Standardvilkår for tilskud fra Arbejdsmiljøforskningsfonden
1. Indledning
Arbejdstilsynet fastsætter standardvilkår for tilskud fra Arbejdsmiljøforskningsfonden, herunder vilkår om midlernes anvendelse, udbetaling, regnskab, revision, faglig rapportering mv., jf. § 26, stk. 2 i bekendtgørelse om Arbejdsmiljøforskningsfonden.
Standardvilkår beskriver gældende regler og praksis i forbindelse med administration af projektbevillinger fra Arbejdsmiljøforskningsfonden.
Overholdelse af standardvilkår er en forudsætning for ydelsen af tilskuddet.
Arbejdstilsynet fører tilsyn med de forsknings- og udviklingsaktiviteter, der modtager tilskud fra fonden, jf. § 27 i ovennævnte bekendtgørelse.
Inden en bevilling gives vurderes ansøgningen i Arbejdsmiljøforskningsfondens udvalg ud fra de fastsatte kriterier i ovennævnte bekendtgørelse om Arbejdsmiljøforskningsfonden. Endelig godkendes ansøgningen af beskæftigelsesministeren.
Arbejdstilsynet giver på baggrund heraf et endeligt tilskudstilsagn, hvis oplysninger normalt er identiske med oplysningerne i projektplan og budget. Standardvilkår for tilskud fra Arbejdsmiljøforskningsfonden sendes sammen med tilsagnet.
Tilsagnet kan indeholde afvigelser fra de generelle bestemmelser i standardvilkårene i form af særlige vilkår, der er fastsat for den konkrete bevilling.
2. Generelle vilkår for tilskud fra Arbejdsmiljøforskningsfonden
Tilskudsmodtager forpligter sig ved sin underskrift på tilsagnet til:
- at gennemføre projektet i overensstemmelse med den godkendte bevilling, herunder med det bevilligede beløb
- at projektet gennemføres i overensstemmelse med projektbeskrivelse og de aftalte budgetter
- at overholde standardvilkårene.
Arbejdstilsynets tilsagn er bindende, når Arbejdstilsynet har modtaget tilskudsmodtagers skriftlige bekræftelse af tilsagnet.
Det angivne tilskud i tilsagnet er det maksimale tilskud for den samlede projektperiode.
Ændringer i projektet
Tilskudsmodtager skal skriftligt underrette Arbejdstilsynet, hvis planlagte aktiviteter forsinkes, eller forudsætningerne for tilskuddet ændres væsentligt.
Ændringer kan for eksempel være, at de forventede faglige resultater ikke kan opnås, at projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med projektbeskrivelsen og tidsplanen, at det aftalte budget overskrides, at der ønskes omdisponeringer i budgettet, eller at der tiltræder nye medarbejdere i projektgruppen.
Arbejdstilsynet vil herefter tage stilling til ændringerne, herunder om det bevilligede tilskud skal justeres.
Indsendelse af oplysninger om projektet i fremdriftsrapporter og statusblanketter
Tilskudsmodtager skal hvert år indsende i alt 4 kvartalsindberetninger i form af 2 fremdriftsrapporter og 2 statusblanketter, der skal indsendes skiftevis.
Den første indberetning efter projektets start indsendes i form af en statusblanket efter første hele kvartal af projektperioden.
Både fremdriftsrapporter og statusblanketter kan downloades fra www.at.dk, se under Arbejdsmiljøforskningsfonden.
Arbejdstilsynet skal som hovedregel have modtaget enten fremdriftsrapport eller statusblanket senest den 30. i måneden efter det foregående kvartals udløb. Arbejdstilsynet kan dog vurdere i det konkrete tilfælde om denne frist kan forlænges af regnskabsmæssige hensyn.
Hvis en fremdriftsrapport eller statusblanket ikke fremsendes, eller hvis Arbejdstilsynet finder fremdriftsrapport eller statusblanket utilfredsstillende, vurderer Arbejdstilsynet om en bevilling helt eller delvist skal bortfalde.
Ph.d. stipendier
Ved tilskud til ph.d projekter skal der inden 6 måneder efter bevillingstidspunktet (underskrift af tilsagnet) foreligge en endelig godkendelse af projektet fra værtsinstitutionen.
Bevillingsmodtager skal inden 3 uger efter den endelige godkendelse af projektet fra værtsinstitutionen indsende meddelelse herom til Arbejdstilsynet.
Tilskuddets anvendelse
Tilskuddet kan udelukkende anvendes til udgifter, der er omfattet af det godkendte tilsagn og afholdt i den godkendte projektperiode.
Tilskud gives som en projektbevilling. Tilskudsmodtager må ikke omdisponere mellem de anførte budgetposter uden tilsagn fra Arbejdstilsynet.
Teknisk udstyr
Der ydes ikke tilskud til indkøb eller drift af teknisk udstyr.
Tilskud fra anden side Fonden giver kun støtte til de dele af et projekt som ikke har eller vil modtage tilskud fra anden side.
Arbejdstilsynet skal derfor straks underrettes, hvis der søges om og/eller opnås tilskud til projektet fra andre offentlige myndigheder, herunder tilskudsordninger fra EU eller anden medfinansiering til projektet.
Tilskudsmodtager skal oplyse om tilskud fra anden kilde overstiger det forudsatte ved støttens tildeling. Fondens tilskud nedsættes tilsvarende, hvis ansøgeren modtager tilskud fra anden kilde, eller tilskuddet fra anden kilde overstiger det forudsatte.
Faglig afrapportering og publikationer
Projektet skal afrapporteres, så resultater fra projektet kan dokumenteres. Der skal aflægges en slutrapportering senest 3 måneder efter bevillingsperiodens udløb, hvis ikke andet aftales.
Slutrapporten skal indeholde de erfaringer og konklusioner, som projektarbejdet har medført. Slutrapporten skal desuden indeholde en vurdering af hvordan projektets resultater på kort og lang sigt kan bidrage til at forbedre arbejdsmiljøet Endelig skal slutrapporten indeholde en fortegnelse over samtlige publikationer og produkter fra projektet. Rapporten skal skrives i et letforståeligt dansk, og det skal fremgå, at Arbejdsmiljøforskningsfonden har givet bevilling til projektet.
Rapporten skal indeholde et resume på dansk og engelsk, og den skal have en kort og dækkende titel.
Rapporten skal afleveres i korrekturlæst stand i 5 trykte eksemplarer og 1 elektronisk udgave til Arbejdstilsynet med angivelse af projektnummer.
Hvis rapporten ikke afleveres i overensstemmelse med kravene, har Arbejdstilsynet ret til at bringe den i den aftalte stand for tilskudsmodtagerens regning.
Publikationer, som er et resultat af bevillingen skal indsendes i 1 trykt eksemplar og 1 elektronisk eksemplar til Arbejdsmiljøforskningsfondens sekretariat med angivelse af projektnummer. Fremsendelse af diverse publikationer skal indsendes i forbindelse med slutrapport eller efter aftale. I alle publikationer og produkter fra projektet skal det anføres, at det pågældende arbejde er støttet af Arbejdsmiljøforskningsfonden.
Arbejdstilsynet vurderer slutrapporten og tager stilling til om projektet er gennemført i overensstemmelse med det aftalte. Godkendelsen kan eventuelt ske med sagkyndig bistand fra fx Det Videnskabelige Udvalg eller Udvalget for Udvikling og Udredning.
Når slutrapport er godkendt, skal der ikke sendes yderligere publikationer.
Offentliggørelse af resultater
Arbejdsmiljøforskningsfonden stiller ved uddeling krav om, at forsknings- og udviklingsresultater gøres offentligt tilgængelige med henblik på anvendelse, jf. § 23, stk. 3 i bekendtgørelsen om Arbejdsmiljøforskningsfonden.
Der skal løbende i projektperioden tages stilling til, om formidlingsplanen i projektbeskrivelsen skal revideres. Der skal indsendes en opdateret formidlingsplan til fonden senest 6 måneder før projektets slutdato.
Ansøger skal formidle projektets resultater til relevante brugergrupper og med relevante formidlingsformer.
Formidlingen bør som udgangspunkt finde sted, når de enkelte etaper af projektet er færdiggjort og ved undersøgelsens afslutning, fx i anerkendte videnskabelige tidsskrifter.
Det er en betingelse at tilskudsmodtager tillader offentliggørelse af resultater på Arbejdstilsynets hjemmeside, www.at.dk.
3. Tilbagebetaling eller bortfald af bevillingen
Arbejdstilsynet kan beslutte, at tilskud bortfalder helt eller delvist eller kræves tilbagebetalt, hvis tilskudsvilkårene ikke overholdes, jf. § 29 i bekendtgørelsen om Arbejdsmiljøforskningsfonden.
Bortfald af bevilling eller tilbagebetaling helt eller delvist kan fx ske hvis:
- betingelserne og forudsætningerne for at yde tilsagn ikke længere er til stede
- tilskudsmodtager tilsidesætter vilkårene for tilskuddet
- fremdriftsrapport og statusblanket ikke indsendes
- tilskudsmodtager har givet urigtige eller vildledende oplysninger af betydning for ansøgningen, herunder oplysninger om tilskud fra anden kilde i forbindelse med ansøgningen
- tilskud fra anden side viser sig at overstige det forudsatte ved tildelingen af tilskuddet
- tilskudsmodtager undlader at informere om tilskud fra anden side i løbet af støtteperioden
- projektet ikke er igangsat inden 3 måneder efter den i bevillingsbrevet anførte dato for projektstart.
- projektgennemførelsen afviger fra projektbeskrivelsen, herunder tidsplanen
- det aftalte tidspunkt for aflevering af slutrapporten overskrides uden forudgående aftale
- der er skift i ejerforholdene i projektets løbetid, eller hvis bevillingen overgår til andet formål end forudsat ved tildelingen af tilskud.
- der omdisponeres mellem de anførte budgetposter uden skriftligt tilsagn fra Arbejdstilsynet.
- projektet opgives (hvis et projekt opgives af grunde, der ikke kan tilskrives tilskudsmodtager, aflægges der regnskab for projektets udgifter i den gennemførte del, hvorefter der kan udbetales tilskud herfor)
- tilskudsmodtager mister evnen til at gennemføre projektet
- tilskudsmodtager går konkurs eller træder i likvidation
Hvis bevillingen ikke er opbrugt senest 1 år efter den i tilsagnet fastsatte slutdato eller en senere af fonden godkendt slutdato, bortfalder retten til at anvende restbeløbet uden videre. Arbejdstilsynet vil derfor kræve, at bevillingsmodtageren aflægger slutregnskab samt tilbagebetaler det uforbrugte beløb med eventuelle påløbne renter.
Ved bortfald af bevilling vil eventuelle ph.d.-studerendes situation blive vurderet separat.
4. Udbetaling af tilskud i projektperioden
Rateudbetaling
Der kan kun ske rateudbetaling af projektbevillingen, hvis projektet skrider frem som planlagt, og projektet derfor kan forventes afsluttet inden for rammerne af bevillingen.
Anmodning om rateudbetaling skal således være ledsaget af oplysninger om projektets fremdrift, se nærmere under pkt. 3.
Udbetalingen af tilskuddet sker på baggrund af tilskudsmodtagers regnskaber, der dokumenterer faktisk bogførte, godkendte og betalte udgifter. Selvom de dokumenterede udgifter overstiger det beløb, der er lagt til grund for bevillingen ændres denne ikke. Bliver udgifterne vedr. de enkelte konti mindre, sker der er forholdsmæssig reduktion af bevillingen. Der gives ikke tillægsbevillinger.
Det rekvirerede beløb vil blive udbetalt i kvartalsrater bagud, således at det kvartalsvise tilskud alene modsvarer de afholdte udgifter i det foregående kvartal. Kvartalerne følger kalenderåret. Det bevilligede beløb inkluderer alle lønudgifter, herunder for eksempel prisstigninger, feriepenge og udgifter til barsels- og sygeorlov i projektperioden.
Det bemærkes, at regulering af lønudgifter og honorarer ikke kan dækkes efter det tidspunkt, hvor tildeling af tilskud har fundet sted.
Der kan højst udbetales tilsammen 85 % af bevillingen i rater.
Afholdelse af konferencer og rejser
Udgifter til afholdelse af konference eller anden rejseaktivitet er almindeligvis tilskudsberettiget, og skal oplyses på budgettet og dokumenteres ved aflæggelse af regnskab. Deltagelse i konferencer eller anden rejseaktivitet skal endvidere under projektforløbet oplyses i kvartalsindberetningen, se ovenfor.
Arbejdstilsynet forbeholder sig ret til at foretage en konkret vurdering af omfanget af konferencer. Arbejdstilsynet kan herefter tage stilling til om det bevilligede tilskud til konferencer og lign. skal justeres.
Udbetaling af restbevilling
Den del af tilskuddet, der ikke er udbetalt i rater (min. 15 % af bevillingen) kan først udbetales, når projektet er afsluttet, og Arbejdstilsynet har modtaget og godkendt:
- tilskudsmodtagers endelig projektrapport (se under pkt. 3)
- tilskudsmodtagers endelige og revisorpåtegnede projektregnskab (se under pkt. 7).
Bevillingen overføres til en konto i overensstemmelse med tilskudsmodtagers oplysninger i tilsagnet.
Forskud
Der kan som hovedregel ikke udbetales forskud på bevillinger. Arbejdstilsynet kan dog undtagelsesvis træffe afgørelse om forskudsvis udbetaling af tilskud efter en konkret vurdering, hvis det skønnes nødvendigt for at sikre projektet.
5. Regnskab
Løbende regnskab
Projektets udgifter og indtægter skal bogføres på særskilte konti. Regnskabet skal vedlægges henholdsvis fremdriftsrapport/statusblanket. Regnskabet skal opstilles på en sådan måde, at det er sammenligneligt med projektets budget. Arbejdstilsynet kan til enhver tid forlange en revisorpåtegning af de løbende regnskaber for de tilskudsmodtager som ikke er underlagt rigsrevisionen eller Kommunernes revisionsafdeling, Revisionsdirektoratet for Københavns kommune eller andre kommunale revisionsorganer.
Arbejdstilsynet kan kræve, at samtlige regnskabsbilag, herunder tidsregisteringskemaer, skal indsendes til gennemsyn.
Slutregnskab
Det afsluttende regnskab skal afleveres senest 3 måneder efter projektets ophør og skal indeholde en specificeret regnskabsoversigt, hvor regnskabet er opstillet på en sådan måde, at det er sammenligneligt med projektets budget.
Timesatser og timetal skal fremgå af slutregnskabet.
Regnskabsoversigten skal være underskrevet af projektansvarlige.
De tilskudsmodtagere der er underlagt Rigsrevisionen skal tillige sikre, at regnskabsoversigten underskrives af administrationen, som oftest er institutionens regnskabsafdeling. Det endelige regnskab, sendes kun til gennemgang i Rigsrevisionen, hvis Rigsrevisionen beder om det. For statslige styrelser og institutioner skal der ikke gives erklæring om forretningsgange og registreringssystemer.
For så vidt angår amter og kommuner kan revisionen udføres af Kommunernes revisionsafdeling, Revisionsdirektoratet for Københavns kommune eller andre kommunale revisionsorganer.
For andre tilskudsmodtagere skal regnskabsoversigten være underskrevet af en statsautoriseret eller registreret revisor, som attesterer, at samtlige udgifter til de i regnskabsoversigten indeholdte konti er afholdt i overensstemmelse med den meddelte bevilling samt med standardvilkårene.
Kopi af projektansøgning, bevillingsskema og standardvilkår for tilskud fra Arbejdsmiljøforskningsfonden skal udleveres til projektets revisor inden projektets start af tilskudsmodtager.
Ved revision af projektregnskaber skal ”Bekendtgørelse om revision af regnskaber for projekttilskud fra Arbejdsmiljøforskningsfonden” anvendes.
6. Oplysninger om skat og moms vedrørende tilskuddet
Arbejdstilsynet gør opmærksom på, at spørgsmål om skat og moms afgøres af skattemyndighederne.
Tilskuddet er normalt momsfrit.
Det forudsættes, at momsregistrerede tilskudsmodtagere fradrager købsmoms vedrørende udgifter, der dækkes af tilskuddet.
7. Krav om yderligere oplysninger om projektet
Arbejdstilsynet kan til en hver tid kræve en faglig rapport om projektets aktiviteter og/eller gennemførelse af evalueringer af tilskudsmodtager.
8. Arbejdstilsynets adgang til projektet
Arbejdstilsynet har under og efter projektets gennemførelse adgang til besigtigelse eller indsigt i det støttede projekts forløb for at opfylde sin forpligtelse til at føre tilsyn med de forsknings- og udviklingsaktiviteter, der modtager tilskud fra Arbejdsmiljøforskningsfonden, jf. § 27 i bekendtgørelsen om Arbejdsmiljøforskningsfonden.
9. Ændringer af administrationspraksis
Arbejdstilsynet forbeholder sig ret til ændringer i administrationspraksis og i dette standardvilkår. Ændringerne er gældende for alle projekter, der modtager tilskud fra Arbejdsmiljøforskningsfonden.
10. Henvendelse til Arbejdstilsynet
Henvendelse til Arbejdstilsynet bedes ske skriftligt og med angivelse af Arbejdsmiljøforskningsfonden og projektnummer. Alle oplysninger fremgår af tilsagnsskemaet.