksomheder, er markeret i ATIS. Det fremgår i ViVi, om p-enheden er en del af en landsdækkende virksomhed. Er dette tilfældet, skal denne procedure følges.
Arbejdstilsynet koordinerer de risikobaserede tilsyn på landsdækkende virksomheders p-enheder. Arbejdstilsynet koordinerer ikke andre former for tilsyn på landsdækkende virksomheder.
Koordineringen sker gennem brug af et notat, som de tilsynsførende orienterer sig i forud for besøg på den landsdækkende virksomheds p-enheder. De væsentligste forhold vedrørende virksomhedens egenindsats og eventuelle arbejdsmiljøproblemer vil fremgå af notatet.
Det tilsynscenter, hvor jurenheden er beliggende, benævnes j-centret.
Det er j-centret, alternativt det TC, der er ansvarlig for gennemførelsen af mødet med den juridiske enhed, der er ansvarlig for opdatering af notatet.
TC Øst har den overordnede koordinerende rolle i forhold til de landsdækkende virksomheder. Senere i kvalitetsproceduren beskrives konkret, hvad der ligger i koordineringen.
Der vil være tilfælde, hvor Arbejdstilsynet efter en konkret vurdering beslutter, at det ikke er hensigtsmæssigt at koordinere risikobaseret tilsyn med en virksomhed, selvom den opfylder kriteriet for at være landsdækkende virksomhed. Det kan fx være en virksomhed, hvor p-enhederne tilhører mange forskellige brancher, og det dermed ikke giver mening at koordinere de risikobaserede tilsyn.
Omvendt kan der være tilfælde, hvor Arbejdstilsynet efter en konkret vurdering afviger fra kriteriet, hvis en virksomhed er organiseret med flere jurenheder, og hvor de tilhørende p-enheder har et absolut og åbenlyst sammenfald af branche. Her kan virksomheden koordineres som én landsdækkende virksomhed.
Hvordan koordineres risikobaseret tilsyn af landsdækkende virksomheder?
Udtagelse af virksomheder til risikobaseret tilsyn og gennemførsel af risikobaseret tilsyn på de første p-enheder
Der udtages årligt i 4. kvartal de virksomheder (p-enheder) der skal have risikobaseret tilsyn det følgende kalenderår. De p-enheder der er en del af en landsdækkende virksomhed vil være markeret i ViVi. P-enhederne ringes op 1-4 måneder før tilsynet som alle andre p-enheder, der skal have et risikobaseret tilsyn.
Den landsdækkende virksomheds to første produktionsenheder besøges efter proceduren for ”risikobaseret tilsyn – generelt”.
Den tilsynsførende kan se, at den udtagne p-enhed er en af de to første der skal besøges, hvis der er markering i ViVi af, at p-enheden tilhører en landsdækkende virksomhed, og der samtidig ikke er et notat på jurenheden.
Gennemførsel af møde efter risikobaseret tilsyn på 2 p-enheder
Når der er ført risikobaseret tilsyn med 2 p-enheder tilhørende en landsdækkende juridisk enhed, skal der bookes et møde med jurenhedens ledelse.
Mødet bookes som udgangspunkt af j-centeret, og tidspunktet for mødet vil kunne planlægges i slutningen af det foregående år, når de risikobaserede tilsyn er udtaget og grovplanlagt i kørselssystemet.
TC Øst vil hvert år sørge for, at der bliver udarbejdet en liste over landsdækkende virksomheder, der skal afholdes møde med i løbet af det kommende år.
J-centret, alternativt det TC, der er ansvarlig for gennemførelsen af mødet med den juridiske enhed, skal orientere sig om de to allerede gennemførte risikobaserede tilsyn igennem sagsakterne i ATIS, herunder primært notatet (tidligere benævnt ’hjælpeskema’) og eventuelt ved at ringe til den eller de tilsynsførende, der har gennemført tilsynene.
Der skal deltage en tilsynschef i mødet. Hvis virksomheden samtidig er prioriteret til koordinering som følge af kvalitetsprocedure E-5, skal centerchef og tilsynschef deltage i mødet med jur-enhedens ledelse.
Mødet har til formål at styrke det tværgående arbejdsmiljøarbejde i virksomheden. Mødet kan fx tage udgangspunkt i, hvad der er fundet af arbejdsmiljøproblemer på de risikobaserede tilsyn på de første besøgte p-enheder, og hvad vi vil fokusere på ved de kommende tilsyn.
Mødet anvender den overordnede ramme for dialog som under tilsyn. Dialogen skal styrke læring og spredning af arbejdsmiljøviden i på tværs af virksomhedens p-enheder.
Arbejdstilsynet oplyser på mødet virksomheden om Arbejdstilsynets konstateringskrav. Dette vil i praksis sige, at der oplyses om, at selvom der fastlægges overordnede emneområder for de risikobaserede tilsyn med den landsdækkende virksomheds p-enheder, er det arbejdsmiljøet på den enkelte p-enhed, der afgør, om der skal afgives reaktioner ved besøget.
Der gives ingen frister eller tidsramme for, hvornår de resterende underliggende p-enheder vil modtage risikobaseret tilsyn. Disse tilsynsbesøg vil stadig foregå uanmeldt og kan foregå i hele perioden frem til udgangen af 2019.
Udarbejdelse af notat efter mødet
Der udarbejdes efter mødet med jurenheden et notat, der beskriver arbejdsmiljøet på tværs af virksomhedens produktionsenheder og hvilke emner og arbejdsprocesser, der skal fokuseres på ved de efterfølgende risikobaserede tilsyn med virksomhedens underliggende p-enheder.
- Notatet beskriver ligeledes virksomhedens arbejdsmiljøorganisation og egenindsats.
- Notatet gemmes i ATIS på jurenheden som et internt notat. Det er vigtigt at understrege, at der er tale om et notat med overordnede oplysninger om den pågældende virksomhed.
- Når en tilsynsførende fører risikobaseret tilsyn med en p-enhed i en landsdækkende virksomhed, skal der reageres efter normale procedurer. Så hvis den tilsynsførende konstaterer, at der er en lovovertrædelse, skal der afgives en reaktion uanset, hvilke emneområder der er anført i notatet.
Tilsynsførende orienterer sig løbende i notatet, når efterfølgende p-enheder udtages til risikobaseret tilsyn
Når jurenhedens øvrige p-enheder senere bliver udtaget til risikobaseret tilsyn, kan den tilsynsførende se i ViVi, at der er tale om en p-enhed tilhørende en landsdækkende virksomhed.
Den tilsynsførende skal fremfinde notatet og har pligt til at orientere sig i notatet som led i forberedelsen af det risikobaserede tilsyn. Derigennem styrkes det ensartede niveau i tilsynet med den enkelte landsdækkende virksomheds p-enheder på tværs af tilsynscentrene.
Eventuel opdatering af notatet, hvis ændrede forhold konstateres på risikobaseret tilsyn efter mødets afholdelse
Hvis notatet stadig beskriver et retvisende billede af de tværgående arbejdsmiljøforhold på virksomheden, behøver den tilsynsførende ikke gøre yderligere.
Hvis det derimod har vist sig, at der er nye ting, der bør tilføjes notatet, skal dette gøres. Det er det tilsynscenter der har afholdt mødet med den landsdækkende virksomhed, som har ansvaret for opdatering. Den tilsynsførende, der har udført det senere risikobaserede tilsyn, der har givet anledning til opdateringen, er ofte relevant at inddrage. Efter opdatering af notatet gemmes en ny version på samme sag, som det oprindelige notat.
Denne løsning med opdatering af det oprindelige notat gør, at der kan skabes sammenhæng imellem besøg på p-enheder, som besøges med flere år imellem.
Koordinering i forhold til E-5: kvalitetsprocedure for koordinering af virksomheder med mange arbejdsmiljøproblemer
Det vil ofte være de samme virksomheder, der er omfattet af kvalitetsprocedure E-5 og denne kvalitetsprocedure.
I slutningen af hvert år bliver der udarbejdet lister over virksomheder, der opfylder kriterierne for koordinering i forhold til kvalitetsprocedure E-5, og samtidig vil der blive lavet en liste over landsdækkende virksomheder, der skal afholdes møder med.
De to lister vil blive sammenstillet.
Hvis en virksomhed står på begge lister, kan tilsynscenteret vælge at udføre ét møde med fokus både på de mange arbejdsmiljøproblemer virksomheden har haft (kvalitetsprocedure E-5) samt på koordineringen af de risikobaserede tilsyn på den landsdækkende virksomhed (kvalitetsprocedure A-6).
Det tilsynscenter, der er ansvarlig for at gennemføre mødet med den juridiske enhed i relation til denne kvalitetsprocedure, er samtidig ansvarlig for at gennemføre mødet med den juridiske enhed i relation til kvalitetsprocedure E-5.
På denne måde kan der skabes sammenhæng mellem de to kvalitetsprocedurer, og virksomheden vil ikke opleve, at Arbejdstilsynet booker to møder på virksomheden med kort tid imellem.