Arbejdstilsynets håndtering af sager om psykisk arbejdsmiljø

At-intern instruks nr. 38 - 2003
Ressortenhed: VG
Oprettet 13. oktober 2003
Senest revideret: 9. marts 2011 

EMNE OG BAGGRUND

Denne instruks handler om, hvordan Arbejdstilsynet skal håndtere sager om psykisk arbejdsmiljø. I instruksen gennemgås den grundlæggende proces frem mod valg af reaktion i sager om psykisk arbejdsmiljø. Desuden gennemgås de enkelte reaktioner, som vi benytter i sager om psykisk arbejdsmiljø, og vores opfølgning på reaktionerne. I instruksen fokuseres særligt på de forhold, der kun gør sig gældende for reaktioner om psykisk arbejdsmiljø. De almindelige retningslinjer for reaktioner mv. er beskrevet i kvalitetsprocedurerne, særligt i C-2 Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser og C-3 Høring og besøgsrapport.

I bilaget til denne instruks beskrives datakilder og dataindsamlingsmetoder, der kan benyttes i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø. Formålet med bilaget er at hjælpe og støtte dit arbejde med at indsamle data om problemer i det psykiske arbejdsmiljø.

INSTRUKS

1. Området for Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø

1.1 Partsaftaler

Som tilsynsførende skal du ikke føre tilsyn med sager om psykisk arbejdsmiljø, hvis virksomheden kan dokumentere, at den har indgået en partsaftale på de pågældende områder. Se mere i kvalitetsprocedurernes supplerende retningslinjer D-4 Aftaler, der begrænser Arbejdstilsynets tilsyn.

Denne instruks gælder, hvor der ikke er indgået en sådan partsaftale.

1.2 Vurdering af problemernes årsag 

Du må kun træffe afgørelse i sager, hvor problemer i det psykiske arbejdsmiljø direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion. Når du undersøger problemer i det psykiske arbejdsmiljø, skal du derfor altid først afklare, om der er grundlag for at gå nærmere ind i sagen ved at vurdere problemernes årsag.

Problemer i det psykiske arbejdsmiljø kan inddeles i to hovedgrupper på baggrund af en antagelse om, hvad årsagen til problemerne typisk er: Se afsnit 1.2.1 om problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der ikke er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion, og 1.2.2 om problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion. Hovedgrupperne er ikke statiske. Problemer i det psykiske arbejdsmiljø kan flytte fra den ene hovedgruppe til den anden, hvis en nærmere undersøgelse af forholdene viser, at årsagen - på trods af en antagelse om den typiske årsag - alligevel i det konkrete tilfælde viser sig at være en anden.

Du kan dog træffe afgørelse i sager om mobning, herunder seksuel chikane, uanset årsagen til problemerne. I disse sager skal du således ikke først vurdere problemernes årsag.

1.2.1 Problemer i det psykiske arbejdsmiljø der ikke er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion

Du skal ikke gå nærmere ind i en sag, hvis du vurderer, at problemerne i det psykiske arbejdsmiljø har direkte baggrund i:

  • Ledelsens overordnede beslutninger om virksomheden.
  • Samspillet mellem ledelsen, de ansatte og deres repræsentanter.
  • Samspillet mellem de ansatte indbyrdes.
  • Forhold uden for virksomheden.

Den type sager kan fx handle om: 

  • Løn- og pensionsforhold.
  • Avancements- og uddannelsesforhold.
  • Graden af medindflydelse på ledelsens overordnede beslutninger om virksomheden.
  • Usikkerhed i jobbet, fx ved nedskæringer på virksomheden.
  • Uoverensstemmelser og konflikter mellem kolleger eller mellem ledelse og ansatte, der er begrundet i forskelle i temperament, sym- og antipatier samt følelsen af at være forbigået. Gælder ikke situationer, hvor konflikter udvikler sig til mobning.
  • Manglende belønning.
  • Manglende mening i arbejdet.
  • Manglende forudsigelighed ved væsentlige ændringer.
  • Manglende udviklingsmuligheder.
  • Overvågning af ansatte.

Hvis du vurderer, at sagen ikke direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion, skal du ikke gå nærmere ind i sagen. Derefter henlægger du sagen, fordi beslutningen om, at du ikke går ind i sagen, er et almindeligt procesledende skridt, og ikke en afgørelse.

Hvis de ansatte eller virksomheden ønsker en begrundelse for din manglende håndtering af sagen, skal du oplyse, at Arbejdstilsynet ikke går nærmere ind i sagen, fordi vi vurderer, at den pågældende problemstilling bedst bliver løst af ledelsen og de ansatte, organisationerne eller ved hjælp fra eksterne arbejdsmiljørådgivere.

1.2.2 Problemer i det psykiske arbejdsmiljø der er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion

Du kan gå nærmere ind i en sag, hvis problemerne i det psykiske arbejdsmiljø direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion.

Hvis problemerne er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion, har de typisk deres udspring i arbejdsprocessen, i arbejdsmetoder, de anvendte produkter eller de fysiske rammer for at udføre arbejdet. Med arbejdsprocessen forstår vi i Arbejdstilsynet adskilte faser i forbindelse med, at arbejdet bliver udført, det vil sige, hvad der konkret sker hvornår. Med arbejdsmetoder forstår vi abstrakte redskaber, der bliver brugt til at planlægge og udføre arbejdet, det vil sige, hvordan der bliver arbejdet. Med anvendte produkter forstår vi de fysiske redskaber, der bliver brugt i arbejdet.

Den type sager kan fx handle om: 

  • For lave eller for høje krav, fx stor arbejdsmængde og tidspres.
  • Ringe indflydelse på eget arbejde.
  • Ringe kollegial eller ledelsesmæssig støtte og feedback.
  • Vold og trusler om vold.
  • Øvrige traumatiske hændelser i arbejdet.
  • Høje følelsesmæssige krav ved arbejde med mennesker, fx patienter, klienter eller kunder.
  • Skifteholdsarbejde eller arbejde på forskudte arbejdstider.
  • Fysiske forhold, fx arbejdsstedets indretning, støj og temperatur.

Herudover kan du som tidligere nævnt altid gå ind i sager om mobning, herunder seksuel chikane, og træffe afgørelse i sagerne, uanset årsagen til problemerne.


Du skal gå ind i sagerne for at få virksomheden til selv at løse problemerne. 

2. Vælg reaktion efter vurdering af sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko

Hvilken reaktion, du skal vælge i sager om psykisk arbejdsmiljø, afhænger af din vurdering af den sikkerheds- og sundhedsmæssige risiko. Når du skal afdække virksomhedens psykiske arbejdsmiljø, kan du bruge en række forskellige metoder til at indsamle data, fx gruppesamtaler, samtaler med enkeltpersoner, observationer og spørgeskemaer.

Du skal først og fremmest forsøge at afdække det psykiske arbejdsmiljø ved hjælp af samtaler med ledelsen og de ansatte, i første omgang på indledende møder med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen og under rundgang. Samtalerne tager udgangspunkt i de relevante spørgeguides til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Supplerende kan du tage udgangspunkt i branchens arbejdsmiljøvejviser.

Du kan også bruge mere systematiske gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt observationer. Spørgeskemaer skal du kun benytte i sjældne tilfælde.

Hvis du gennemfører systematiske samtaler med ansatte, er det altid relevant, at du også gennemfører samtaler med ledelsen om de samme temaer, som har indgået i samtalerne med de ansatte, for at sikre, at både de ansattes og ledelsens perspektiv er medtaget i undersøgelsen. Det kan desuden være hensigtsmæssigt at afdække ledelsens rammer og vilkår for at nuancere billedet af det psykiske arbejdsmiljø.

Data fra gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt øvrige data fra Arbejdstilsynets undersøgelse, herunder fra observationer, skal du altid præsentere for og drøfte med virksomhedens ledelse før det afsluttende møde, og dermed før du foretager den samlede vurdering af det psykiske arbejdsmiljø i virksomheden. Du skal præsentere ledelsen for dataene i anonymiseret form.

Se mere i kvalitetsprocedurernes supplerende retningslinjer B-2 Psykisk Arbejdsmiljø, spørgeguides til tilsyn. Se desuden bilaget til denne instruks, der beskriver datakilder og dataindsamlingsmetoder i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø, og At-vejledning D.4.1 Kortlægning af psykisk arbejdsmiljø.

Metoderne til at indsamle data forudsætter alle i større eller mindre grad, at virksomheden er velvilligt indstillet og medvirker aktivt. Ledelsens og de ansattes accept er nødvendig, hvis du bruger systematiske gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt spørgeskemaer. Ledelsen skal således give sit samtykke til, at du bruger metoderne. Det er frivilligt for de ansatte at deltage. Ledelsen har desuden ret til at være med ved samtaler med de ansatte, hvis den ønsker det.

Du kan også indhente yderligere skriftlige data, som kan bidrage til, at du kan danne dig et fuldstændigt billede af virksomhedens psykiske arbejdsmiljø. Det kan fx være virksomhedens APV, trivselsundersøgelser eller lignende undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden, skriftlige arbejdsmiljøpolitikker samt oplysninger om voldsepisoder, andre typer arbejdsulykker, sygefravær og personaleomsætning. Du har ret til at se disse oplysninger, jf. lov om arbejdsmiljø, § 76, stk. 1.

Når du skal vurdere den sikkerheds- og sundhedsmæssige risiko i forbindelse med traumatiske hændelser i arbejdet og tidspres, der øger risikoen for ulykker, kan du bruge de to At-interne instrukser nr. 1/2009 Traumatiske hændelser i arbejdet og nr. 2/2009 Tidspres, der øger risikoen for ulykker. 

2.1 Giv vejledning ved mindre sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko

Hvis du vurderer, at der foreligger en mindre sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko, kan du enten udlevere eller henvise til vejledningsmateriale eller skrive en individuel vejledning efter sædvanlig praksis. 

2.2. Konkret mistanke om sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko

2.2.1 Afgørelsens indhold

Når du finder, at der er en konkret mistanke om en sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko i det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden (p-enheden), skal du afgive påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø. Undersøgelsespåbuddet har hjemmel i lov om arbejdsmiljø, § 21, stk. 1.

Når virksomheden får påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø, skal undersøgelsen altid gennemføres af en autoriseret arbejdsmiljørådgiver – det vil sige, at du også skal afgive rådgivningspåbud samtidig med undersøgelsespåbuddet. Du skal afgive rådgivningspåbuddet med hjemmel i § 5 i bekendtgørelse om brug af autoriserede arbejdsmiljørådgivere (rådgivningsbekendtgørelsen).

Arbejdsmiljørådgiveren har til opgave at undersøge forholdene i det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden (p-enheden). Undersøgelsen skal gøre det muligt for Arbejdstilsynet at vurdere, om arbejdsmiljøforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige, jf. § 40 i rådgivningsbekendtgørelsen. I rådgivningsbekendtgørelsen § 47 stilles der derfor en række indholdsmæssige krav til den afsluttende redegørelse fra rådgiveren, jf. § 44, stk. 1, i samme bekendtgørelse.

Rådgivningspåbuddet har også hjemmel i rådgivningsbekendtgørelsen § 37, §§ 42-43 og § 49.

Se mere i At-intern instruks nr. 2/2008 Arbejdstilsynets anvendelse af arbejdsmiljølovens § 21 i forbindelse med psykisk arbejdsmiljø og i At-vejledning F.1.5 Rådgivningspåbud.

Der er en skabelon i ATIS til påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø samt påbud om at bruge autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at udføre undersøgelsen.

2.2.2 Høring og høringssvar

Inden du afgiver påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø, skal du altid sende udkast til både undersøgelsespåbud og rådgivningspåbud i skriftlig høring om det faktuelle indhold i sagen (forvaltningsretlig høring). Høringen foretages på samme måde som andre høringer. Se mere i kvalitetsprocedurernes supplerende retningslinjer C-3 Høring og besøgsrapport. 

Du kan læse mere om håndteringen af virksomhedens høringssvar i kvalitetsprocedurernes supplerende retningslinjer C-2 Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser.

2.2.3 Opfølgning

Du kan læse om håndtering af virksomhedens tilbagemelding om rådgiveraftale i kvalitetsprocedurernes supplerende retningslinjer C-2 Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser. Her kan du også læse om håndtering af manglende tilbagemelding om efterkommelse.

Når du modtager arbejdsmiljørådgiverens redegørelse, vurderer du på baggrund af redegørelsen, om der er grundlag for at træffe Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø. Hvis der er grundlag for dette, skal du træffe afgørelsen efter sædvanlig procedure, se afsnit 2.3 nedenfor. Du skal ikke foretage nyt besøg.

Hvis det ikke er muligt på baggrund af redegørelsen at vurdere, om der er en sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko på virksomheden, skal du følge proceduren nedenfor. Her kan du læse, hvordan du skal vurdere, om en tilbagemelding i form af en redegørelse fra rådgiver er mangelfuld, og hvordan du skal håndtere mangelfulde tilbagemeldinger.

2.2.4 Mangelfuld tilbagemelding på påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø

Din vurdering af om en tilbagemelding på påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø er utilstrækkelig, skal basere sig på de krav, der stilles til rådgiverens redegørelse. Rådgiverens redegørelse skal indeholde en beskrivelse af følgende elementer:

  • De risikofaktorer, som er beskrevet i Arbejdstilsynets påbud, og øvrige relevante risikofaktorer inden for Arbejdstilsynets reaktionsområde.
  • Hvordan disse risikofaktorer er søgt forebygget.
  • Vilkår, der har betydning for undersøgelsens resultat.
  • Sygefravær og personaleomsætning i produktionsenheden.
  • Relevante forhold i det fysiske arbejdsmiljø.
  • Anvendte undersøgelsesmetoder.

Tilbagemeldingen er utilstrækkelig, såfremt redegørelsen mangler ét eller flere af ovenstående elementer, medmindre der er givet en nærmere begrundelse for, hvorfor det pågældende element ikke er medtaget. Tilbagemeldingen er også utilstrækkelig, hvis redegørelsen er åbenbart mangelfuld, således at det er nødvendigt at foretage en ny undersøgelse.

I situationer, hvor du vurderer, at tilbagemeldingen på påbuddene er mangelfuld, skal du følge nedenstående retningslinjer.

Supplerende oplysninger/indskærpelse af påbuddene
Det første skridt er, at du skriftligt indskærper påbuddene over for virksomheden, herunder giver virksomheden en ny frist for efterkommelse. Du skal sende et brev til virksomheden, hvoraf det fremgår, at tilbagemeldingen er mangelfuld, og at påbuddene ikke kan betragtes som efterkommet. Når det gælder påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø, er det vigtigt, at det tydeligt fremgår af brevet, hvorfor tilbagemeldingen er mangelfuld, herunder på hvilke områder der er behov for supplerende oplysninger, jf. de seks bullets ovenfor.

Virksomheden skal desuden gøres opmærksom på, at den autoriserede arbejdsmiljørådgiver skal påtegne de supplerende oplysninger.

Det er virksomheden, der skal bede rådgiveren om at supplere redegørelsen. Det er ikke Arbejdstilsynets opgave.

Hvis virksomheden benytter sig af en ny autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at supplere redegørelsen, skal virksomheden oplyse Arbejdstilsynet herom.

I situationer, hvor redegørelsen fra rådgiver er behæftet med store mangler, kan der ske indberetning til Arbejdstilsynets Kontor for tilsyn, metoder og internationale relationer (TMI). Indberetningen skal indeholde sagsnummer og sendes på mail til TMI’s postkasse (tmi@at.dk). Oplysningerne anvendes i forbindelse med midtvejskontrollen af de autoriserede rådgivere.

Kontrolbesøg
Hvis virksomheden ikke melder tilbage med de supplerende oplysninger inden for den nye frist, eller hvis tilbagemeldingen fortsat er mangelfuld, eller hvis rådgiveren ikke har underskrevet tilbagemeldingen, skal der gennemføres et kontrolbesøg på virksomheden.

Kontrolbesøget kan få forskellige udfald:

A. Der er ingen problemer, som Arbejdstilsynet kan reagere overfor
Hvis du konstaterer, at der ikke længere er grundlag for en konkret mistanke om problemer i virksomhedens psykiske arbejdsmiljø, skal du lukke sagen og oprette et notat med en kort beskrivelse af situationen.

B. Der kan konstateres en overtrædelse, der kan begrunde en afgørelse om psykisk arbejdsmiljø
Hvis du ved kontrolbesøget konstaterer, at virksomheden har problemer i det psykiske arbejdsmiljø, skal du træffe afgørelse om psykisk arbejdsmiljø.

C. Der er mistanke om de samme problemer i det psykiske arbejdsmiljø
Hvis kontrolbesøget på virksomheden bekræfter, at der fortsat er grundlag for det oprindelige påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø, som virksomheden til trods for fristforlængelse mv. ikke har efterkommet, overdrages sagen til centerjuristen.

D. Der er mistanke om nye problemer i det psykiske arbejdsmiljø
Hvis du ved kontrolbesøget konstaterer, at problemerne har ændret karakter, således at der ikke længere er grundlag for det oprindelige påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø, men at der fortsat er konkret mistanke om andre eller nye problemer i det psykiske arbejdsmiljø, skal du afgive nyt påbud om at undersøge det psykiske arbejdsmiljø.

Du kan læse mere om kontrolbesøg i kvalitetsproceduren for detailtilsyn kontrolbesøg.

2.3 Træf afgørelse om psykisk arbejdsmiljø ved sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko

I sager om problemer i det psykiske arbejdsmiljø, hvor du vurderer, at der er en sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko, skal virksomheden altid have mulighed for at vise, om den selv kan løse de konstaterede problemer, før du eventuelt afgiver påbud med frist. I stedet for at afgive påbud træffer du Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø. I forbrevet til afgørelsen bliver virksomheden bedt om at indsende en skriftlig tids- og handlingsplan for virksomhedens løsning af de konstaterede problemer. Konstaterede problemer, som er tilfredsstillende beskrevet i virksomhedens APV, skal også med i tids- og handlingsplanen. Med udgangspunkt i virksomhedens tids- og handlingsplan vurderer du, om virksomheden selv kan løse problemerne.

2.3.1 Afgørelsens indhold

Hjemler for afgørelsen

Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø er en materiel afgørelse, hvor Arbejdstilsynet har konstateret et konkret problem i det psykiske arbejdsmiljø, der overtræder arbejdsmiljølovgivningen. Afgørelsen har altid hjemmel i lov om arbejdsmiljø, § 38 og § 77, stk. 1. Forhold i det psykiske arbejdsmiljø, der vedrører arbejdets planlægning og tilrettelæggelse, har desuden hjemmel i bekendtgørelse om arbejdets udførelse, § 4. Forhold, der vedrører arbejdets udførelse, har hjemmel i § 7, stk. 1 i samme bekendtgørelse. De fleste afgørelser har hjemmel både i § 4 og § 7, stk. 1.

I sager om risiko for vold kan det i nogle tilfælde også være relevant i afgørelsen at henvise til hjemmel i:

  • Bekendtgørelse om arbejdets udførelse, § 11, stk. 1 (i sager om voldsrisiko i forbindelse med alenearbejde).
  • Lov om arbejdsmiljø, § 42, stk. 1 og bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning, herunder særligt § 6 (almen bestemmelse om sikkerheds- og sundhedsmæssig forsvarlig indretning) og § 16 (flugtveje).
  • Bekendtgørelse om anvendelse af tekniske hjælpemidler, § 12, stk. 1 (bestemmelse om instruktion i brugen af tekniske hjælpemidler).
  • Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed, § 17, stk. 1 og stk. 2, nr. 7 og § 18, stk. 1 og stk. 2, nr. 5 (bestemmelser om arbejdsgiverens pligt til at registrere og undersøge ulykker, herunder voldsepisoder, og nærved-ulykker). Bestemmelsen kan benyttes i de situationer, hvor der tidligere har været voldsepisoder eller nærved-ulykker på virksomheden, uden at de er blevet registreret og undersøgt.

Afgørelser om voldsrisiko ved børn og unges alenearbejde har hjemmel i lov om arbejdsmiljø, § 60, stk. 1 og 2, og bekendtgørelse om unges arbejde, § 14, Disse afgørelser har ikke hjemmel i bekendtgørelse om arbejdets udførelse.

Afgørelser om manglende foranstaltninger vedrørende førstehjælp ved risiko for traumatiske hændelser i arbejdet, herunder også risiko for vold, har hjemmel i bekendtgørelse om arbejdets udførelse, § 23, stk. 1, nr. 2 og stk. 2.

Afgørelser om mobning, herunder seksuel chikane, har hjemmel i § 7, stk. 1 og § 9 a i bekendtgørelse om arbejdets udførelse. Det kan desuden være relevant at henvise til § 4 i samme bekendtgørelse.

Afgørelser om psykisk arbejdsmiljø, der vedrører manglende oplæring og instruktion af de ansatte, har hjemmel i bekendtgørelse om arbejdets udførelse, § 18.

Afgørelser om psykisk arbejdsmiljø, der vedrører manglende tilsyn med, at arbejdet udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt, har hjemmel i lov om arbejdsmiljø, § 16.

Afgørelser om psykisk arbejdsmiljø, der vedrører manglende hensyn til den ansattes alder, indsigt, arbejdsevne og øvrige forudsætninger, har hjemmel i bekendtgørelse om arbejdets udførelse, § 8, stk. 1. Særlige hensyn til gravide har hjemmel i § 8, stk. 4-6 i samme bekendtgørelse.

Afgørelsens elementer
Det skal fremgå af forbrevet til afgørelsen, at Arbejdstilsynet anmoder virksomheden om at indsende en skriftlig tids- og handlingsplan. Det skal også fremgå, at vi giver virksomheden lejlighed til selv at løse problemerne, før vi eventuelt afgiver påbud. I tids- og handlingsplanen skal virksomheden beskrive, hvilke foranstaltninger den eventuelt allerede har iværksat for at løse problemerne, hvordan virksomheden yderligere vil forebygge og håndtere problemerne, og hvornår problemerne vil være løst.

Forbrevet skal desuden forklare, at Arbejdstilsynet vil afgive påbud om at løse problemerne og påbud om at bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at bistå virksomheden med at løse problemerne, hvis den ikke i tids- og handlingsplanen på tilfredsstillede måde tilkendegiver, at den vil løse de konstaterede problemer i det psykiske arbejdsmiljø.

Sammen med afgørelsen sender vi en tilbagemeldingsblanket, hvor virksomheden kan melde tilbage med tids- og handlingsplanen.

Der er en række kvalitetssikrede skabeloner i ATIS til Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø, dels en generel skabelon til alle typer afgørelser om psykisk arbejdsmiljø og dels specifikke skabeloner til følgende risikofaktorer: Voldsrisiko, stor arbejdsmængde og tidspres, høje følelsesmæssige krav, traumatiske hændelser i arbejdet, skifteholdsarbejde og arbejde på forskudte arbejdstider samt mobning og seksuel chikane.

Særligt om tidsfrister
Tidsfristen for at indsende en skriftlig tids- og handlingsplan er 8 uger. Bemærk, at du herudover skal afsætte 14 dage til skriftlig forvaltningsretlig høring, se afsnit 2.3.2 nedenfor.

De 8 uger, som virksomheden har til at udarbejde en tids- og handlingsplan, løber først fra tidspunktet for afgørelsen. Det samme gælder klagefristen, se illustrationen nedenfor

Illustration af tidsfrister knyttet til Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø

2.3.2 Høring og høringssvar

Inden du træffer en Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø, skal du altid sende udkast til afgørelse i skriftlig høring om det faktuelle indhold i sagen (forvaltningsretlig høring). Du skal foretage høringen på samme måde som andre høringer, se mere i kvalitetsprocedurernes supplerende retningslinjer C-3 Høring og besøgsrapport. 

Du kan læse om, hvordan du skal håndtere virksomhedens høringssvar i kvalitetsprocedurernes supplerende retningslinjer C-2 Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser. Du kan få hjælp til at indarbejde virksomhedens høringssvar i afgørelsen hos Psyk Task Forcen og centerjuristerne.

2.3.3 Særlige situationer

Afgørelse uden påbud
Virksomheden skal have en Afgørelse uden påbud i de situationer, hvor du konstaterer en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningens regler om psykisk arbejdsmiljø, men hvor virksomheden løser de konstaterede problemer, inden du sender en endelig Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø. Du skal give Afgørelse uden påbud i form af en Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø, se ovenfor. Dog bortfalder anmodningen om at indsende en skriftlig tids- og handlingsplan.

Selv om virksomheden har løst de konstaterede problemer, skal den altså alligevel have en afgørelse og et brev, hvori du meddeler virksomheden, at den får en negativ smiley på baggrund af den konstaterede overtrædelse. Denne situation er ligestillet med påbud om andre typer arbejdsmiljøproblemer, hvor forholdet bliver gjort lovligt, inden Arbejdstilsynet afgiver det endelige påbud.

Efterkommelse inden indsendelse af tids- og handlingsplan
Du skal sende et brev til virksomheden i de situationer, hvor virksomheden i stedet for at indsende en skriftlig tids- og handlingsplan løser de konstaterede problemer. Det skal fremgå af brevet, at Arbejdstilsynet på baggrund af virksomhedens tilbagemelding vurderer, at virksomheden har løst problemerne på tilfredsstillende vis, og at vi derfor ikke vil foretage os yderligere i sagen. Anmodningen om at indsende en skriftlig tids- og handlingsplan bortfalder dermed.

Denne situation er kun aktuel i perioden fra, at Arbejdstilsynet har truffet en endelig Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø og frem til, at fristen for at indsende tids- og handlingsplanen udløber, se illustrationen af tidsfrister knyttet til Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø ovenfor.

Håndtering af tids- og handlingsplan indsendt inden der er truffet endelig afgørelse
Du skal træffe Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø i de situationer, hvor virksomheden sender en tids- og handlingsplan i høringsperioden, det vil sige inden, du har sendt en endelig Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø. Du skal træffe afgørelsen efter sædvanlig praksis med en bemærkning om, at Arbejdstilsynet snarest vender tilbage med en vurdering af tids- og handlingsplanen.

2.3.4 Opfølgning

Vurdering af om virksomheden selv kan løse problemerne
Når du skal vurdere, om virksomheden selv kan løse problemerne, skal du gøre det på baggrund af virksomhedens tids- og handlingsplan og dit generelle indtryk af virksomheden fra tilsynsbesøget (primært møder, hvor ledelsen har deltaget).

Hvis virksomheden anerkender problemerne og melder tilbage i tids- og handlingsplanen, at den vil gøre noget ved dem, vurderer du som udgangspunkt, at virksomheden selv kan løse problemerne. Der kan dog forekomme tilfælde, hvor virksomhedens løsninger er af en sådan karakter, at du vurderer, at tiltagene under ingen omstændigheder kan løse problemerne. I disse tilfælde vurderer du, at virksomheden ikke selv kan løse problemerne. Det samme er tilfældet, hvis virksomheden ikke vil anerkende, at der er problemer, hvis virksomheden klart melder ud, at den ikke vil gøre noget for at afhjælpe problemerne, eller hvis virksomheden slet ikke melder tilbage til os.

Herudover skal det indgå i vurderingen, om den tidsramme, som virksomheden har opstillet for problemernes løsning, er realistisk.  

Du kan få hjælp til at vurdere, om virksomheden selv kan løse problemerne hos Psyk Task Forcen og centerjuristerne. 

Virksomheden kan selv løse problemerne
Hvis du vurderer, at virksomheden selv kan løse problemerne, skal du ikke afgive påbud. I stedet skal du sende et brev, hvori Arbejdstilsynet accepterer virksomhedens tids- og handlingsplan. Sammen med brevet sender du en tilbagemeldingsblanket, hvor virksomheden kan melde tilbage om efterkommelse. Virksomhedens frist for løsning af problemerne benyttes som frist for efterkommelse. Virksomheden bliver bedt om at give en tilbagemelding om efterkommelse, som skal beskrive, hvilke løsninger der er iværksat, hvilken effekt de iværksatte løsninger har haft på problemerne, og hvordan virksomheden har vurderet effekten.

Efter tilbagemeldingsfristens udløb skal du vurdere de iværksatte løsninger. Virksomheden skal i sin tilbagemelding sandsynliggøre, at den har løst problemerne. Det er vigtigt, at du i din vurdering sammenholder virksomhedens tilbagemelding med de problemer, der er beskrevet i afgørelsen. Du kan få hjælp til at vurdere virksomhedens tilbagemelding hos Psyk Task Forcen og centerjuristerne.

Du kan læse mere om, hvordan du skal håndtere virksomhedens tilbagemelding i kvalitetsprocedurernes supplerende retningslinjer C-2 Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser.

Hvis virksomheden ikke i tilstrækkeligt omfang sandsynliggør, at den har løst problemerne, skal du besøge virksomheden igen for at afklare, om de konstaterede problemer fortsat indebærer en sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko. Besøget er et detailtilsyn kontrolbesøg, se mere i kvalitetsproceduren for detailtilsyn kontrolbesøg.

Hvis de konstaterede problemer fortsat indebærer en sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko for de ansatte, skal du afgive påbud med frist. Hvis du konstaterer nye problemer i det psykiske arbejdsmiljø, skal du træffe en ny Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø, se afsnit 2.3.

Påbud med frist om psykisk arbejdsmiljø følger almindelig procedure for at afgive påbud med frist. Påbuddet har samme hjemler som Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø.

Når du afgiver et påbud om psykisk arbejdsmiljø, skal du samtidig afgive påbud om at bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at bistå virksomheden med at løse problemerne. Rådgivningspåbuddet har hjemmel i rådgivningsbekendtgørelsen § 6, §§ 36-38, §§ 42-45 og § 49, se mere i At-vejledning F.1.5 Rådgivningspåbud.

Du kan få hjælp til udformning af påbud og rådgivningspåbudd hos Psyk Task Forcen og centerjuristerne.

Inden du afgiver påbud, skal du altid sende udkast til påbud og rådgivningspåbud i skriftlig høring om det faktuelle indhold i sagen (forvaltningsretlig høring). Du skal foretage høringen på samme måde som andre høringer, se mere i kvalitetsprocedurernes supplerende retningslinjer C-3 Høring og besøgsrapport.

Du kan læse om, hvordan du skal håndtere virksomhedens høringssvar i kvalitetsprocedurernes supplerende retningslinjer C-2 Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser.

I de situationer, hvor virksomheden løser de konstaterede problemer inden, vi sender et endeligt påbud med frist, skal du ikke afgive påbud og rådgivningspåbud. Du skal heller ikke træffe Afgørelse uden påbud, som det ellers er tilfældet ved påbud om andre typer arbejdsmiljøproblemer, hvor forholdet bliver lovliggjort, inden vi afgiver det endelige påbud.

Virksomheden kan ikke selv løse problemerne
Hvis du vurderer, at virksomheden ikke selv kan løse problemerne, skal du afgive påbud med frist. Du kan læse om afgivelse af påbud med frist i afsnittet ovenfor Virksomheden kan selv løse problemerne.

I bilaget til påbuddet skal du beskrive og vurdere virksomhedens tilbagemelding eller manglende tilbagemelding. Du skal tilføje beskrivelsen i afsnittet Beskrivelse af de faktiske forhold. Med afsæt i beskrivelsen af virksomhedens tilbagemelding skal du begrunde, hvorfor Arbejdstilsynet vurderer, at virksomheden ikke selv kan løse problemerne. Det skal du gøre i afsnittet Begrundelse for afgørelse. Du skal tilføje denne begrundelse til begrundelsen for den materielle overtrædelse.

2.4 Afgiv strakspåbud ved overhængende fare eller alvorlig risiko

Området for strakspåbud er typisk tilfælde, hvor de ansatte er i overhængende fare eller alvorlig risiko for at blive udsat for vold, hvor ansatte aktuelt har været udsat for en traumatisk hændelse, eller hvor du via egne iagttagelser konstaterer ulykkesrisici, der skyldes tidspres.

Strakspåbud om psykisk arbejdsmiljø følger almindelig procedure for at afgive strakspåbud. I forbindelse med strakspåbud skal du hverken foretage forvaltningsretlig høring eller vurdere, om virksomheden selv kan løse de konstaterede problemer.

Strakspåbud om psykisk arbejdsmiljø udløser altid et påbud om at bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at bistå med at forebygge, at overtrædelsen gentager sig. Rådgivningspåbud har hjemmel i § 6, §§ 36-38, §§ 42-45 og § 49 i rådgivningsbekendtgørelsen. Du skal give udvidet vejledning i forbindelse med påbuddet.

Se mere i de At-interne instrukser nr. 4/2006 Anvendelse af strakspåbud, nr. 1/2009 Traumatiske hændelser i arbejdet og nr. 2/2009 Tidspres, der øger risikoen for ulykker. 

Der er en kvalitetssikret skabelon i ATIS til strakspåbud om at træffe foranstaltninger om psykisk førstehjælp efter en traumatisk hændelse i arbejdet.   

2.5. Grove overtrædelser

I de tilfælde, hvor du afgiver strakspåbud, fordi de ansatte er i overhængende fare eller alvorlig risiko for at blive udsat for vold, skal du overveje, om overtrædelsen er så grov, at sagen skal overgives til centerjuristen med henblik på vurdering af, om Arbejdstilsynet skal indgive politianmeldelse om overtrædelsen. Arbejdstilsynet indgiver politianmeldelse, hvor der er en klar og veldokumenteret risiko for at blive udsat for vold eller andre traumatiske hændelser, og hvor arbejdsgiveren ikke har forebygget risikoen, eller hvor forebyggelsen er så begrænset, at det er åbenbart, at den ikke er effektiv. I sådanne tilfælde skal du oprette en ”rapport om grove overtrædelser”, eventuelt efter nærmere drøftelse med centerjuristen. 
 

IKRAFTTRÆDEN

9. marts 2011

VEDLIGEHOLDELSE

Kontor for Videngrundlag vurderer årligt, om der er behov for at revidere instruksen.