At-vejledning om arbejdsmiljøcertifikat

4. Opfyldelse af krav til egenindsats ifølge lov om arbejdsmiljøcertifikat

Her følger eksempler på, hvordan kravene til egenindsatsen kan opfyldes. Generelt gælder det, at der er fastsat krav om metoder og ikke om indhold. Hvor ambitiøs en virksomhed ønsker at være med hensyn til indholdet, er derfor i høj grad op til den enkelte virksomhed og dens ansatte.

Eksemplerne afspejler forskellige typer af virksomheder med hensyn til størrelse og branche.

4.1. Arbejdsmiljøpolitik

Virksomheden skal på skrift beskrive arbejdsmiljøarbejdet. Beskrivelsen skal indeholde en bredt formuleret principerklæring fra ledelsen om vigtigheden af arbejdsmiljøet, og den skal angive klare grundlæggende mål. Den øverste ledelses, ledelsesstabens, de ansattes og sikkerhedsorganisationens grundlæggende pligter og opgaver om arbejdsmiljøindsatsen skal være beskrevet.

En arbejdsmiljøpolitik kan for virksomheder uden pligt til at etablere sikkerhedsudvalg være begrænset til en skriftlig principerklæring om arbejdsmiljøet og en beskrivelse af mål for arbejdsmiljøarbejdet.

Politikken skal:

• Indeholde ledelsens overordnede principerklæring. Målsætningen skal være bredt formuleret, og principperne for arbejdsmiljøarbejdet skal fremgå klart.
• Indeholde klare grundlæggende mål. Politikken skal angive klare grundlæggende mål for, hvordan man vil realisere principerklæringerne, som skal være dækkende for hele arbejdsmiljøpolitikken.
• Tilkendegive pligter og opgaver vedrørende arbejdsmiljøindsatsen. Politikken skal indeholde en beskrivelse af fordelingen af de grundlæggende pligter og opgaver mellem den øverste ledelse, ledelsesstaben, de ansatte og sikkerhedsorganisationen.

På virksomheder uden sikkerhedsudvalg er der ikke krav om at beskrive pligter og opgaver vedrørende arbejdsmiljøindsatsen.

I det følgende gives en række eksempler på en arbejdsmiljøpolitik, der lever op til kravene for certifikat opnået gennem inspektion.

Eksempel A:
Andersens Maskinfabrik, der beskæftiger 75 ansatte, har udarbejdet en arbejdsmiljøpolitik, hvoraf det fremgår, at virksomheden vedvarende vil arbejde for at sikkerhed, sundhed og trivsel prioriteres højt, og at arbejdsmiljøet er en integreret del af virksomhedens øvrige forretningsgange (principerklæring). Virksomheden har som mål, at antallet af ulykker skal halveres over en periode på fem år, og at alle andre arbejdsmiljørisici skal fjernes.

For at gennemføre dette, vil virksomhedens sikkerhedsorganisation rutinemæssigt (ved månedlige sikkerhedsinspektioner og indberetning af ulykker og ulykkesrisici) holde øje med ulykkesrisikoen på virksomheden. I forbindelse med interne transportopgaver vil virksomheden gennemføre et projekt, der skal søge at forbedre arbejdsgangene på virksomheden, så ulykkesrisikoen ved intern transport nedbringes.

Endvidere har virksomheden besluttet, at der i forbindelse med alle nye ordrer, indkøb af nye maskiner og andre forhold, der kan have betydning for arbejdsmiljøet, skal udarbejdes en vurdering af risici for nedslidning, uheldige kemiske påvirkninger mv. Vurderingerne skal være foretaget senest 14 dage efter, at ordren er indgået.

Det fremgår af politikken, at det er Andersen selv, der en gang årligt skal sikre, at der sker en fremgang med de iværksatte aktiviteter i forbindelse med politikken. Produktionschefen skal i samarbejde med sikkerhedsorganisationen sikre, at projektet om arbejdsgangene gennemføres inden for et år. Sikkerhedsorganisationen skal sikre, at der gennemføres månedlige sikkerhedsinspektioner.

Eksempel B:
Et plejehjem i Bykøbing, der har 17 ansatte, ønsker at opnå certifikat og har derfor udarbejdet en arbejdsmiljøpolitik for institutionen, der lever op til kommunens generelle intentioner om at reducere gennemstrømningen af personale. Plejehjemmet har i den forbindelse vedtaget at arbejde med arbejdsmiljøet i virksomheden, så at gennemstrømningen af personale på plejehjemmet kan reduceres.

For nærmere at kunne vurdere årsagen til gennemstrømningen af personale får de ansatte mulighed for anonymt at indrapportere årsager til eventuelt sygefravær. Samtidig vil plejehjemmet afholde fratrædelsessamtaler. Plejehjemmet vil endvidere kulegrave de løftesituationer, der optræder i forbindelse med plejearbejdet, for at vurdere, om der er behov for, at belastningerne reduceres.

Eksempel C:
Dagligvarebutikken "Din Købmand" , der har 14 ansatte, ønsker at opnå et certifikat. Virksomheden har ikke nævneværdige problemer, men vil løbende sørge for, at arbejdsmiljøet har høj prioritet i butikken.

For at opfylde intentionerne vil virksomheden halvårligt - i forbindelse med gennemgangen af arbejdsmiljøet - drøfte, hvorledes arbejdsmiljøforholdene kan forbedres.

4.2. Formanden for sikkerhedsorganisationen

For at opnå arbejdsmiljøcertifikat skal et medlem af virksomhedens øverste ledelse være formand for hovedsikkerhedsudvalget/sikkerhedsudvalget, og et medlem af den nærmeste øverste ledelse skal være formand for de respektive underudvalg. I meget store virksomheder og kommuner kan der være op til fire niveauer i sikkerhedsorganisationen. Hvis en virksomhed vælger kun at opnå certifikat for en eller flere produktionsenheder, skal virksomhedens sikkerhedsorganisation alligevel på alle niveauer være ledet af et medlem af den øverste ledelse på det øverste niveau og et medlem af den nærmeste øverste ledelse på de underliggende niveauer.

Formålet med kravet er, at spørgsmål om sikkerhed og sundhed skal behandles på ledelsesniveau, og at sikkerhedsudvalgene skal have den nødvendige økonomiske kompetence. Det er også et signal om ledelsens prioritering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet. På den måde bliver arbejdsmiljø prioriteret på samme niveau som fx arbejdet i samarbejdsudvalgene.

I det følgende gives eksempler på sikkerhedsorganisationer, der lever op til kravene om at opnå arbejdsmiljøcertifikat.

Eksempel A:
Anderens Maskinfabrik har 75 ansatte og seks sikkerhedsgrupper, en for hvert arbejdslederområde. Der er nedsat et sikkerhedsudvalg med fem medlemmer, der koordinerer virksomhedens sikkerheds- og sundhedsarbejde. Andersen er formand for sikkerhedsudvalget.

Eksempel B:
Bykøbing Kommune har besluttet at opnå certifikat på et af deres plejehjem. Kommunen har tre niveauer i sikkerhedsorganisationen. Et hovedsikkerheds- udvalg for hele kommunen og 35 sikkerhedsudvalg, hvoraf det ene dækker plejesektoren.

Plejehjemmet har 17 ansatte og to sikkerhedsgrupper. Plejehjemmet er tilknyttet det sikkerhedsudvalg, der dækker hele plejesektoren. Formanden for sikkerhedsudvalget er kommunens administrationschef for plejesektoren. Sikkerhedsudvalget refererer til kommunens hovedsikkerhedsudvalg. Formanden for hovedsikkerhedsudvalget er borgmesteren. For kommunens øvrige sikkerhedsudvalg, som ikke dækker produktionsenheder med arbejdsmiljøcertifikat, er der ikke pligt til, at et medlem af den nærmeste øverste ledelse skal være formand, men alene et krav om, at formanden skal være tildelt den nødvendige kompetence.

Eksempel C:
Dagligvarebutikken "Din Købmand" har 14 ansatte og har derfor ikke pligt til at etablere et sikkerhedsudvalg. Derfor er butikken ikke omfattet af kravet om, at formanden for sikkerhedsudvalget skal være et medlem af den øverste ledelse.

4.3. Retningslinjer for oplæring og instruktion

Virksomheden eller produktionsenheden skal have retningslinjer for, hvordan ansatte oplæres og instrueres i forbindelse med:

• Ansættelse
• Forflyttelse eller ændring af arbejdsopgaver
• Indførelse eller ændring af arbejdsudstyr
• Indførelse af ny teknologi.

Ifølge arbejdsmiljøloven skal der være retningslinjer for oplæring og instruktion. På virksomheder, der har pligt til at etablere sikkerhedsudvalg, gælder det, at retningslinjerne skal være skriftlige, hvis man vil opnå arbejdsmiljøcertifikat.

For øvrige virksomheder gælder de almindelige regler for oplæring og instruktion.

I det følgende gives eksempler på oplæring og instruktion, der lever op til kravene om at opnå arbejdsmiljøcertifikat.

Eksempel A:
På Andersens Maskinfabrik er der udarbejdet skriftlige retningslinjer for oplæring og instruktion.

I forbindelse med ansættelser har virksomheden udarbejdet et velkomstbrev, der bl.a. fortæller om virksomhedens arbejdsmiljøpolitik, APV-arbejde mv. En af de ansatte bliver kontaktperson for den nyansatte og fortæller om maskinpark og de retningslinjer for intern transport, der er aftalt på virksomheden.

Ellers har virksomheden sidemandsoplæring ved overførsel til nye opgaver, ligesom det er de enkelte værkførere, der er ansvarlige for at orientere om farer ved maskinerne.

Virksomheden har ud over den almindelige brug af maskiner indført, at der ved alle nyanskaffelser skal ske en oplæring, som sikrer, at maskinerne bruges energi- og sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Det gælder både for arbejdsudstyr og i forbindelse med indførelse af ny teknologi.

Eksempel B:
På plejehjemmet i Bykøbing har ledelsen og de ansatte - for at sikre en forsvarlig instruktion af nyansatte og medarbejdere i nye jobfunktioner - aftalt, at der på hvert arbejdsområde udarbejdes skriftlige checklister for instruktionen. Checklisterne sikrer, at instruktionerne gennemføres. På hvert arbejdsområde er der udpeget en ansvarlig medarbejder, som skal gennemføre instruktionen.

Ved indførelse af ny teknologi bruges ressourceperson-modellen, således at der ved indkøb af ny teknologi altid skal uddannes en ressourceperson i teknologiens brug. Ressourcepersonen står for oplæring af kolleger.

På den måde er alle fire punkter opfyldt.

Eksempel C:
Dagligvarebutikken "Din Købmand" har 14 ansatte. Ved nyansættelser af elever og andet personale har butikken valgt den politik, at alle i butikken på sigt skal kunne varetage alle arbejdsfunktioner. Butikschefen byder den nyansatte velkommen og viser rundt i butikken. Herefter udpeges en af de rutinerede medarbejdere til vejleder for den nyansatte. Denne person sørger både for den arbejdsmæssige og for den arbejdsmiljømæssige instruktion af de nyansatte.

Ved indførelse af ny teknologi drøfter sikkerhedsorganisationen behovet for instruktion.

På den måde er alle fire punkter opfyldt.

4.4. Retningslinjer for inddragelse af arbejdsmiljøhensyn i planlægningen

Virksomheden skal identificere de funktioner, hvor det er særligt væsentligt for arbejdsmiljøet at planlægge og sætte aktiviteter i gang. Hvor det er relevant for at sikre arbejdsmiljøet, skal der laves skriftlige procedurer for, hvordan man vil inddrage arbejdsmiljøhensyn i planlægningen. Procedurerne skal indeholde beskrivelser af, hvordan sikkerhedsorganisationen inddrages, og hvordan man så tidligt som muligt inddrager arbejdsmiljøforhold ved indkøb, projektering eller ændring af arbejdsprocesser mv.

I det følgende gives eksempler på retningslinjer for, hvordan arbejdsmiljøhensyn inddrages i planlægningen, så kravene til at opnå arbejdsmiljøcertifikat overholdes.

Eksempel A:
Andersens Maskinfabrik har nedskrevet faste procedurer for at inddrage sikkerhedsorganisationen i forbindelse med planlægningsarbejdet i virksomheden.

Ved indkøb, projektering af ombygning/nybyggeri samt omlægninger i produktionen nedsættes en planlægningsgruppe bestående af den relevante sikkerhedsrepræsentant, arbejdsleder samt rådgivende konsulenter. Andersen selv er formand for planlægningsgruppen. I forbindelse med ombygning/nybyggeri og større indkøb af fx nye produktionsmaskiner, inddrages BST for uvildig rådgivning i forhold til arbejdsmiljøforhold.

Andersens Maskinfabrik har til tider store tilgange af ordrer. Det betyder, at der i spidsbelastninger flyttes personale mellem afdelingerne, og at der arbejdes i skift. I disse tilfælde nedsættes tillige et planlægningsudvalg bestående af medlemmer fra sikkerhedsorganisationen med Andersen som formand. Planlægningsudvalget skal koordinere omlægningerne i arbejdsgange samt påse, at skifteholdsarbejdet generelt samt for den enkelte ikke bliver belastende.

Eksempel B:
På plejehjemmet i Bykøbing har de to sikkerhedsgrupper samt plejehjemslederen udformet faste procedurer for at inddrage sikkerhedsorganisationen i forbindelse med planlægningsarbejdet på institutionen.

Ved indkøb, projektering af ombygning/nybyggeri samt omlægninger i produktionen nedsættes et planlægningsudvalg bestående af plejehjemslederen samt de to sikkerhedsgrupper.

Der sker forholdsvis ofte omlægninger i arbejdsgangene, idet der i hjemmeplejen regelmæssigt kommer nye klienter, der skal plejes i deres hjem. Der er således en nedskrevet procedure for, at ved nye klienter i eget hjem skal hjemmet gennemgås arbejdsmiljømæssigt af arbejdslederen og sikkerhedsrepræsentanten, inden arbejdet i hjemmet påbegyndes.

Eksempel C:
I dagligvarebutikken "Din Købmand" har købmanden og sikkerhedsrepræsentanten aftalt, at der ved indkøb, projektering af ombygning/nybyggeri samt omlægninger i arbejdsgange altid afholdes et møde for at klarlægge tiltagenes eventuelle påvirkninger af arbejdsmiljøet.

4.5. Ulykkesundersøgelser og -forebyggelse

Anmeldepligtige arbejdsulykker skal være anmeldt og undersøgt i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningens krav.

Virksomheden skal også sikre, at eventuelle tilløb til arbejdsulykker undersøges.

Der skal være fastlagt retningslinjer for:

• Undersøgelser af arbejdsulykker og tilløb til arbejdsulykker
• Iværksættelse af forebyggende foranstaltninger mod gentagelse af arbejdsulykker og tilløb til arbejdsulykker
• Inddragelse af sikkerhedsorganisationen eller de ansatte på virksomheder uden sikkerhedsorganisation.

På virksomheder med sikkerhedsudvalg skal retningslinjerne være skriftlige.

I det følgende gives eksempler på ulykkesundersøgelser og -forebyggelse, der lever op til kravene om at opnå arbejdsmiljøcertifikat.

Eksempel A:
Andersens Maskinfabrik har i sin arbejdsmiljøpolitik opstillet mål for at nedbringe antallet af arbejdsulykker. Derfor har Andersen selv taget ulykkesundersøgelser og -forebyggelse op som hovedindsatsen på arbejdsmiljøområdet, og der er blevet udarbejdet skriftlige retningslinjer herfor. Sikkerhedsrepræsentanten og arbejdslederen har nedsat en arbejdsgruppe med fire kolleger og har gennemgået materialesamlingen "Nul Arbejdsulykker" (www.arbejdsulykker.dk).

Ud fra materialet har arbejdsgruppen valgt en metode under overskriften "Medarbejderinvolvering" . Metoden er valgt, da man ønsker at ændre opfattelsen af arbejdsulykker hos kollegerne i virksomheden, der har været præget af en kultur, hvor arbejdsulykker blev set som "noget, der bare sker".

Ved arbejdsulykker og tilløb til ulykker analyseres hændelsen til bunds af arbejdslederen og sikkerhedsrepræsentanten. Antal, art og årsager til ulykker samt tilløb til ulykker registreres. Der laves hvert halve år status over antallet af ulykker, og der foretages statistisk bearbejdning.

Virksomheden er endvidere blevet opdelt i ulykkeszoner, hvor de ansatte er opdelt i grupper efter arbejdsteams. Hvert kvartal placeres reviderede oversigter over ulykkessituationen på personalets opslagstavle med både totale tal og udspecificerede tal for ulykker og tilløb til ulykker.

For at øge motivationen for projektet yderligere er der udskrevet en konkurrence om "Nul Arbejdsulykker", hvor hver gruppe får point ud fra gode forebyggelsesråd samt resultaterne af deres arbejde. Gruppen med flest point belønnes en gang om året med en frokost for vel udført arbejde.

Eksempel B:
På plejehjemmet i Bykøbing har man besluttet at bruge Arbejdstilsynets ulykkesanalyseværktøj, der er pc-baseret, til analyse af arbejdsulykker. Sker der en arbejdsulykke, gennemgår plejehjemslederen og sikkerhedsrepræsentanten i fællesskab de opstillede spørgsmål i analyseværktøjet. årsagssammenhængen forud for ulykken klarlægges, og tiltag til at forhindre gentagelser iværksættes.

Der er desuden på det ugentlige personalemøde kommet et punkt på dagsordenen, der hedder tilløb til ulykker/uønsket hændelse. Her beskriver de ansatte eventuelle situationer, der kunne være gået galt. Sikkerhedsrepræsentanten og plejehjemslederen noterer det oplyste og iværksætter tiltag for at forhindre situationerne. Dette har bl.a. medført, at der ved ældre, der er rapporteret dårligere, altid er to plejere til stede for at afbøde eventuelle fald.

Eksempel C:
I dagligvarebutikken "Din Købmand" er det aftalt, at butikschefen og sikkerhedsrepræsentanten i fællesskab gennemfører undersøgelse af ulykker. Ved undersøgelsen benytter de spørgsmålene på bagsiden af Arbejdstilsynets blanket til anmeldelse af ulykker. årsagssammenhængen klarlægges, og tiltag iværksættes.

På det ugentlige personalemøde er der et fast punkt om arbejdsmiljøforhold, herunder eventuelle tilløb til ulykker. Hensigten med punktet er at få tilløb til ulykker frem i lyset. Såfremt der rapporteres tilløb til ulykker, klarlægges situationen, og tiltag iværksættes.

4.6. Gennemgang af arbejdsmiljøet

Virksomheden skal gennemføre interne gennemgange af arbejdsmiljøet på virksomheden minimum to gange om året. Her skal det kontrolleres, at de ansatte og fremmede håndværkere overholder lovgivning og vedtagne retningslinjer. Hvis man konstaterer brud på lovgivning eller retningslinjer, skal man sikre sig, at det ikke sker igen.

Virksomheden skal have skriftlige retningslinjer for gennemgangene af arbejdsmiljøet. Her skal det fremgå, hvem der deltager, og hvor hyppigt der skal foretages arbejdsmiljøgennemgange.

Sikkerhedsorganisationen skal på de virksomheder, som ifølge arbejdsmiljøloven skal have en sikkerhedsorganisation, deltage i gennemgangen.

I det følgende gives eksempler på gennemgange af arbejdsmiljøet, der lever op til kravene om at opnå arbejdsmiljøcertifikat.

Eksempel A:
Andersens Maskinfabrik har udarbejdet retningslinjer for gennemgang af arbejdsmiljøet. Heraf fremgår det, at sikkerhedsorganisationen en gang om måneden skal gennemgå virksomheden for at sikre, at lovkravene er overholdt. Det fremgår også, at man skal kontrollere, at alle retningslinjer for sikkerhed på virksomheden bliver fulgt af såvel egne ansatte som fremmede håndværkere.

Det er Andersen, som er formand for sikkerhedsudvalget, og han sørger for at indkalde til og følge op på gennemgangene.

Eksempel B:
På plejehjemmet i Bykøbing foretager plejehjemslederen og sikkerhedsrepræsentanten en gennemgang af arbejdsmiljøet hvert halve år, hvilket fremgår af de skriftlige retningslinjer. Da døgnrytmen har indflydelse på de forskellige arbejdssituationer på plejehjemmet, starter gennemgangene på forskellige tidspunkter, der er beskrevet i et skema. Før gennemgangen gennemgås arbejdspladsvurderingen for at følge op på de forskellige problemer og løsninger.

Eksempel C:
I dagligvarebutikken "Din Købmand" foretager butikschefen og sikkerhedsrepræsentanten gennemgang af arbejdsmiljøet i butikken, hvilket fremgår af de skriftlige retningslinjer. Gennemgangen foretages på planlagte tidspunkter hvert kvartal efter et fastlagt skema. Dette sikrer, at de forskellige arbejdssituationer bliver besigtiget, og at der kan følges op på både produktions- og arbejdsmiljømæssige problemer.

4.7. Retningslinjer for information om arbejdsmiljøforhold

Virksomheden skal, hvor det er relevant, udarbejde retningslinjer for information om arbejdsmiljøkrav over for fremmede virksomheder, der arbejder på virksomhedens område.

Disse retningslinjer skal gælde, hvis:

• Virksomheden har andre virksomheder arbejdende på sit område mindst en gang om måneden.
• Virksomhedens arbejdsmiljøforhold udgør en fare for de ansatte fra de fremmede virksomheder.

I det følgende gives eksempler på arbejdsmiljøkrav til fremmede virksomheder, der lever op til kravene om at opnå arbejdsmiljøcertifikat.

Eksempel A:
Andersens Maskinfabrik har jævnligt besøg af fremmede håndværkere, montører mv. Besøgene kan omhandle alt fra korte reparationer til længerevarende reparationer og opsætning af maskiner. Andersens Maskinfabrik har for at informere de fremmede virksomheder udarbejdet en letoverskuelig folder, der udleveres til alle fremmede virksomheder, der arbejder på virksomhedens område. Arbejdslederen i den afdeling, hvor arbejdet skal foregå, har ansvaret for at informere den fremmede virksomhed om indholdet af folderen og alle relevante forhold, hvor der kan tænkes at opstå berøringer mellem arbejdsprocesser. Herunder, hvor der kan tænkes at opstå arbejdsmiljømæssige problemer. Det er typisk information om fx interne transportveje og krav om brug af høreværn, hvilket fremgår af de skriftlige retningslinjer.

Der er desuden iværksat en procedure for, at der ved ombygning, opstilling af nye maskiner mv., hvor ansatte fra en fremmed virksomhed opholder sig i længere tid på virksomheden, afholdes et opstartsmøde mellem hjemmevirksomheden og den fremmede virksomhed for at aftale spilleregler for processen.

Eksempel B:
Plejehjemmet i Bykøbing har kun meget sjældent behov for at bestille håndværkere til småreparationer. Det er dog sådan, at enkelte beboere kan optræde voldeligt, når de udsættes for bestemte forhold. Plejehjemslederen orienterer derfor eventuelle håndværkere og fremmede på plejehjemmet om, hvordan de skal begå sig for at undgå situationer, der kan udvikle sig uønsket.

Plejehjemmet har dagligt besøg af det handicap-transportfirma, som servicerer dem. Firmaet informeres om beboernes tilstand og andre forhold, de skal være særligt opmærksomme på.

Eksempel C:
"Din Købmand" har dagligt leverancer af varer fra faste leverandører, som er informeret om adgangsveje og hensigtsmæssige måder at levere varer til købmanden på.

Til gengæld har “Din Købmand” kun meget sjældent behov for at bestille en håndværker, og da der ikke er arbejdsmiljøforhold, som forudsætter oplysning om særlige faremomenter over for fremmede, har købmanden ikke udarbejdet retningslinjer over for fremmede håndværkere.