Kontor

Arbejdspladsvurdering, APV

En arbejdspladsvurdering (APV) giver jer mulighed for at arbejde systematisk og effektivt med arbejdsmiljøet i virksomheden. APV'en skal bruges som redskab til at få styr på arbejdsmiljøet.

APV-arbejdet starter med, at I skaffer jer et overblik over, hvordan arbejdsmiljøet er i alle dele af virksomheden. Hvis det viser sig, at I har problemer med arbejdsmiljøet, skal I derefter finde ud af, hvordan I løser problemerne. I skal også finde ud af, hvem der har ansvaret for, at de bliver løst, og hvornår I skal følge op på, om problemerne er blevet løst.

I bestemmer selv, hvordan I vil gribe APV-arbejdet an. Det vil sige, at I kan vælge den metode, som passer bedst til jeres virksomhed. Det er dog et krav, at APV'en er skriftlig - på papir eller i elektronisk form. Det er nemlig vigtigt, at APV'en er tilgængelig og synlig for både medarbejdere og ledelse.

Det er også et krav, at arbejdsmiljøorganisationen deltager i hele APV-processen. Det gælder både planlægning, gennemførelse, opfølgning og revision af APV'en. Arbejdsmiljøorganisationen skal dokumentere sin deltagelse ved at underskrive APV'en. I små virksomheder, hvor der ikke er krav om en arbejdsmiljøorganisation, skal medarbejderne deltage i APV-arbejdet på samme måde.

Uanset hvilken metode I vælger for jeres APV-proces, skal APV'en indeholde disse fem faser:

Identifikation og kortlægning

Start med at identificere og kortlægge arbejdsmiljøforholdene i alle dele af virksomheden. Det kan I fx gøre ved at holde samtaler med medarbejderne eller ved at bruge spørgeskemaer eller tjeklister. Hensigten er, at I får et overblik over, hvilke problemer I eventuelt har, og hvor store de er.

Beskrivelse og vurdering

I skal herefter beskrive og vurdere de arbejdsmiljøproblemer, I eventuelt har konstateret. I skal bl.a. beskrive, hvor store og alvorlige problemerne er. I skal også beskrive de mest hensigtsmæssige løsninger på dem.

Når I beskriver løsningerne, skal I være opmærksomme på,

• om løsningerne bliver rettet mod kilden til problemet
• om problemet helt kan forhindres
• om det, der er farligt, kan udskiftes med noget, der er ufarligt eller mindre farligt
• om medarbejderne bliver uddannet og instrueret, som de skal.

Inddragelse af sygefravær

I skal også se på virksomhedens sygefravær og vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der har betydning for sygefraværet. Det er altså ikke selve sygefraværet, I skal tage stilling til, men arbejdsmiljøets indvirkning på sygefraværet.

Det er ikke afgørende, hvornår I inddrager sygefraværet i processen. Hvis I finder arbejdsmiljøproblemer, der kan medvirke til sygefraværet, skal I tage dem med, når I prioriterer og udarbejder handlingsplan. 

Prioritering og handlingsplan

Herefter skal I udarbejde en handlingsplan for de problemer med arbejdsmiljøet, som I ikke kan løse med det samme. Handlingsplanen bliver på den måde en plan for, hvad I skal gøre, og hvornår I skal gøre det.

Det skal stå i planen, i hvilken rækkefølge I vil prioritere at løse problemerne, og hvem der har ansvaret for, at det sker.

Det er vigtigt, at I gennemarbejder handlingsplanen omhyggeligt. På den måde kan I sikre jer, at jeres mål og tidsplaner bliver så realistiske som muligt.

Opfølgning på handlingsplan

Til sidst skal I udarbejde retningslinjer for, hvordan I vil følge op på handlingsplanen. Det betyder bl.a., at I skal fastlægge, hvornår og hvordan I skal afgøre, om ændringerne har virket. I skal også beslutte, hvor ofte der er behov for at ændre eller justere APV'en.

Revision af APV'en
I skal revidere jeres APV, når der sker ændringer i arbejdet eller i den måde, I arbejder på, hvis det har betydning for arbejdsmiljøet. Det kan også være nødvendigt at justere APV'en, hvis I får ny viden eller nye erfaringer. Sker der fx en arbejdsulykke, og det viser sig, at der var forhold i arbejdsmiljøet, der havde betydning for ulykken, kan det være nødvendigt at justere APV'en.

APV'en skal under alle omstændigheder revideres mindst hvert tredje år. Det gælder også, hvis I har justeret APV'en i den mellemliggende periode. De områder i APV'en, som er blevet justeret, skal dog først revideres igen efter tre år - medmindre der igen sker ændringer, der har betydning for arbejdsmiljøet.

Rådgivning og gode ideer
Hvis I ikke selv har den fornødne indsigt til at udarbejde APV'en, skal I indhente hjælp fra eksterne rådgivere. Det kan fx være hjælp til at vælge kortlægningsmetode og løsningsforslag eller til at indlede processen. I kan vælge at bruge en af de autoriserede arbejdsmiljørådgivere eller en anden ekstern rådgiver.

Mere viden om arbejdspladsvurdering

I kan læse mere om kravene til udarbejdelse og revision af arbejdspladsvurdering på branchesiden for kontor. Her kan I også finde de APV-materialer, som BAR Kontor og BAR FOKA har udarbejdet, og Arbejdstilsynets APV-tjeklister til mindre virksomheder. APV-tjeklisterne tager udgangspunkt i de arbejdsmiljøforhold, der er typiske for branchen, og indeholder en række spørgsmål om arbejdsmiljøforhold, som I kan bruge til at komme i gang med jeres APV-proces.

Eksempler på arbejde med APV

It-Supporten er vokset hurtigt. For syv år siden var der kun ejeren, og nu er de oppe på 15 mand. Stress har været på dagsordenen for flere, og de kender til andre, som er bukket under. It-Supporten har travlt, men vil gerne holde fast i et godt arbejdsmiljø, og derfor har de både en arbejdsmiljørepræsentant, har lavet APV og holder møder for at fastholde arbejdsglæden. Skærme, stole og borde bliver udvalgt til den enkelte og er bare i orden. APV'en satte fingeren på flere problemer, som de allerede havde kendskab til. Men den viste også, at flere var snublet i ledninger og maskiner, og det havde faktisk kostet sygedage. Derfor har it-Supporten nedsat en gruppe medarbejdere til task force-oprydning. APV'en og handlingsplanerne bliver taget op halvårligt med medarbejderne, hvor der altid er mulighed for at supplere med andre forhold.

En stor styrelse i staten med mange ansatte har gennem flere år lavet deres APV og medarbejdertilfredshedsunder-søgelser. Undersøgelserne har ikke ført til nogen særlige resultater eller forandringer. Men de blev alligevel noget overraskede, da Arbejdstilsynet kom på besøg og påpegede flere ting, og de fik et påbud om indeklima. Dette satte skub i opfølgningen af undersøgelserne, bl.a. indhentede de hjælp fra en rådgiver til at få en fast procedure. Indeklimaet, især generende støj og træk, er sat i fokus og bliver løbende fulgt. Trivsel og stress var et andet fokuspunkt, og derfor er der nedsat et udvalg med både arbejdsmiljørepræsentanten og andre medarbejdere til at følge udviklingen.