At-vejledning om forebyggelse af arbejdsulykker i store og mellemstore virksomheder

5. Planlægning og gennemførelse

Når ledelsen kender sine mål og det aktuelle sikkerhedsniveau, har den grundlaget for at planlægge, hvordan man kan nå målene, og hvordan gennemførelsen skal ske.

Det er vigtigt, at denne planlægning og tilrettelæggelse af initiativer sker i et nært samarbejde med medarbejderne og deres repræsentanter i sikkerhedsorganisationen. Apv-værktøjet er en metode, der kan være formålstjenlig at tage i anvendelse.

5.1. Identifikation af farekilder

Risici i arbejdet, der kan føre til arbejdsulykker, kan have udgangspunkt i virksomhedens teknologi, de råstoffer, der bruges, arbejdets tilrettelæggelse, den faktiske udførelse af arbejdet og de omgivelser, arbejdet udføres i. Desuden varierer risiciene over tid afhængigt af den sammenhæng og de omgivelser, som opgaverne udføres i.

Virksomheden kan gennemføre en vurdering af sine risici ved at foretage:

• En gennemgang af det teknologiske udstyr for tekniske risici og samspillet imellem menneske og teknologi
• En arbejdssikkerhedsanalyse, hvor man følger den enkelte opgaves udførelse fra start til slut
• En samtale med medarbejderne for at høre deres erfaring med daglige risici og behov for sikkerhedsforbedringer.

Den enkelte medarbejders egen erfaring er en vigtig kilde, når man skal kortlægge de daglige sikkerhedsproblemer, fordi medarbejderne er dem, der bedst ved, hvornår og hvor der opstår små og store risici. Det behøver ikke være noget, man normalt taler om – det kan være noget, som man har “lært at leve med”.

Det er hensigtsmæssigt at gennemføre jævnlige sikkerhedsrunderinger for løbende at opfange risici, som opstår ad hoc, eller som kun forekommer ved særlige arbejdsopgaver.

Sikkerhedsrunderinger kan med fordel gennemføres med forskellige deltagere. Det naturlige vil være, at sikkerhedsgruppen gennemgår de enkelte arbejdssteder sammen med den eller de medarbejdere, der arbejder der. Ofte er det imidlertid en god idé at invitere repræsentanter fra andre enheder til at medvirke ved en sikkerhedsrundering, fordi de ofte kan identificere risici, som man selv er blevet blind over for. Endelig har det vist sig, at en sikkerhedsrundering, hvori den øverste ledelse deltager, har en ganske stor effekt, fordi den viser, at ledelsen tager sikkerheden alvorligt, og at den prioriteres.

5.2. Plan for forandringer

Identificeringen af farekilder er et nødvendigt redskab for efterfølgende at kunne udarbejde arbejdspladsvurderinger og planer.

Åbenlyse risici ved tekniske hjælpemidler og arbejdets tilrettelæggelse skal ændres med det samme. Hvis der er tale om omfattende og omkostningstunge ændringer, må der udarbejdes en mere langsigtet plan, idet ledelsen samtidig må sørge for, at arbejdet tilrettelægges sikkert, indtil forandringen er gennemført.

Hvis forskellige former for hjælpemidler kan understøtte sikkerheden, bør de fremskaffes og tages i brug. Det kan fx være sikkerhedsskilte, sikkerhedsudstyr og andre beskyttelsesanordninger.

Hvis de identificerede risici skyldes uorden, dårlig vedligeholdelse eller dårlig rengøring, må man iværksætte initiativer, der får bragt forholdene i orden. Desuden må man være særligt opmærksom på trafiksikkerhed og transportarealer både uden for og inde på virksomhedens område.

Uhensigtsmæssige arbejdsrutiner og manglende overholdelse af fastsatte regler bør ændres. Det sker bedst, ved at man bliver enig med medarbejderne om at skabe forandringer og at formulere nye rutiner – og at man derefter understøtter medarbejderne i at indarbejde de nye rutiner og at huske egne beslutninger. Det er vigtigt, at man engagerer medarbejderne i at tage ansvar for egen sikkerhed, og at de forstår, hvorfor de skal overholde de aftaler, der træffes.

Det er et vigtigt led heri, at ledelsen viser, at den bakker planerne op, og at de bliver gennemført hurtigt og til tiden. Det handler om, at ledelsen afsætter de nødvendige ressourcer og sin opmærksomhed. Det vil vise medarbejderne, at ledelsens engagement er troværdigt.

Ligeledes bør medarbejderne engageres i at tage ansvaret for såvel deres egen som kollegers sikkerhed.

5.3. Sikkerhedsstandarder og -procedurer

Selv om medarbejderne er “gamle i gårde” eller uddannet i faget, er det ikke nogen garanti for, at de altid udfører arbejdet efter de sikkerhedsmæssige rammer, som virksomheden har opstillet. Det kan derfor være en god idé at fastlægge sikkerhedsstandarder for en række områder, hvor der kan opstå risici, hvis arbejdet ikke udføres hensigtsmæssigt. Det kan fx være fastlæggelse af, hvor tunge ting man må bære uden at bruge et hjælpemiddel, hvordan man omgås kemiske stoffer, hvordan man rengør en maskine, hvornår der skal ryddes op, eller hvor man placerer sit værktøj og andre hjælpemidler. Her skal man sikre, at standarderne ikke er i modstrid med Arbejdstilsynets regler og vejledninger.

Det skal være tydeligt for medarbejderne, hvor og hvornår virksomhedens sikkerhedsstandarder skal følges. Det kan fx ske ved skiltning på de steder, hvor standarderne gælder.

Tilsvarende gælder for arbejdsopgaver og -procedurer, som man ønsker gennemført på en mere sikker måde. Her kan det være en god idé at hente hjælp hos de medarbejdere, der har erfaring i at udføre arbejdet sikkert, og lade deres arbejdserfaringer blive standard. Sådanne nøglemedarbejdere kan også træne andre i at udføre arbejdsopgaverne, eller man kan skrive arbejdsprocedurerne ned, så de kan indgå i et mere varigt træningsprogram.

Det er imidlertid vigtigt, at virksomheden kun udarbejder sikkerhedsstandarder og -procedurer, som man vil sikre overholdt i praksis. Det betyder, at ledelsen skal være parat til at skride ind, hvis standarder og procedurer ikke overholdes. Også dette vil være med til at styrke troværdigheden i ledelsens engagement over for medarbejderne.

5.4. Krav til nye tekniske hjælpemidler, installationer, bygninger mv.

Det er ofte vanskeligt at rette op på sikkerhedsmæssige mangler ved eksisterende udstyr og omgivelser. Det er derfor en god idé at indtænke sikkerhed ved alle former for nyanskaffelser og nyetableringer på lige fod med tekniske, kvalitetsmæssige og økonomiske krav.

Det er vigtigt, at de medarbejdere, der senere skal bruge udstyret eller arbejde i lokalerne, bliver inddraget, når kravene skal fastsættes. Dels fordi det er nyttigt at inddrage den daglige ledelses og medarbejdernes erfaringer i beslutningerne, dels fordi man dermed sikrer deres engagement i at styrke sikkerheden i virksomheden.

5.5. Sikkerhedstræning, egenkontrol og toolbox-møder

For at sikre, at ledelsesgruppen og alle medarbejdere er klar over mål, ansvar og pligter – herunder standarder og procedurer – må man gennemføre en form for træning eller formidling heraf. Ledelsen må samtidig sikre, at sikkerhedsorganisationens medlemmer får en træning, der giver dem faglig kompetence til at udføre deres arbejde for at højne sikkerheden i virksomheden.

Endvidere kan det være nødvendigt med yderligere jobtræning af medarbejdere, som udfører særligt risikofyldte opgaver, eller som har særligt vanskeligt ved at forstå de fastsatte sikkerhedskrav.

Nye medarbejdere skal have en god introduktion til virksomhedens krav til sikkerhed. Det er vigtigt, at nye medarbejdere straks bliver gjort bekendt med de forventninger, det ansvar og den forpligtigelse, der påhviler alle i forhold til sikker holdning og sikker adfærd. Det gælder både for ledere og øvrige medarbejdere. Det er ligeledes vigtigt, at nye medarbejdere fra starten får kendskab til specifikke krav og hensyn, som gælder for de enkelte opgaver, hvis de skal udføres på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.

Det er en god idé at give medarbejderne mulighed for egenkontrol, så de kan følge med i, om de lever op til ledelsens ønsker og krav. Det kan ske ved simple checkskemaer eller ved en løbende tilbagemelding om det opnåede niveau. Målet er at holde medarbejdernes bevidsthed om sikkerhed og de aftalte procedurer på et højt niveau.

Endelig kan jævnlige “toolbox”-møder være en egnet metode til at holde sikkerhedsbevidstheden oppe. Toolbox-møder er korte møder, hvor den gruppe af medarbejdere og den daglige ledelse, der skal i gang med en ny
opgave, mødes for at overveje de sikkerhedsmæssige problemer ved opgaven og for at aftale, hvordan eventuelle risici skal afhjælpes. Metoden er især egnet på arbejdssteder, hvor der løbende sker forandringer i opgaver og omgivelser.

5.6. Motivation, belønning og anerkendelse

Positive initiativer har størst gennemslagskraft. Det er langt lettere at skabe motivation ved hjælp af positive midler – før det går galt – frem for ved den mere negative reaktion, der let kommer til udtryk, når det først er gået galt. Man bør derfor satse på at motivere både ledelsesgruppen og medarbejderne i positiv retning, når sikkerheden skal opretholdes, og der skal opnås gode resultater.

Det er vigtigt at gøre sikkerhed til en del af virksomhedens værdigrundlag – som noget, der bliver højt anerkendt og belønnet. Anerkendelsen skal være synlig, og succes’er skal fortælles og fremhæves som eksempel til efterfølgelse for andre.

Det opfattes af nogle som tidskrævende og besværligt at overholde sikkerhedsregler. Derfor er det vigtigt at sørge for, at det kan betale sig at overholde reglerne. Det kan fx gøres, ved at sikkerhedsreglerne tilrettelægges på en sådan måde, at arbejdsopgaverne kan udføres lettere, eller at der indlægges andre former for fordele, som opnås, når reglerne overholdes.

5.7. Krav til eksterne tjenesteydere

Hvis der er opgaver på virksomheden, der udføres af andre virksomheder, er det vigtigt, at de eksterne medarbejdere som minimum overholder de samme sikkerhedsregler, som gælder for virksomhedens egne medarbejdere. Det kan man sikre, allerede når man indgår aftale om opgavernes udførelse, ved at stille krav om sikkerhed og sikker adfærd. Hvis man tillader eksterne medarbejdere at overtræde sikkerhedsreglerne, er det vanskeligt at få virksomhedens egne medarbejdere til at respektere dem.

5.8. Beredskab

Hvis uheldet alligevel skulle ske, er det vigtigt, at der er en plan for, hvad man skal gøre, og hvordan det skal gøres. Beredskabet bør både omfatte brand og eksplosion, kemiske uheld og ulykker med personskade i øvrigt.

Ved at identificere, hvor disse risici især kan forekomme, samt ved at fremskaffe udstyr og etablere procedurer for handling er man med til at skabe fokus og opmærksomhed på disse risici.

Brandslukningsudstyr, førstehjælpskasser samt telefon til redningskorps og lægehjælp bør være tilgængelige og vedligeholdt. Desuden bør alle medarbejdere vide, hvordan de skal forholde sig. De medarbejdere, der skal tage særlig aktion, bør udpeges og trænes hertil.

5.9. Sikkerhedsorganisationen

Sikkerhedsorganisationens opgaver er fastlagt i arbejdsmiljøloven og det sted, hvor det regelfastsatte samarbejde skal foregå. Dens formål er at støtte virksomheden i alle spørgsmål om sikkerhed og sundhed.

Sikkerhedsorganisationen har ofte et stort overblik og ekspertise i at løse sikkerhedsproblemer.

Sikkerhedsorganisationen består af ledelses- og medarbejderrepræsentanter og er derfor det naturlige sted at varetage de særlige opgaver, der er forbundet med sikkerhedspolitik, planlægning af initiativer, kortlægning af sikkerhedsniveauet, identificering af risici, sikkerhedstræning, overvågning og evaluering samt undersøgelse af ulykker og nærved-ulykker.

Nye initiativer bør aftales i sikkerhedsorganisationen, og det kan også være herfra, man vælger de personer, der skal sætte initiativerne i gang. Det vil ligeledes være naturligt, at man bruger den viden, der opbygges hos medlemmerne af sikkerhedsorganisationen, hvis man rundt om i virksomheden støder på sikkerhedsproblemer.

Det er imidlertid vigtigt, at ledere og medarbejdere, der ikke deltager i sikkerhedsorganisationen, ikke derved fralægger sig ansvaret for sikkerheden i det daglige arbejde. Ansvar for og pligt til opretholdelse af sikkerheden er integreret hos alle parter og indbygget i de opgaver, man udfører, og i de beslutninger og handlinger, man foretager.