Detailtilsyn

 

Detailtilsyn generelt

Aktuel for: Tilsynsførende og tilsynssupport
Ikrafttræden: 1. april 2007
Revideret: 1. januar 2012

Formål med detailtilsyn

Arbejdstilsynet gennemfører normalt detailtilsyn på en p-enhed med det formål at undersøge et konkret og afgrænset arbejdsmiljøproblem på en p-enhed. Detailtilsyn anvendes derfor primært til at undersøge mindre eller enkelte dele af arbejdsmiljøet på en p-enhed.  

Generelt om detailtilsyn

Denne procedure gælder for de anledninger til et detailtilsyn, der ikke har relation til arbejdsulykker. Der henvises til særskilt procedurer for detailtilsyn ulykker. 
 
Anledningen til et detailtilsyn kan blandt andet være:
  • Arbejdsulykker
  • Erhvervssygdomme 
  • Klager over arbejdsmiljøproblemer modtaget i Arbejdstilsynet
  • Kontrol af tidligere afgivne reaktioner
  • Tilfældig opdagelse af arbejdsmiljøproblem
  • Særlige indsatsområder
  • Undersøgelse af problemer i det psykiske arbejdsmiljø
Detailtilsyn gennemføres som hovedregel uanmeldt. Der vil dog være situationer, hvor det er hensigtsmæssigt at foretage et anmeldt tilsyn. Det kan være for at sikre, at relevante personer er til stede ved tilsynet. Dette vil fx være tilfældet ved undersøgelse af problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Anmeldte besøg skal som udgangspunkt varsles skriftligt 14 dage inden besøget.
 
Arbejdstilsynet kan som udgangspunkt føre detailtilsyn på alle p-enheder. Dvs. detailtilsyn kan også bruges til at føre tilsyn med selvstændige. Der er dog særlige forhold gældende ved tilsyn på p-enheder, der:
  • har et anerkendt arbejdsmiljøcertifikat . Der henvises til de supplerende retningslinjer for virksomheder, der har et arbejdsmiljøcertifikat.
  • der alene beskæftiger medarbejdere, der hører under arbejdsmiljølovens udvidede område, som omfatter arbejde i arbejdsgivers private husholdning (fx au pair, arbejde der udelukkende udføres af de medlemmer af arbejdsgiverens familie, som hører til dennes husstand) samt egentlig militærtjeneste. 

Ved et detailtilsyn skal du som tilsynsførende altid afgive strakspåbud og/eller forbud, hvis der er overhængende fare for de ansattes sikkerhed og sundhed.

De supplerende retningslinjer for strakspåbud og forbud ved grove overtrædelser skal følges og du skal udfylde det tilhørende tjekskema.

Partsaftaler

Du skal ikke føre detailtilsyn med områder, hvor der er indgået en anerkendt partsaftale mellem arbejdsgiver og arbejdstager - en såkaldt partsaftale. Dette følger af § 72b i Arbejdsmiljøloven. For uddybning om partsaftaler, kan du læse supplerende retningslinjer D4 om aftaler, der begrænser Arbejdstilsynets tilsyn. 

Forberedelse af detailtilsyn

Tilsynssupportens forberedelse af detailtilsyn

Du skal som tilsynssupporter oprette sager vedrørende detailtilsyn.
 
Når du har oprettet sagerne, skal du påføre den tilsynsførende som sagsbehandler på sagen.

Er detailtilsynet anmeldt, skal du sørge for at booke detailtilsynet i den tilsynsførendes kalender. Herefter skal du anmelde tidspunktet for detailtilsynet skriftligt til j-enheden, med kopi til p-enheden.
 
Specielt om klager
Arbejdstilsynet modtager klager over arbejdsmiljøet både skriftligt og telefonisk.
 
Når Arbejdstilsynet modtager klager over arbejdsmiljø, er det din opgave som tilsynssupporter at oprette en sag, hvis der ikke i forvejen er oprettet en sag, når du modtager den fra eksempelvis callcenteret. Når du opretter en sag, bliver der automatisk indsat en 14 dages svarfrist. Der kan være akutte klager, som skal tages samme dag, og der kan være tilfælde, hvor den tilsynsførende kommer med en sag til dig, hvor tilsynet er gennemført, fordi den tilsynsførende kom tilfældigt forbi et sted med arbejdsmiljøproblemer.
 
Hvis der er tale om en klage på baggrund af en anonym henvendelse, og hvor der er mangelfulde oplysninger om klagens indhold, kan du som tilsynssupporter udsætte 14-dages svarfristen for påbegyndelse af behandling af sagen.
 
Når du har oprettet klagesagerne, afleverer du dem til din tilsynschef samme dag, så vidt muligt, eller du sender dem direkte til den tilsynsførende. Proceduren for dette aftales lokalt i dit tilsynscenter.
 
Når tilsynsgrupperne modtager klagesagerne, sker der en fordeling af sagerne mellem de enkelte tilsynsførende.
 
Det er den enkelte tilsynsførende, der vurderer det videre forløb i klagesagen.

Den tilsynsførendes forberedelse af detailtilsyn

Inden et detailtilsyn skal du som tilsynsførende - hvis det er muligt - orientere dig om den p-enhed, hvor du skal på detailtilsyn. Du finder en række informationer om p-enheden i ViVi. Har du behov for en uddybning af tidligere sagsforløb, kan du søge oplysningerne i ATIS.

I nogle tilfælde - fx ved hasteudkald, eller hvis du kommer tilfældigt forbi - vil du ikke have mulighed for at orientere dig om p-enheden inden detailtilsynet. I disse tilfælde vil oprettelse og registrering af sagen i ATIS ske efter tilsynet.
 
Specielt om erhvervssygdomme
Anmeldelserne af erhvervssygdomme foretages hovedsageligt af læger og tandlæger, når de ved undersøgelse af deres patienter får mistanke om, at en lidelse kan være forårsaget af patientens arbejde.
 
Du skal som tilsynsførende vurdere, om der skal oprettes en sag til et detailtilsyn. Vurderingen foretager du ud fra anmeldelsens alvorlighed samt dit generelle kendskab til den relevante branche.
 
Når du som tilsynsførende har vurderet, at der skal oprettes en sag, giver du besked til tilsynssupporten, som herefter opretter sagen i ATIS. Herefter giver tilsynssupporten sagerne til de respektive tilsynsgrupper.

Specielt om kontrol af reaktioner
Din opgave som tilsynsførende er at vurdere p-enhedens tilbagemelding i ATIS. Hvis du vurderer, at afgørelsen ”ikke er løst eller utilstrækkeligt”, opretter ATIS automatisk et detailtilsyn på sagen. Du skal som udgangspunkt foretage et detailtilsyn i følgende situationer: 

  • Når du som tilsynsførende vurderer, at tilbagemeldingen ikke er fyldestgørende, og der derfor er behov for et kontroltilsyn.
  • Når p-enheden ikke har meldt tilbage til Arbejdstilsynet inden fristens udløb og efter at rykkerskrivelse er sendt.
  • Ved særlige indsatser, hvor der er planlagt kontroltilsyn i form af stikprøvekontrol.
  • Ved konkret skøn fra dig som tilsynsførende.
  • Når reaktionen skyldes en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, der har medført en dødsulykke, gennemføres der altid et kontrolbesøg - uanset hvor fyldestgørende virksomhedens tilbagemelding er.

Du skal sørge for at have en kopi af den relevante reaktion med på detailtilsynet. 

Specielt om tilsyn med psykisk arbejdsmiljø
Ved tilsyn med problemer i det psykiske arbejdsmiljø skal du anvende den relevante spørgeguide til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Supplerende kan du anvende den relevante arbejdsmiljøvejviser. Se notat om brugen af spørgeguides samt At-intern instruks nr. 38/2003 om Arbejdstilsynets håndtering af sager om psykisk arbejdsmiljø.

Gennemførelse af detailtilsyn

Indledning af detailtilsyn

Det første, du skal gøre ved detailtilsynet, er at henvende dig til ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte.
 
Det er vigtigt, at du i videst muligt omfang får kontakt med begge parter ved tilsynet. Kan du ikke få kontakt med en af parterne, bør du gennemføre tilsynet alligevel.
 
Hvis den ansvarlige ledelse ikke er til stede eller er forhindret i at deltage i tilsynet, skal du gennemføre tilsynsbesøget i samarbejde med afdelingens arbejdsmiljørepræsentant/arbejdsleder eller sekundært anden repræsentant for p-enheden. Du skal herefter sørge for, at den ansvarlige ledelse bliver kontaktet og orienteret om sagen, når du har afsluttet tilsynet. Orienteringen kan ske telefonisk.

Du skal også kontakte arbejdsmiljøorganisationen/arbejdsmiljøgruppen i den/de afdeling(er)/arbejdsplads(er), hvor problemet - der er anledningen til detailtilsynet - findes. Du skal anmode om, at arbejdsmiljøorganisationen deltager i tilsynet. Er der ikke etableret en arbejdsmiljøorganisation, eller er der ikke krav om etablering af en sådan, foretager du besigtigelsen med ledelsesrepræsentanterne og så vidt muligt med en repræsentant for de ansatte.
 
Hvis tilsynet er uanmeldt, skal du udlevere en underretningsblanket til p-enheden jf. retssikkerhedsloven og orienterer om blankettens indhold.
 
På offentlige p-enheder skal du ikke udlevere underretningsblanketten. Er du i tvivl om, hvorvidt p-enheden er offentlig eller ej, udleverer du blanketten.
 
Ved akutte situationer, hvor du skal reagere straks på et problem, kan du udføre underretning af p-enheden på et senere tidspunkt i forløbet.
 
Når du kontrollerer forbud eller strakspåbud for grove overtrædelser, kan du vælge at gå direkte ind på p-enheden og opsøge den aktivitet, der skal kontrolleres. Derved har p-enheden ikke mulighed for at nå at ændre eventuelle ulovlige forhold. Herefter kan du udlevere underretningsblanketten.
 
Ved tilsynets start skal du vurdere, om der skal holdes et kort indledende møde med ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte. Beslutningen afhænger typisk af p-enhedens størrelse, hvilke personer der er til stede samt anledningen til detailtilsynet. Ved undersøgelse af problemer i det psykiske arbejdsmiljø vil det som hovedregel være en god idé at holde et indledende møde. Til at afdække det psykiske arbejdsmiljø skal du anvende den relevante spørgeguide til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Supplerende kan du anvende den relevante arbejdsmiljøvejviser. 

Gennemgang af p-enhedens arbejdsmiljø

I gennemgangen af p-enhedens arbejdsmiljø, skal du tage udgangspunkt i de problemer, der er anledning til detailtilsynet. Din opgave er at vurdere om der er tale om arbejdsmiljøproblemer, hvor Arbejdstilsynet skal afgive reaktioner.
 
Hvis du i forbindelse med gennemgangen af p-enheden konstaterer arbejdsmiljøproblemer på andre områder end det, der er anledningen til detailtilsynet, skal du også reagere på disse.
 
Hvis du konstaterer mangler ved et anvendt teknisk CE-mærket hjælpemiddel, der var til stede, da det blev leveret, skal der udarbejdes en leverandørindberetning. Dette er ligeledes tilfældet, hvis du konstaterer formelle mangler ved det tekniske hjælpemiddel.
 
Anonymitet ved behandling af klager og erhvervssygdomme
Når du som tilsynsførende skal undersøge en erhvervssygdom eller en klage over arbejdsmiljøet, skal du tage hensyn til den skadelidte/eller klagerens anonymitet.
 
For at sikre anonymitet for den skadelidte/klageren må du hverken direkte eller ved din adfærd tilkendegive, at der ligger en anmeldelse eller en klage til grund for tilsynet på virksomheden. Dette kan betyde, at du ved tilsynet skal undersøge forhold, som ikke nødvendigvis er omfattet af anmeldelsen eller klagen. Dette skal du gøre for at sløre årsagen til tilsynet.
 
Hvis du ved tilsynet bliver spurgt om anledningen til detailtilsynet, kan du svare, at du har tavshedspligt og ikke må oplyse den konkrete årsag til tilsynet.
 
Specielt om erhvervssygdomme
Ved undersøgelse af en erhvervssygdom kan det ofte være vanskeligt for dig at identificere arbejdsstedet/arbejdsprocessen. Dette kan skyldes:
  • At årsagen til skaden kan ligge i tidligere ansættelsesforhold hos en anden virksomhed.
  • At det forhold eller arbejdsmiljøproblem, der forårsagede lidelsen, kan være blevet ændret eller forbedret.
  • At erhvervssygdomme i sig selv kan være så komplekse, at skadelidtes lidelser kan skyldes en kombination af flere faktorer over længere tids påvirkning.

Et eksempel kan være udsættelsen for psykiske belastninger, ergonomiske belastninger, kemiske belastninger eller en kombination af disse.
 
Ved undersøgelse af erhvervssygdomme skal du opsamle så mange data som muligt til opklaring af årsagen til den skadelidtes lidelser.

Specielt om tilsyn med psykisk arbejdsmiljø
Ved detailtilsyn med psykisk arbejdsmiljø vil der være behov for at kontakte medarbejdere under gennemgangen. Formålet med disse samtaler er at få be- eller afkræftet indhentede oplysninger om det psykiske arbejdsmiljø fra det indledende møde eller anden dialog med ledelse og medarbejderrepræsentanter. Der kan særligt være behov for at kontakte medarbejdere, når de indhentede oplysninger kun kommer fra ledelsen, er uforholdsmæssigt positive, eller når eventuelle problemer i det psykiske arbejdsmiljø individualiseres, dvs. gøres til den enkeltes problem.

Du kan også anvende en af de øvrige metoder til afdækning af det psykiske arbejdsmiljø, fx gruppesamtale og jobobservation. Du kan aftale, at du kommer tilbage en anden dag og gennemfører fx gruppesamtale eller jobobservation. Du kan læse en nærmere beskrivelse af disse metoder i bilaget til At-intern instruks nr. 38/2003 om Arbejdstilsynets håndtering af sager om psykisk arbejdsmiljø: Datakilder og dataindsamlingsmetoder i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø. Du kan læse en nærmere instruktion i brugen af metoderne i selve instruksen.

Udfaldet af detailtilsyn

Konstaterer du arbejdsmiljøproblemer på p-enheden har du følgende reaktionsmuligheder:

  • Forbud og strakspåbud (De supplerende retningslinjer for strakspåbud og forbud ved grove overtrædelser skal følges og du skal udfylde det tilhørende tjekskema).
  • Påbud med frist
  • Rådgivningspåbud
  • Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø
  • Vejledning

For uddybning af Arbejdstilsynets reaktionsformer se de supplerende retningslinjer for reaktioner til virksomheden. For de særlige procedurer for reaktioner om psykisk arbejdsmiljø, herunder afgørelse om psykisk arbejdsmiljø, se At-intern instruks nr. 38/2003 om Arbejdstilsynets håndtering af sager om psykisk arbejdsmiljø. 
 
Hvis du finder anledning til at reagere med påbud med frist eller afgørelse om psykisk arbejdsmiljø, skal du foretage høring af p-enheden. Se supplerende retningslinjer om høring og besøgsrapport.

Afslutning af detailtilsyn

Efter detailtilsynet skal du orientere repræsentanten(er) fra p-enhedens ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten(r) / repræsentanten(r) for de ansatte om udfaldet af detailtilsynet.
 
Hvis du er i tvivl om en afgørelse og ønsker at vende problematikken med en kollega, skal du efterfølgende ringe besked til p-enheden, om du fremsender en afgørelse på området eller ej.
 
Hvis du træffer en afgørelse, skal du orientere p-enheden om, at den skal melde tilbage til Arbejdstilsynet om, hvordan problemet er løst. Tilbagemeldingen skal ske inden udløbet af fristen for tilbagemelding.
 
Du skal oplyse p-enheden om, hvilken smiley den får på Arbejdstilsynets hjemmeside, jf. de supplerende retningslinjer for smiley. Du skal være opmærksom på, at p-enheden kan have en smiley fra et andet tilsyn, der stadig gælder.
 
Du udfylder besøgsrapporten og afleverer den til p-enheden. Se de supplerende retningslinjer for høring og besøgsrapport.  Er besøgsrapporten ikke blevet afleveret ved tilsynet, skal den sendes eller faxes efterfølgende.

Virksomheden ønsker at klage

Du skal nævne det i afgørelsen i vejledningsafsnittet, hvis p-enheden under besøget giver udtryk for at ville klage over en afgørelse eller AT, og hvad virksomheden skal gøre i den anledning. (indsæt link til navigationsseddel 9.13 til 9.17)

Videregivelse af oplysninger til anden myndighed

Hvis du som tilsynsførende bliver opmærksom på forhold, der giver anledning til mistanke om overtrædelse af andre regler end dem Arbejdstilsynet fører tilsyn med, fx udlændingelovgivningen, fødevarelovgivningen eller skattereglerne, skal du tage kontakt til en centerjurist i dit tilsynscenter og forklare, hvad der er konstateret. Centerjuristen skal herefter videregive oplysningerne til den relevante myndighed. Dette følger af de almindelige principper om myndighedssamarbejde.

Afrapportering af detailtilsynet i ATIS

Opgaver for den tilsynsførende

Du skal som tilsynsførende registrere følgende i ATIS:

  • Hvem du talte med på p-enheden.
  • Dit tidsforbrug på tilsynet.
  • De arbejdsmiljøproblemer, du fandt, samt reaktioner.

Når du er færdig med at afrapportere, vælges ”ja” i feltet ’Besøg afrapporteret’, og du gemmer registreringen. 

Efter registreringen lægger du besøgsrapporten samt eventuelle andre skemaer til indscanning, så tilsynssupporten kan nå at lægge den på sagen senest 3 uger efter besøget. Evt. tjekskema ved strakspåbud og forbud for grove overtrædelser skal du registrere i ATIS.

Opgaver for tilsynssupporten

Du vil som tilsynssupport automatisk få besked - via ” TG Opgaveoverblik” - om, at brevet er klar til afsendelse, hvis den tilsynsførende træffer afgørelser på en sag. 

Hvis der ikke skal foretages høring, vil brevet, inkl. alle reaktioner, automatisk blive journaliseret. Breve til offentlige j-enheder sendes som e-mail.
 
Hvis der skal foretages skriftlig høring på en afgørelse, vil afgørelsen ikke blive journaliseret. Hvis der er flere reaktioner på sagen, bliver disse automatisk journaliseret ved afsendelsen. Den afgørelse, der er i udkast grundet høringen, vil automatisk blive journaliseret ved afsendelse af afgørelse uden indsigelse.
 
Du skal sende brevet til virksomhedens j-enhed.

Ved alle tilsyn scannes besøgsrapporten ind, så den ligger på sagen senest 3 uger efter besøget.