Behandling af ministersager
AT-intern instruks nr. 45
Ressortenhed: AFCs
Oprettet: 3. november 2003
Senest revideret: 1. november 2007
Emne og baggrund
Efter organisationstilpasningen af Beskæftigelsesministeriet i 2002, blev det besluttet, at -ministersager skal være endeligt færdigbehandlet i styrelserne, således at alle relevante hensyn - faglige, administrative, økonomiske og politiske - er overvejet og indarbejdet i sagerne samt, at sagerne er koordineret med andre styrelser og evt. med andre ministerier. Denne instruks omhandler derfor, hvordan ministersager skal behandles i Arbejdstilsynet.
Instruks
Departementets Politiske Sekretariat sender sag og høringsskrivelse til Arbejdstilsynet - Arbejdsmiljøfagligt Centersekretariat (AFCs).
AFCs videresender sagen til fagkontoret med bestilling af fx svarudkast og forside til AFCs. Svarfrist og evt. inddragelse af andre vil fremgå af bestillingen. Det er fagkontorets ansvar at inddrage og koordinere med andre.
Fagkontoret opretter og journaliserer sagen som ministersag. Dog skal besvarelse af § 20-spørgsmål og spørgsmål fra Folketingets Arbejdsmarkedsudvalg oprettes og journaliseres som Folketingsbesvarelse. Bestillingen skal oprettes som indgående.
Svarudkastet skrives i de ”ministerskabeloner”, som findes i Word under menupunktet ”Ministerbetjening”. Der er skabeloner til besvarelse af breve på ministerens vegne (UH-breve), til udarbejdelse af notater og taler samt til folketingsbesvarelser, fx § 20-spørgsmål og spørgsmål fra Folketingets Arbejdsmarkedsudvalg (FAU) faktaark, spørgsmål/svar m.v. Det er ATIS-sagsnummeret, som skal påføres UH-breve, notater m.v. Breve, der skrives på ministerens vegne, skal skrives i et let sprog med korte sætninger. Undgå så vidt muligt fremmedord, juridiske termer og paragraffer, indforstået sprog og forkortelser. Svarudkastet oprettes som udgående.
Udkast til forside skrives i den relevante skabelon, som findes i Word under menupunktet ” Ministerbetjening/Forsider”.
Forsiden skal være meget kortfattet, men samtidig så oplysende, at ministeren kan nøjes med at læse denne. Oplysninger, som er nødvendige for kunne træffe beslutning i sagen, skal fremgå - det gælder både faglige og politiske oplysninger. Forsiden til godkendelsessager/Folketingsbesvarelser skal altid indeholde en indstilling. Forsiden oprettes som udgående.
Når kontorchefen har godkendt såvel svarudkast som forside, sendes disse elektronisk som Word-fil til AFCs. Mailadresse: Postkasse Arbejdsmiljøfagligt Centers sekretariat + kopi til den sagsbehandler i AFCs, som har underskrevet bestillingen. Fagkontoret kan ifm. større/komplicerede sager vælge parallelt at forelægge sagen på sædvanlig vis i papirudgave. Forelæggelsen underskrives i så fald af kontorchefen.
Hvis der efterfølgende skal ske ændringer i svarudkastet, sker det i samarbejde mellem AFCs og fagkontoret. Mindre og sproglige justeringer foretages som hovedregel af AFCs, mens indholdsmæssige justeringer foretages af fagkontoret.
AFCs sender sagen til departementets Politiske Sekretariat elektronisk med kopi til sagsbehandleren/ og kontorchefen.
Politisk Sekretariat i departementet drøfter sagen med AFCs, som foretager eventuelle justeringer. Hvis der skal foretages indholdsmæssige ændringer, inddrager AFCs fagkontoret. Politisk Sekretariat i departementet forelægger sagen for ministeren.
Når ministeren har godkendt sagen, sender AFCs de endelige dokumenter videre til fagkontoret, der journaliserer.
På BM-net under menupunktet ”viden og værktøjer”/”Faglige notater”/”Ministerbetjening” ligger Håndbog i Ministerbetjening, som nærmere beskriver frister, omfang og indhold i de forskellige typer af sager mv. Under samme menupunkt ligger også vejledninger og forskellige eksempler på ministerbreve, forsider, § 20-svar m.v. til inspiration.
Ikrafttræden
Instruksen træder i kraft den 15. november 2003.
Vedligeholdelse
Det er AFCs ansvar at vedligeholde nærværende instruks. AFCs vil løbende tage instruktionerne i nærværende instruks op til revurdering.
Lis Gamborg