At-vejledning om arbejdspladsvurdering

4. De fem faser i APV’en

Virksomheden skal sikre, at APV’en indeholder følgende fem elementer, som udgør faserne i APV-arbejdet:

• Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø
• Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer
• Inddragelse af virksomhedens sygefravær
• Prioritering af løsninger på virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og ud-
  arbejdelse af en handlingsplan
• Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen

4.1. Identifikation og kortlægning

APV-processen begynder med, at der gennemføres en kortlægning af, hvordan arbejdsmiljøet er i alle dele af virksomheden. Alle dele af virksomheden er fx også det arbejde, der udføres uden for virksomhedens hjemmeadresse. Det kan være på midlertidige og skiftende arbejdssteder, fx arbejde på en byggeplads eller på en hjemmearbejdsplads, se afsnit 6 og 7.

Der er ikke krav til, hvordan virksomheden skal kortlægge arbejdsmiljøforholdene, men det kan fx ske ved: Interviews med medarbejderne Rundbordssamtaler Trivselsundersøgelser Spørgeskemaer, fx elektroniske Brug af tjeklister fra Arbejdstilsynet (www.at.dk) Brug af materiale fra branchearbejdsmiljørådene (www.bar-web.dk).

Kortlægningen skal afdække, om virksomheden har arbejdsmiljøproblemer, og i så fald skal disse skrives ned.

Det kan fx være problemer inden for det ergonomiske, biologiske, kemiske, fysiske, psykosociale område og på ulykkesområdet.

Hvis der ikke er arbejdsmiljøproblemer i virksomheden, skal det fremgå af APV’en. Hvis der heller ikke er arbejdsmiljøproblemer, der medvirker til sygefravær, jf. afsnit 4.3., behøver virksomheden ikke at gå videre med de øvrige faser i APV-processen.

Kortlægningen kan ses som en samlet registrering af arbejdsmiljøforholdene. Det skal fremgå af APV’en, at AMO/medarbejderne har været inddraget.

Kortlægningen kan fx beskrive problemer med for lidt lys i et bestemt rum, risiko for faldulykker, for meget tungt arbejde i en arbejdsfunktion, stor arbejdsmængde og/eller risiko for vold.

4.2. Beskrivelse og vurdering

Hvis identifikationen og kortlægningen viser, at der er arbejdsmiljøproblemer, skal virksomheden beskrive disse og vurdere, hvordan de kan løses.

Det er vigtigt, at virksomheden beskriver problemernes art, alvor og omfang. Det er desuden vigtigt at få beskrevet årsagen til problemerne og de bedste løsninger.

Når virksomheden skal beskrive løsningerne, skal den være opmærksom på,

• at løsningerne kan forebygge, at problemet opstår igen
• at løsningerne bliver rettet mod kilden til problemet
• at arbejdet kan tilpasses til medarbejderne på en mere hensigtsmæssig måde
• at det, der er farligt eller belastende, kan udskiftes med noget, der er ufarligt/ ikke belastende eller mindre farligt/belastende
• at løsningerne beskytter så mange som muligt
• at medarbejderne bliver uddannet og instrueret, som de skal.

4.3. Inddragelse af sygefravær

Et sikkert og sundt arbejdsmiljø kan være med til at forebygge sygefravær blandt medarbejderne. Omvendt kan problemer i arbejdsmiljøet være med til at føre til sygefravær.

Det er en god idé at starte med at undersøge, om der er forhold i arbejdsmiljøet, som kan være årsag til sygefraværet. Det kan fx være mange tunge løft, arbejdsskader, indeklima eller dårligt psykisk arbejdsmiljø.

APV-processen kan bidrage til at øge kendskabet til eventuelle sammenhænge mellem virksomhedens arbejdsmiljø og sygefravær.

Formålet er at vurdere, hvad virksomheden i givet fald kan gøre for at nedbringe denne del af sygefraværet.

Derfor skal sygefravær inddrages i virksomhedens APV. Det er ikke selve sygefraværet, der skal tages stilling til, men virksomheden skal vurdere, om der eventuelt er forhold i arbejdsmiljøet, der kan medvirke til det samlede sygefravær. Enkeltpersoners sygefravær skal ikke inddrages i APV’en.

Årsagerne til sygefravær kan ofte vise sig at være sammensatte og forskelligartede. Det kan vise sig, at det ikke er arbejdsmiljøforhold på virksomheden, som medvirker til sygefraværet. Men det kan også vise sig, at der faktisk er arbejdsmiljøforhold, som har betydning for sygefraværet.

Der stilles ikke krav til, hvordan virksomheden inddrager sygefraværet i APV-processen. Virksomheden kan derfor selv vælge den eller de måder, som passer bedst til virksomheden.

Virksomheden kan fx bruge en statistik, undersøgelser eller anden viden om sygefraværet til at få et billede af sygefraværet, fx hvordan det fordeler sig om det stiger eller falder om der er afdelinger eller jobfunktioner med særlig højt eller lavt sygefravær Sådan et overblik kan være et godt grundlag for at vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der skal ændres for at forebygge sygefravær.

Arbejdstilsynet har etableret en helpdesk, som kan vejlede virksomhederne i deres arbejde med sygefravær. Helpdesken vejleder via dialog bl.a. virksomhederne om, hvordan de kan arbejde med at forebygge sygefravær.

Virksomheder kan få kontakt til helpdesken ved at ringe til 70 12 12 88.

4.4. Prioritering og handlingsplan

Den næste fase i arbejdet med APV’en er at udarbejde en handlingsplan for, hvordan virksomheden får løst de arbejdsmiljøproblemer, som ikke kan løses med det samme. Er der konstateret arbejdsmiljøproblemer, som virksomheden vurderer, at den vil kunne løse med det samme, vil det normalt være bedst at få det gjort straks.

Handlingsplanen bør indeholde: En kort beskrivelse af problemerne En kort beskrivelse af de valgte løsninger.

Hvis APV-processen viser, at der er arbejdsmiljøproblemer, som rummer en akut fare for medarbejdernes sikkerhed eller sundhed, skal virksomheden umiddelbart træffe foranstaltninger, som fjerner faren eller reducerer den til et acceptabelt niveau. Problemerne bør også indgå i handlingsplanen, så der kan udarbejdes mere permanente løsninger.

Det er vigtigt at gennemarbejde handlingsplanen omhyggeligt. Det er bl.a. vigtigt at sikre sig, at mål og tidsplaner bliver så realistiske som muligt, og at der er taget stilling, hvem der er ansvarlig for at løse hvilke problemer. Ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen bør i fællesskab diskutere handlingsplanen og prioriteringen.

Handlingsplanen skal indeholde en prioritering af de konstaterede problemer, i hvilken rækkefølge de skal løses, hvornår det skal ske, og hvem der er ansvarlig for, at det sker. Det kan også blive nødvendigt at prioritere mellem forskellige forslag til løsning af de enkelte problemer.

Det er en god idé at inddrage medarbejderne i at udvikle løsninger, så de får et medejerskab til disse.

Handlingsplanen kan bruges som en aktivitets- og tidsplan for det videre arbejde.

De personer, der er ansvarlige for at gennemføre APV’en, bør løbende informere resten af virksomheden, fx om, hvilke problemer der er løst, og hvilke der står for tur. Det er vigtigt, at virksomheden fastholder fokus på at løse de konstaterede problemer.

4.5. Opfølgning på handlingsplanen

Den sidste fase er at opstille retningslinjer for, hvordan virksomheden vil følge op på handlingsplanen.

Herunder skal det fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre handlingsplanen i praksis. Det skal også fremgå, hvornår og hvordan det afgøres, om de valgte løsninger virker, og om handlingsplanen skal revideres.