Arbejdsmiljørådet
At-intern instruks nr. 6 - 2004
27. februar 2004
EMNE OG BAGGRUND
Arbejdsmiljørådet afholder ca. 10 møder årligt. Ved forelæggelse af materiale for Arbejdsmiljørådet gælder nogle frister og procedurer, som denne interne instruks orienterer om.
INSTRUKS
Alle sager, der ønskes behandlet på et Arbejdsmiljørådsmøde, skal forelægges Arbejdsmiljørådets sekretariat. Ved fremsendelse af materiale til Arbejdsmiljørådets sekretariat sker der rent teknisk en fremsendelse til en anden myndighed. Materialet skal derfor være færdigbehandlet og godkendt i Arbejdstilsynet inden fremsendelsen.
Materialet skal foreligge i Arbejdsmiljørådets sekretariat senest fredag før, der er udsendelse til Arbejdsmiljørådet. Udsendelse foregår 14 dage før et Arbejdsmiljørådsmøde.
Materiale der ikke kan nå denne frist skal være kopieret af fagkontoret i 65 eksemplarer og være modtaget i Arbejdsmiljørådets sekretariat senest tirsdag kl. 12.00, dagen før udsendelse til Arbejdsmiljørådet. Sekretariatet skal dog være orienteret om punktet senest mandag inden udsendelse, så dagsorden kan færdiggøres.
Hvis materialet ikke er modtaget i Arbejdsmiljørådets sekretariat inden for disse frister vil dagsordenspunktet udgå. I stedet behandles punktet på det efterfølgende rådsmøde.
Der er planlagt følgende møder i 2004:
| AMR's møde |
Deadline |
Udsendelse |
| 21. januar |
2. januar |
7. januar |
| 18. februar |
30. januar |
4. januar |
| 17. marts |
27. februar |
3. februar |
| 9. juni |
21. maj |
26. maj |
| Ferie |
Ferie |
Ferie |
| 18. august |
30. juli |
4. august |
| 15. september |
27. august |
1. september |
| 13. oktober |
24. september |
29. september |
| 10. november |
22. oktober |
27. oktober |
| 8. december |
19. november |
24. november |
Særligt om materiale til rådets behandling: Alt materiale, som Arbejdsmiljørådet skal drøfte eller godkende eller på anden vis tage stilling til, skal på rådets dagsorden. Dette materiale skal fremsendes til sekretariatet inden den fastsatte frist. Når der fremsendes materiale til rådets sekretariat, sendes materialet til en anden myndighed, hvorfor materialet skal være færdigbehandlet i Arbejdstilsynet på samme vis som al anden ekstern post.
Sammen med fremsendelsesskrivelsen skal der vedlægges en udfyldt sagsforside (covernote). Formålet med covernoten er at give en opsummering af materialet, så rådet hurtigt kan få et overblik over, hvad dagsordenspunktet handler om. Der findes en ska-belon til covernote under Arbejdsmiljørådsskabeloner. Covernoten skal sendes på mail til rådets sekretariat. Følgende oplysninger skal fremgå af forsiden:
| Dagsordenens punkt |
Der skal her indsættes punktets overskrift. Sekretariatet udfylder nummeret. |
| Indstillet af |
Der skal angives, om punktet indstilles af Arbejdstilsynet, et regeludvalg eller af andre udvalg. |
| Materiale |
En oversigt over alle bilag, som sendes til punktet. |
| Tidligere behandlet |
Hvis emnet tidligere har været behandlet i rådet, skal det angives hvornår. Sekretari-atet kan evt. være behjælpelig med sådanne oplysninger. |
| Bemærkninger |
En opsummering af, hvad det er, som fremlægges. Hvad er baggrunden for det fremlagte? Hvad går indstillingen ud på? Har Arbejdstilsynet særlige bemærkninger om indhold, frister m.v.? Skal der henvises til særlige afsnit i det vedlagte materiale? |
| Arbejdsmiljørådets behandling |
Der skal stå, om det er til rådets drøftelse, vurdering, vedtagelse eller nedsættelse af udvalg m.v. En kort, klar beskrivelse af, hvad rådet skal tage stilling til. |
| Videre procedure |
Den videre procedure efter rådsmødet. Skal rådet give en udtalelse til Arbejdstil-synet, til et udvalg, til Beskæftigelsesmini-steriet eller andre?
|
Særligt om indstillinger fra regeludvalg: Når rådet har besluttet nedsættelse af et regeludvalg, fungerer Arbejdstilsynet som sekretariat for regeludvalget. Når regeludvalget har afsluttet sin behandling, sendes indstilling til Arbejdsmiljørådet på regeludvalgets brevpapir.
I regeludvalgsindstillingen bør fremgå følgende:
- Hvornår Arbejdsmiljørådet har nedsat regeludvalget.
- Hvor mange møder regeludvalget har afholdt.
- Angivelse af regeludvalgets medlemmer.
- Regeludvalgets indstilling.
- Sammen med regeludvalgsindstillingen skal der vedlægges udfyldt sagsforside som ovenfor beskrevet.
Særligt om orienteringsmateriale: Sender Arbejdstilsynet materiale til Arbejdsmiljørådets orientering, skal dette sendes i elektronisk form (PDF-format) til amrpost@at.dk. Er materialet af et større omfang skal det sendes til rådet som almindeligt brev og skal derfor være kopieret af fagkontoret i 65 eksemplarer inden fremsendelse til rådets sekretariat.
Særligt om At-vejledninger: Udkast til At-vejledning sendes til Arbejdsmiljørådets sekretariat i 1 eksemplar samt elektronisk i en PDF-fil. Sekretariatet forestår udsendelse af vejledningen med orienteringsmaterialet til rådet. Det skal fremgå af oversendelsesbrevet til rådet, at rådets medlemmer inden en frist på 14 dage efter mødet kan fremkomme med en begrundet anmodning om, at vejledningen skal på dagsordenen for næste møde med den virkning, at Arbejdstilsynet ikke udsender vejledningen før dette møde er afholdt. Dette skal fremgå af brevet, fordi der er en forståelse med rådet om, at i tilfælde af aflysning af rådsmødet skal datoen for det aflyste møde fortsat anvendes ved beregningen af 14 dagesfristen.
Fremsender rådets medlemmer inden 14 dage efter mødet bemærkninger til rådets sekretariat, videresender sekretariatet bemærkningerne til Arbejdstilsynet og til rådets medlemmer. Arbejdstilsynet udarbejder på baggrund af bemærkningerne en skriftlig kommentar, som fremsendes til rådets sekretariat inden for fristen for fremsendelse til det næste møde i Arbejdsmiljørådet.
Bestillinger til Arbejdstilsynet: Eventuelle bestillinger fra Arbejdsmiljørådet sender Arbejdsmiljørådets sekretariat efter rådets møde til Arbejdstilsynet, typisk AFC-S.
IKRAFTTRÆDEN
Straks
VEDLIGEHOLDELSE
Koncernledelsessekretariatet foretager årligt en vurdering af, om der er behov for at revidere instruksen.
Jens Jensen