Kontor

Psykisk arbejdsmiljø

Et dårligt psykisk arbejdsmiljø kan bl.a. give stress og udbrændthed. Fysiske symptomer kan være hjertebanken, muskelspændinger og hovedpine. Psykiske symptomer kan være hukommelses- og koncentrationsproblemer, nervøsitet, tristhed og træthed. Søvnproblemer og misbrug kan også være tegn på stress. På længere sigt kan et dårligt psykisk arbejdsmiljø bl.a. føre til depression og hjerte-karsygdomme.
 
Et dårligt psykisk arbejdsmiljø resulterer ofte i højt sygefravær, lav produktivitet, konflikter og hyppig udskiftning blandt personalet.

Find jeres problemer

I skal være opmærksomme på, at når I vurderer det psykiske arbejdsmiljø, skal I se på sammenhængen mellem de forskellige faktorer i det psykiske arbejdsmiljø. Stor arbejdsmængde er især en belastning, hvis medarbejderen har ringe indflydelse og mangler social støtte i arbejdet. Når I skal finde ud af, om I har problemer i det psykiske arbejdsmiljø, skal I særligt være opmærksomme på følgende punkter:

Stor arbejdsmængde
Hvis virksomheden har problemer med stor arbejdsmængde viser det sig fx ved, at der er meget overarbejde uden mulighed for afspadsering, at det er svært at få tid til at holde pauser, samt at I ofte arbejder i højt tempo under tidspres. Det kan især være svært for jer at nå arbejdsopgaverne, hvis I ofte bliver forstyrret, fx af telefoner, kunder eller støj på kontoret. I skal endvidere være opmærksomme på, om der er enkelte af jer, som er mere belastede end andre.

Mangel på indhold og variation
Problemer med mangel på indhold og variation kan opstå ved ensformige arbejdsopgaver som fx indtastning af tal og data, hvor der ikke er mulighed for at afveksle med andet arbejde.

Ringe indflydelse på eget arbejde
Problemer med ringe indflydelse på eget arbejde kan opstå, hvis I fx sjældent kan påvirke mængden af arbejde, pauser, arbejdsmetoder, hjælpemidler og arbejdets kvalitet.

Dårligt samspil med computere
Når edb-programmer er ustabile, langsomme eller ikke er velegnede til opgaven, kan der komme problemer med dårligt samspil med computere. Utilstrækkelig oplæring eller support til programmer kan også give problemer.

Manglende støtte
Manglende støtte kan fx dreje sig om, at I sjældent får hjælp til at prioritere jeres arbejdsopgaver, ikke modtager nødvendig information og ikke får vikardækning ved fravær. Det kan også handle om, at I ikke taler med ledelsen om, hvor godt I udfører arbejdet, og om, hvilke forventninger ledelsen har til jeres arbejde, og at I ikke får hjælp til at sætte grænse mellem arbejde og fritid. I skal særligt være opmærksomme på, om der er problemer med manglende støtte, hvis medarbejdere arbejder hjemme.

Konflikter, mobning og seksuel chikane
I skal være opmærksomme på, om der er saglige konflikter, som har udviklet sig til personlige angreb, og om der er medarbejdere, som regelmæssigt og over længere tid udsættes for krænkende handlinger. Vær også opmærksomme på, om der forekommer uønskede, krænkende handlinger af seksuel karakter.

Kunde- og borgerkontakt
Det kan være en stor psykisk belastning, hvis I ikke har mulighed for at give den hjælp og omsorg, som borgere eller kunder ønsker eller har behov for. Problemet bliver større, hvis I arbejder med borgere og kunder med svære problemer, eller hvis I har en kontrol- eller magtfunktion, fx på et bistandskontor.

Vold og trusler
Det kan være et stort problem, hvis I udsættes for vold, trusler, røverier eller andre krænkelser, især hvis der er alenearbejde.

Jobusikkerhed
Omstrukturering, rationalisering eller outsourcing er eksempler på forhold, som kan give jobusikkerhed.

Manglende udviklingsmuligheder
Problemer med manglende udviklingsmuligheder kan fx komme, hvis I har mange rutineprægede opgaver, ikke har jævnlige udviklingssamtaler, og I ikke tilbydes relevant efteruddannelse.

Sådan arbejder I videre med at løse problemerne

For at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø er det afgørende,

• at det psykiske arbejdsmiljø bliver kortlagt i virksomhedens APV
• at I fokuserer på de forhold, der kan ændres
• at arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø er en integreret del af virksomhedens daglige arbejdsgang
• at I er opmærksomme på konsekvenserne for det psykiske arbejdsmiljø ved væsentlige ændringer, fx ændringer i arbejdsopgaver og organisering af arbejdet
• at I har et tæt samarbejde, fx mellem sikkerheds- og samarbejdsorganisation
• at I også er opmærksomme på forhold, der bidrager positivt til det psykiske arbejdsmiljø, fordi det giver energi til arbejdet og gør det muligt at bevare de positive forhold.

Psykiske belastninger forebygger I ofte bedst ved en kombination af flere forskellige løsninger, der afhænger af problemernes karakter. På kontorer kan følgende forhold medvirke til et godt psykisk arbejdsmiljø:

Tilpasning af arbejdsmængden
Tilpasning af arbejdsmængden skal tage hensyn til de faglige, personlige og sociale ressourcer og til det behandlings- eller serviceniveau, der ønskes. Prioriter arbejdsopgaverne og undgå uklare eller modstridende krav, fx at den afsatte tid til opgaven og det, kunden forventer, ikke stemmer overens. Opstil klare målsætninger for arbejdet og klare retningslinjer for den enkeltes ansvar og kompetence. Undgå lange perioder med stort tidspres, anvend eksempelvis vikarer eller anden aflastende foranstaltning. Sørg for, at borgere og kunder har grundigt kendskab til de ydelser, de kan forvente at få. Vær også opmærksom på medarbejdere med distance- og hjemmearbejde og deres arbejdsmængde.

Indhold og variation i arbejdet
Skab mulighed for at rotere mellem forskellige arbejdsopgaver eller udvid på anden måde indholdet i arbejdsopgaverne, fx ved at aflaste medarbejdere med ensformigt arbejde eller medarbejdere, der har megen kontakt med borgere eller kunder. Sørg også for, at den nødvendige uddannelse følger med en ændring i arbejdsopgaverne.

Indflydelse på eget arbejde
I kan sikre, at medarbejderne har indflydelse på eget arbejde ved at give mulighed for at veksle mellem tempopræget og mere roligt arbejde. Medarbejderne bør også kunne påvirke udformningen og rækkefølgen af de enkelte arbejdsopgaver samt være i løbende dialog med ledelsen om arbejdsopgavens udførelse, herunder arbejdets kvalitet. Teambaseret arbejde og jævnlige personalemøder, hvor I konstruktivt forholder jer til resultater og behov i forhold til arbejdsopgaverne, kan være med til at give medarbejderindflydelse.

God social støtte
God støtte fra kolleger og ledelse er især vigtig, når en medarbejder har svært ved at klare opgaverne alene, mangler de nødvendige forudsætninger for at udføre opgaverne, eller føler sig utryg ved selv at tage ansvaret for opgaverne. Sørg for, at der er fælles pauser, der giver mulighed for at "læsse af" og "lade op". Det er endvidere vigtigt at have fokus på også at støtte medarbejdere,  som arbejder hjemme eller på distancen.

Støtte kan også gives i form af supervision og konstruktiv feedback på arbejdet.

Konflikter, mobning og seksuel chikane
Sørg for at have en personalepolitik, der fremmer åbenhed og tolerance og forebygger mobning og seksuel chikane. Føler en medarbejder sig dårligt behandlet, er det vigtigt at tage det alvorligt og undgå individualisering af problemet. Anvendelse af konfliktløsning eller mediation kan anbefales.

Efteruddannelse
Grundig efteruddannelse sikrer, at medarbejdernes faglige og personlige kunnen altid svarer til det arbejde, de skal udføre. Det kan være nødvendigt med målrettet efteruddannelse i brug af edb-programmer, eller hvis medarbejderen skal arbejde med særlige befolkningsgrupper, fx mennesker fra fremmede kulturer, misbrugere eller psykisk syge. I skal sørge for særlig uddannelse, hvis der er risiko for vold eller trusler.

Vold og trusler
Sørg for, at der er klare og kendte retningslinjer for, hvordan I forholder jer, når klienter eller kunder er truende eller voldelige. Udarbejd en beredskabsplan, som indeholder tiltag til forebyggelse og håndtering af vold og trusler. Organiser arbejdet, så der fx er korte ventetider, faste sagsbehandlere, fælles tilgang til kunde- og borgerbetjening og klare regler for visitation og alenearbejde. Sørg for at indrette arbejdspladsen med flugtveje og mulighed for at tilkalde hjælp.

Jobusikkerhed
For at mindske jobusikkerhed er det vigtigt at inddrage og informere medarbejderne så tidligt som muligt om væsentlige begivenheder, fx omstruktureringer, udliciteringer, outsourcing eller politiske prioriteringer. Sørg endvidere for, at medarbejdernes kompetencer løbende udvikles, og informer om udviklings- og karrieremuligheder.

Mere viden om psykisk arbejdsmiljø

Vi har samlet de vigtigste At-vejledninger om bl.a. stress, kortlægning af psykisk arbejdsmiljø, voldsrisiko i forbindelse med arbejdet samt mobning og seksuel chikane på branchesiden for kontor.

Her kan I også finde de materialer, som BAR Kontor og BAR FOKA har udarbejdet om psykisk arbejdsmiljø.