Detailtilsyn kontrolbesøg
Detailtilsyn kontrolbesøg
Aktuel for: Tilsynsførende, tilsynssupport og centerjurist
Ikrafttræden: januar 2011
Senest revideret: 1. april 2011
Formål med kontrolbesøg
Arbejdstilsynet gennemfører kontrolbesøg på en p-enhed med det formål at kontrollere, om p-enheden har efterkommet et eller flere tidligere afgivne påbud/afgørelser. Der kan være tale om alle typer af afgørelser, som pålægger virksomheden en handlepligt.
Målet med kontrolbesøget er at få belyst, om p-enheden har efterkommet afgørelserne på tilfredsstillende måde, eller om der er behov for opfølgning i form af nye reaktioner eller en straffesag.
Denne kvalitetsprocedure beskriver den tilsynsførendes, tilsynssupportens og centerjuristens opgaver fra det tidspunkt, hvor den tilsynsførende, evt. efter drøftelse med tilsynschefen eller centerjuristen er nået frem til, at det er nødvendigt at aflægge besøg på p-enheden for at vurdere, om de(t) tidligere afgivne afgørelse er efterkommet. De administrative procedurer forud for kontrolbesøget er beskrevet i kvalitetsprocedure C-2: Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser.
Bemærk, at ved kontrol af visse formelle påbud kan kontrolbesøg undlades, hvis der i stedet foretages en kontrolopringning til virksomheden. Proceduren herfor er nærmere beskrevet i kvalitetsprocedure C-2: Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser.
Generelt om kontrolbesøg
Kontrolbesøg gennemføres som udgangspunkt uanmeldt. Der kan dog undtagelsesvist være situationer, hvor det er hensigtsmæssigt at foretage et anmeldt tilsyn. Det kan være for at sikre, at relevante personer er til stede ved tilsynet. Dette kan fx være tilfældet ved kontrol af, om p-enheden har løst tidligere konstaterede problemer i det psykiske arbejdsmiljø på tilfredsstillende måde. Anmeldte besøg skal som udgangspunkt varsles skriftligt senest 14 dage før besøget.
Kontrolbesøg kan foretages på alle p-enheder, hvor Arbejdstilsynet tidligere har afgivet afgørelser.
På kontrolbesøget kontrolleres primært, om de(t) tidligere afgivne afgørelser er efterkommet. Hvis du som tilsynsførende under tilsynet konstaterer overhængende fare for de ansattes sikkerhed og sundhed i andre arbejdsfunktioner, skal du dog altid afgive strakspåbud og/eller forbud herom.
De supplerende retningslinjer i kvalitetsprocedure C-4: Strakspåbud og forbud ved grove overtrædelser skal følges, og du skal udfylde det tilhørende tjekskema.
Forberedelse af kontrolbesøg
Tilsynssupportens opgaver forud for kontrolbesøget er beskrevet i kvalitetsprocedure C-2: Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser.
Den tilsynsførendes forberedelse af detailtilsyn
Kontrolbesøg skal oprettes som detailtilsyn, kontrol af påbud. Du kan bede tilsynssupporteren om at oprette besøget.
Du skal som udgangspunkt udføre et kontrolbesøg i følgende situationer:
- Når du som tilsynsførende vurderer, at p-enhedens tilbagemelding ikke er fyldestgørende eller tilfredsstillende.
- Når p-enheden ikke har meldt tilbage på forbud eller et strakspåbud, der har udløst en grov overtrædelse.
- Når reaktionen skyldes en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, som har medført en dødsulykke, gennemføres der altid et kontrolbesøg - uanset hvor fyldestgørende virksomhedens tilbagemelding er.
- Når p-enheden ikke har meldt tilbage til Arbejdstilsynet på andre afgørelser inden fristens udløb og efter, at rykkerskrivelse er sendt.
- Ved særlige indsatser, hvis der i indsatsen er planlagt kontrolbesøg i form af stikprøvekontrol.
- Ved konkret skøn fra dig som tilsynsførende, evt. din tilsynschef.
Inden et kontrolbesøg skal du som tilsynsførende nøje orientere dig i de afgørelser, som du skal kontrollere. Hvis der efter afgivelsen af afgørelserne har været korrespondance med virksomheden om afgørelserne, er det også vigtigt, at du kender indholdet af denne. Det kan f.eks. være tilbagemeldinger fra virksomheden, ansøgninger om fristforlængelser el.lign. Du finder de afgivne reaktioner og den relevante korrespondance på tilsynssagen i ATIS.
Du skal sørge for at have en kopi af den/de relevante reaktion(er) og korrespondance med på kontrolbesøget.
Gennemførelse af kontrolbesøg
Indledning af kontrolbesøg
Det første du skal gøre ved kontrolbesøget er at henvende dig til ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten eller evt. andre repræsentanter for de ansatte.
Det er vigtigt, at du i videst muligt omfang får kontakt med begge parter ved tilsynet. Kan du ikke få kontakt med en af parterne, bør du dog gennemføre kontrolbesøget alligevel.
Hvis den ansvarlige ledelse ikke er til stede eller er forhindret i at deltage i tilsynet, skal du gennemføre tilsynsbesøget i samarbejde med en arbejdsleder eller sekundært en anden repræsentant for p-enheden. Du skal herefter sørge for, at den ansvarlige ledelse bliver kontaktet og orienteret om resultatet af tilsynet, når du har afsluttet tilsynet. Orienteringen kan ske telefonisk.
Du skal også kontakte arbejdsmiljøgruppen for det arbejdsområde, som den tidligere afgivne afgørelse vedrører. Du skal anmode om, at arbejdsmiljøgruppen deltager i tilsynet. Er der ikke etableret en arbejdsmiljøorganisation, eller er der ikke krav om etablering af en sådan, foretager du tilsynet med ledelsesrepræsentanterne og så vidt muligt med en repræsentant for de ansatte.
Ved uanmeldte kontrolbesøg skal du udlevere en underretningsblanket ”Arbejdstilsynets besøg i dag” til p-enheden, jf. retssikkerhedsloven, og orientere om blankettens indhold.
Når du kontrollerer forbud eller strakspåbud for grove overtrædelser, kan du vælge at gå direkte ind på p-enheden og opsøge den aktivitet, der skal kontrolleres. Derved får du et reelt billede af forholdene på virksomheden. Herefter kan du udlevere underretningsblanketten ”Arbejdstilsynets besøg i dag”.
Det vil normalt ikke være nødvendigt at holde et indledende møde, da formålet med kontrolbesøget er at kontrollere nøje afgrænsede arbejdsfunktioner, som Arbejdstilsynet tidligere har afgivet reaktion om. Ved kontrol af afgørelser om psykisk arbejdsmiljø vil det dog som hovedregel være en god idé at holde et indledende møde.
Kontrol af, om afgørelserne er efterkommet
Ved kontrolbesøget skal du tage udgangspunkt i de afgørelser, som du skal kontrollere.
Når du kontrollerer, om en afgørelse er efterkommet, er det vigtigt, at du tager udgangspunkt i indholdet af afgørelsen og undersøger de samme forhold, som gav anledning til afgørelsen ved det tidligere besøg.
Hvis der fx er afgivet påbud om tunge løft, bør du undersøge, om der fortsat håndteres de emner, som er beskrevet i påbuddet, om håndteringen stadig sker manuelt, om der fortsat i det væsentlige udføres det samme antal håndteringer med samme varighed og frekvens som tidligere, om arbejdsstedet stadig er indrettet som tidligere, og om virksomheden har gjort noget for at forebygge den fysiske belastning.
Hvis arbejdet ikke udføres præcis på det tidspunkt, hvor du besøger virksomheden, skal du se efter objektivt konstaterbare tegn på, om arbejdet fortsat udføres i virksomheden, fx om der opbevares emner som beskrevet i afgørelsen, om der fortsat ikke er tekniske hjælpemidler på arbejdsstedet, om der i øvrigt er sket ændringer i arbejdsstedets indretning, der har betydning for arbejdsfunktionen. Dine egne iagttagelser skal du søge at få uddybet med oplysninger fra ledelsen og de ansatte.
Du må stille de spørgsmål, som er nødvendige for at klarlægge, om en afgørelse er efterkommet, helt, delvist eller slet ikke. Det betyder, at du må stille spørgsmål til ledelsen og de ansatte, indtil det står klart, at der ikke er gjort noget for at efterkomme afgørelsen. Ved påbud, se nærmere i At-intern instruks nr. 3/2005 om tilsyn, hvor straf kan komme på tale.
Ved kontrol af efterkommelse af rådgivningspåbud skal du udover selve påbuddet også kontrollere rådgivers redegørelse til virksomheden. Hvis der er væsentlige mangler ved redegørelsen, skal TMI underrettes herom. Dette gælder dog ikke ved rådgivningspåbud givet i tilknytning til undersøgelsespåbud om psykisk arbejdsmiljø. Her er redegørelsen sendt til Arbejdstilsynet, se nærmere i At-intern instruks nr. 38/2003 om Arbejdstilsynets håndtering af sager om psykisk arbejdsmiljø.
Under tilsynet kan du benytte det hjælpeskema, der udskrives sammen med rejsekortet, som støtte, når du skal notere ned, hvad der blev oplyst, og hvad du har iagttaget under tilsynet.
Et kontrolbesøg kan få følgende udfald:
Ved kontrol af efterkommelse af påbud, der skal føre til politianmeldelse eller udstedelse af administrative bøder, skal konstatering normalt ske ved selvsyn eller ved oplysninger fra virksomhedens ledelse, under forudsætning af, at disse oplysninger støttes af objektivt konstaterbare forhold i virksomheden. Du kan læse mere om konstateringskravene i At-intern instruks nr. 11/2006.
Eksempel: Arbejdstilsynet har afgivet påbud om forsvarlig anvendelse af en maskine, hvor afskærmningen var fjernet. Ved kontrolbesøget anvendes maskinen ikke, men du ser, at afskærmningen fortsat mangler, og ledelsen oplyser, at der ikke er gjort noget for at etablere en forsvarlig brug af maskinen. Det fremgår af forholdene på p-enheden, at maskinen er et nødvendigt led i produktionen, og at produktionen ikke ville kunne holdes i gang uden maskinen. Fx kan der ligge bearbejdede emner ved maskinen, eller der kan være friske restprodukter fra brugen eller maskinen er tilsluttet el-nettet. Her støttes ledelsens oplysninger af objektivt konstaterbare forhold, og der vil derfor være grundlag for at overgive sagen til centerjuristen til vurdering af, om virksomheden skal have en bøde.
Afslutning af kontrolbesøg
Ved afslutningen af kontrolbesøget skal du orientere repræsentant(er) fra p-enhedens ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten eller repræsentanten for de ansatte om udfaldet af tilsynet.
Hvis du er i tvivl om udfaldet af kontrolbesøget og ønsker at drøfte dette med centerjuristen, skal du efterfølgende give telefonisk besked til p-enheden om resultatet af disse drøftelser.
Du udfylder besøgsrapporten og afleverer den til p-enheden. Hvis du har besluttet at overdrage sagen til centerjuristen til vurdering af, om virksomheden skal have en bøde, skal du skrive dette i besøgsrapporten. Hvis det ikke er muligt at aflevere besøgsrapporten ved tilsynet, skal den sendes eller faxes hurtigst muligt efterfølgende.
Afrapportering af kontrolbesøget i ATIS
Opgaver for den tilsynsførende:
- Virksomheden har efterkommet afgørelsen
- Du opretter et notat på sagen, hvor du kort beskriver, hvordan afgørelsen er efterkommet.
- Herefter giver du tilsynssupporten besked om, at sagen kan lukkes.
- Virksomheden har delvist efterkommet afgørelsen
- Efter evt. drøftelse med centerjuristen, afrapporterer du eventuelle nye påbud, eller påbud i forlængelse af en Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø, efter de sædvanlige retningslinjer herfor.
- Når påbuddene er klar til afsendelse, giver du tilsynssupporten besked herom.
- Virksomheden har ikke gjort noget for at efterkomme påbuddet
- du skal oprette et brev til j-enheden om, at den manglende efterkommelse nu vurderes med henblik på, om virksomheden skal have en bøde. Vælg ”Brev U” og derefter skabelonen ”bødevarsel efter kontrolbesøg”.
- du skal endvidere oprette en ”rapport om manglende efterkommelse”. Når rapporten er journaliseret, oprettes der automatisk en sag om grov overtrædelse, som skal behandles af centerjuristen.
- Du skal give besked til tilsynssupporten, når brevet til virksomheden er klar til afsendelse, og rapport om manglende efterkommelse er færdig.
- Virksomheden har ikke gjort noget for at efterkomme en Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø
- Du afrapporterer eventuelle påbud efter de sædvanlige retningslinjer herfor.
Efter registreringerne i ATIS lægger du besøgsrapporten til indscanning, så tilsynssupporten kan nå at lægge den på sagen senest 3 uger efter besøget.
Opgaver for tilsynssupporten:
- Afgørelsen er efterkommet
- du skal som tilsynssupport lukke fristerne på afgørelsen, når den tilsynsførende har oprettet et notat og har givet besked om, at fristerne kan lukkes.
- Afgørelsen er delvist efterkommet
- du skal sende eventuelle nye påbud.
- du skal lukke fristerne på de tidligere afgivne afgørelser.
- Virksomheden har ikke gjort noget for at efterkomme påbuddet
- du skal sende underretningen til j-enheden om, at sagen vurderes med henblik på, om virksomheden skal have en bøde.
- du skal journalisere rapport om manglende efterkommelse.
- Virksomheden har ikke gjort noget for at efterkomme en Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø
- du skal sende eventuelt påbud.
- du skal lukke fristerne på den tidligere afgivne afgørelse.
Centerjuristens opgaver
Når sag om grov overtrædelse er oprettet, har du som centerjurist ansvaret for at vurdere, om der er grundlag for at give j-enheden en bøde for manglende efterkommelse af påbud. Der henvises til de generelle retningslinjer for behandling af straffesager.
Vurderer du, at sagen på det foreliggende grundlag ikke er egnet til strafferetlig behandling, skal du, evt. i samråd med den ansvarlige tilsynschef, vurdere, om der skal aflægges nyt kontrolbesøg på virksomheden, eller om sagen skal lukkes. Hvis det besluttes, at der ikke skal foretages yderligere, skal du i samarbejde med tilsynssupporten sørge for, at sagen lukkes, således at smiley´en kan blive slukket.
Hvis der indgives tiltaleindstilling eller udstedes en administrativ bøde, har du ansvaret for at følge straffesagen.
Hvis virksomheden bliver dømt eller vedtager en administrativ bøde for manglende efterkommelse af påbud, skal du, når Arbejdstilsynet får besked herom, og når en eventuel ankefrist er udløbet, sørge for, at j-enheden inden 14 dage får et brev, hvori det meddeles, at virksomheden inden 7 dage skal melde tilbage til Arbejdstilsynet om, hvordan påbuddet er efterkommet. Hvis virksomheden ikke sender en tilbagemelding, skal du give tilsynssupporten besked om, at der skal planlægges nyt kontrolbesøg. Det nye kontrolbesøg skal gennemføres hurtigst muligt og udføres efter samme retningslinjer som det første kontrolbesøg.