Vi samler statistik ved hjælp af cookies for at forbedre hjemmesiden. Det sker dog først, når du klikker videre til næste side. Læs mere om cookies. Du kan også vælge at sige nej tak til cookies.

 
Tilføj

Kontor - Arbejdsmiljøvejviser

Arbejdsmiljøvejviser nr. 17

Velkommen til arbejdsmiljøvejviseren 

Arbejdsmiljøvejviseren omhandler følgende arbejdsfunktioner på kontor:
  • Computerarbejde
  • Arbejde i omstilling/callcenter
  • Skrankearbejde
  • Sagsbehandling
  • Dataindtastning.
Vejviseren er især rettet til de ledere og medarbejdere, der arbejder med arbejdsmiljø eller har ansvar for det. Men den kan bruges af alle, der interesserer sig for arbejdsmiljø. 

Et redskab til et bedre arbejdsmiljø

Vi håber, at arbejdsmiljøvejviseren kan blive et godt redskab til et bedre arbejdsmiljø og til at arbejde med jeres arbejdspladsvurdering (APV). Alle virksomheder med ansatte har pligt til at lave en arbejdspladsvurdering. I kan bruge vejviseren til at få et overblik over de typiske problemer i jeres branche - og til at få forslag til, hvordan I løser de typiske problemer. Det er også de problemer, som Arbejdstilsynet fokuserer på, når vi kommer på besøg hos jer.

Hvad er et godt arbejdsmiljø?

Et naturligt emne for en arbejdspladsvurdering er at se på, hvad et godt arbejdsmiljø er på jeres arbejdsplads. Det kan fx dreje sig om ikke at få hudeksem eller at blive langvarigt stresset af arbejdet. Afhængigt af fag og branche kan det gode arbejdsmiljø dog være forskelligt fra sted til sted.

Det betyder også, at der på nogle virksomheder kan være andre vigtige arbejdsmiljøproblemer end dem, der er nævnt her. De problemer skal I naturligvis også arbejde med - både i det daglige arbejde og når I laver APV. Samtidig skal I være opmærksomme på, at ét arbejdsmiljøproblem kan påvirke et andet arbejdsmiljøproblem. Et dårligt psykisk arbejdsmiljø eller tidspres kan fx øge risikoen for at få muskel- og skeletbesvær.  

Kom godt i gang med arbejdsmiljøvejviseren

I vejviseren kan I læse om de generelle arbejdsmiljøproblemer, der kan være i jeres branche. Samtidig giver vi gode råd om, hvordan I kan løse problemerne. Vi fortæller jer også, hvor I kan finde mere viden og inspiration. Så er det nemt at komme i gang med at se på arbejdsmiljøet.

Husk asbestregistreringen

Der er asbest i mange bygninger, fx i lofts- og vægbeklædninger. Det er arbejdsgiverens pligt at registrere, hvis der er beskadiget asbestholdigt materiale i en bygning, som virksomheden bruger erhvervsmæssigt. Asbesten skal fjernes, indkapsles eller forsegles. Det er derudover arbejdsgiverens pligt at give egne eller udefra kommende håndværkere en oversigt over, hvor de asbestholdige materialer er. Det skal ske, før en reparation eller en ændring af bygningen bliver sat i gang.

Andre relevante arbejdsmiljøvejvisere

Arbejdstilsynet har udarbejdet en serie af arbejdsmiljøvejvisere. For enkelte arbejdsområder kan I derfor have behov for at se i andre arbejdsmiljøvejvisere:  

Her kan I få mere at vide

Vi har samlet de vigtigste regler og informationsmaterialer for branchen på adressen www.at.dk/kontor

Arbejdspladsvurdering, APV

En arbejdspladsvurdering (APV) giver jer mulighed for at arbejde systematisk og effektivt med arbejdsmiljøet i virksomheden. APV'en skal bruges som redskab til at få styr på arbejdsmiljøet.

APV-arbejdet starter med, at I skaffer jer et overblik over, hvordan arbejdsmiljøet er i alle dele af virksomheden. Hvis det viser sig, at I har problemer med arbejdsmiljøet, skal I derefter finde ud af, hvordan I løser problemerne. I skal også finde ud af, hvem der har ansvaret for, at de bliver løst, og hvornår I skal følge op på, om problemerne er blevet løst.

I bestemmer selv, hvordan I vil gribe APV-arbejdet an. Det vil sige, at I kan vælge den metode, som passer bedst til jeres virksomhed. Det er dog et krav, at APV'en er skriftlig - på papir eller i elektronisk form. Det er nemlig vigtigt, at APV'en er tilgængelig og synlig for både medarbejdere og ledelse.

Det er også et krav, at arbejdsmiljøorganisationen deltager i hele APV-processen. Det gælder både planlægning, gennemførelse, opfølgning og revision af APV'en. Arbejdsmiljøorganisationen skal dokumentere sin deltagelse ved at underskrive APV'en. I små virksomheder, hvor der ikke er krav om en arbejdsmiljøorganisation, skal medarbejderne deltage i APV-arbejdet på samme måde.

Uanset hvilken metode I vælger for jeres APV-proces, skal APV'en indeholde disse fem faser:

Identifikation og kortlægning

Start med at identificere og kortlægge arbejdsmiljøforholdene i alle dele af virksomheden. Det kan I fx gøre ved at holde samtaler med medarbejderne eller ved at bruge spørgeskemaer eller tjeklister. Hensigten er, at I får et overblik over, hvilke problemer I eventuelt har, og hvor store de er.

Beskrivelse og vurdering

I skal herefter beskrive og vurdere de arbejdsmiljøproblemer, I eventuelt har konstateret. I skal bl.a. beskrive, hvor store og alvorlige problemerne er. I skal også beskrive de mest hensigtsmæssige løsninger på dem.

Når I beskriver løsningerne, skal I være opmærksomme på,
  • om løsningerne bliver rettet mod kilden til problemet
  • om problemet helt kan forhindres
  • om det, der er farligt, kan udskiftes med noget, der er ufarligt eller mindre farligt
  • om medarbejderne bliver uddannet og instrueret, som de skal.

Inddragelse af sygefravær

I skal også se på virksomhedens sygefravær og vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der har betydning for sygefraværet. Det er altså ikke selve sygefraværet, I skal tage stilling til, men arbejdsmiljøets indvirkning på sygefraværet.

Det er ikke afgørende, hvornår I inddrager sygefraværet i processen. Hvis I finder arbejdsmiljøproblemer, der kan medvirke til sygefraværet, skal I tage dem med, når I prioriterer og udarbejder handlingsplan. 

Prioritering og handlingsplan

Herefter skal I udarbejde en handlingsplan for de problemer med arbejdsmiljøet, som I ikke kan løse med det samme. Handlingsplanen bliver på den måde en plan for, hvad I skal gøre, og hvornår I skal gøre det.

Det skal stå i planen, i hvilken rækkefølge I vil prioritere at løse problemerne, og hvem der har ansvaret for, at det sker.

Det er vigtigt, at I gennemarbejder handlingsplanen omhyggeligt. På den måde kan I sikre jer, at jeres mål og tidsplaner bliver så realistiske som muligt.

Opfølgning på handlingsplan

Til sidst skal I udarbejde retningslinjer for, hvordan I vil følge op på handlingsplanen. Det betyder bl.a., at I skal fastlægge, hvornår og hvordan I skal afgøre, om ændringerne har virket. I skal også beslutte, hvor ofte der er behov for at ændre eller justere APV'en.

 APV2009.gif
Revision af APV'en
I skal revidere jeres APV, når der sker ændringer i arbejdet eller i den måde, I arbejder på, hvis det har betydning for arbejdsmiljøet. Det kan også være nødvendigt at justere APV'en, hvis I får ny viden eller nye erfaringer. Sker der fx en arbejdsulykke, og det viser sig, at der var forhold i arbejdsmiljøet, der havde betydning for ulykken, kan det være nødvendigt at justere APV'en.

APV'en skal under alle omstændigheder revideres mindst hvert tredje år. Det gælder også, hvis I har justeret APV'en i den mellemliggende periode. De områder i APV'en, som er blevet justeret, skal dog først revideres igen efter tre år - medmindre der igen sker ændringer, der har betydning for arbejdsmiljøet.

Rådgivning og gode ideer
Hvis I ikke selv har den fornødne indsigt til at udarbejde APV'en, skal I indhente hjælp fra eksterne rådgivere. Det kan fx være hjælp til at vælge kortlægningsmetode og løsningsforslag eller til at indlede processen. I kan vælge at bruge en af de autoriserede arbejdsmiljørådgivere eller en anden ekstern rådgiver.

Mere viden om arbejdspladsvurdering

I kan læse mere om kravene til udarbejdelse og revision af arbejdspladsvurdering på branchesiden for kontor. Her kan I også finde de APV-materialer, som BAR Kontor og BAR FOKA har udarbejdet, og Arbejdstilsynets APV-tjeklister til mindre virksomheder. APV-tjeklisterne tager udgangspunkt i de arbejdsmiljøforhold, der er typiske for branchen, og indeholder en række spørgsmål om arbejdsmiljøforhold, som I kan bruge til at komme i gang med jeres APV-proces.

Eksempler på arbejde med APV

It-Supporten er vokset hurtigt. For syv år siden var der kun ejeren, og nu er de oppe på 15 mand. Stress har været på dagsordenen for flere, og de kender til andre, som er bukket under. It-Supporten har travlt, men vil gerne holde fast i et godt arbejdsmiljø, og derfor har de både en arbejdsmiljørepræsentant, har lavet APV og holder møder for at fastholde arbejdsglæden. Skærme, stole og borde bliver udvalgt til den enkelte og er bare i orden. APV'en satte fingeren på flere problemer, som de allerede havde kendskab til. Men den viste også, at flere var snublet i ledninger og maskiner, og det havde faktisk kostet sygedage. Derfor har it-Supporten nedsat en gruppe medarbejdere til task force-oprydning. APV'en og handlingsplanerne bliver taget op halvårligt med medarbejderne, hvor der altid er mulighed for at supplere med andre forhold.

En stor styrelse i staten med mange ansatte har gennem flere år lavet deres APV og medarbejdertilfredshedsunder-søgelser. Undersøgelserne har ikke ført til nogen særlige resultater eller forandringer. Men de blev alligevel noget overraskede, da Arbejdstilsynet kom på besøg og påpegede flere ting, og de fik et påbud om indeklima. Dette satte skub i opfølgningen af undersøgelserne, bl.a. indhentede de hjælp fra en rådgiver til at få en fast procedure. Indeklimaet, især generende støj og træk, er sat i fokus og bliver løbende fulgt. Trivsel og stress var et andet fokuspunkt, og derfor er der nedsat et udvalg med både arbejdsmiljørepræsentanten og andre medarbejdere til at følge udviklingen.

Sygefravær

Et sikkert og sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø forebygger sygefravær. Derfor er I allerede godt i gang med at forebygge sygefravær, når I gennemgår de arbejdsmiljøproblemer, der er beskrevet i denne vejviser. Som virksomhed er I forpligtet til at inddrage sygefravær, når I laver jeres APV. Det skal I gøre for at kunne vurdere, om der er forhold i jeres arbejdsmiljø, der kan have betydning for sygefraværet. Dette afsnit beskriver nogle redskaber, som I kan bruge og blive inspireret af, hvis I ønsker at udvide APV-arbejdet og arbejde videre med at nedbringe og forebygge sygefravær på jeres virksomhed.

Sygefravær på jeres arbejdsplads

Nogle emner kan være svære at tale om, det gælder bl.a. sygefravær. Derfor er det generelt vigtigt, at I får skabt en åben og tillidsfuld kultur på jeres virksomhed. Når I skal finde ud af, om I har problemer med sygefravær på jeres arbejdsplads, findes der forskellige redskaber, I kan bruge, fx: 

Sygefraværsstatistik
I kan bruge en statistik over sygefraværet på jeres virksomhed til at danne jer et overblik. Statistikken kan give et billede af, hvordan sygefraværet fordeler sig, om det stiger/falder, eller om der er afdelinger eller jobfunktioner med særlig højt eller lavt sygefravær. Statistikken kan dog ikke bruges til at forklare, hvorfor sygefraværet ser ud, som det gør. Her bliver I nødt til at se på de enkelte afdelinger/jobfunktioner og deres konkrete arbejdsmiljøforhold. På den måde kan I finde frem til, hvordan I bedst kan forebygge de forhold, der fører til sygefravær.

Sygefraværs- og fastholdelsespolitik
Officielle sygefraværs- og fastholdelsespolitikker kan være med til at skabe en åben og tillidsfuld kultur. De er nemlig med til at sikre, at både ledelse og medarbejdere ved, hvordan virksomheden forholder sig til fx helbredsproblemer, sygemelding og langvarigt sygefravær, og hvordan de skal agere. Når I udarbejder sygefraværs- og fastholdelsespolitikker, kan drøftelserne være med til at vise, om I har problemer med sygefravær. Sygefraværs- og fastholdelsespolitikker er desuden vigtige, når I vil arbejde videre med at nedbringe sygefraværet.

Sådan arbejder I videre med at nedbringe sygefraværet

Erfaringer viser, at der er størst succes med indsatser mod sygefravær, hvis I inddrager både arbejdsmiljømæssige, sundhedsmæssige, psykologiske og sociale aspekter. Ofte er det en fordel at kombinere generelle arbejdsmiljøindsatser med individuelle løsninger, fx tilpasning af arbejdet. 
 
Fastholdelse på eller tilbagevenden til arbejdspladsen
Hvis en medarbejder har eller er begyndt at få helbredsproblemer, er det vigtigt at tage stilling til, hvad der skal til for at fastholde ham/hende. Ofte er det nemlig bedst for en medarbejder med helbredsproblemer at bevare en tilknytning til arbejdspladsen og undgå langvarig sygemelding. I kan hjælpe en medarbejder med helbredsproblemer eller begyndende helbredsproblemer på forskellige måder. De fleste tiltag kan også gøre det lettere for en medarbejder med længerevarende sygefravær at komme hurtigere tilbage. Tiltagene er med til at sikre, at medarbejderen kan komme tilbage til arbejdet på det rigtige tidspunkt og på den rigtige måde. Eksempler er at tale med medarbejderen om, hvordan arbejdet kan tilpasses, eller holde fælles møder med den sygemeldte, kommunen og evt. en læge om de forskellige muligheder, der er fx for at komme tilbage til arbejdet på særlige vilkår. Det er en god idé, hvis I kan etablere kontakt mellem de personer og instanser, som har indsigt i den sygemeldte medarbejders situation.

Det er vigtigt, at både ledere og kolleger accepterer og har forståelse for de medarbejdere, der kommer tilbage på særlige vilkår. Særlige vilkår kan være at genoptage arbejdet delvist, med reduceret arbejdskraft eller starte med andre arbejdsopgaver.

Tilpasninger af arbejdet
Tilpasning af arbejdet drejer sig om, at ledelse og medarbejder, evt. med hjælp fra en arbejdsmiljørådgiver, finder ud af at tilpasse arbejdet, så det passer til, hvad medarbejderen kan. Det kan nemlig gøre det muligt at gå på arbejde på trods af helbredsproblemer. En læge kan evt. hjælpe med at vurdere, om medarbejderen kan tåle et bestemt arbejde. Eksempler på tilpasning af arbejdet:
  • Ansatte med ondt i fx hofter, knæ eller ryg vil ofte kunne fortsætte med at varetage deres arbejde, hvis siddeplads og øvrigt arbejdsområde tilpasses deres behov. Det kan eksempelvis være et højdeindstilleligt skrivebord så man kan veksle mellem at stå og sidde. Eller at sidde tættere på fx printerrum og indgang.
  • Tilrettelæggelse af arbejdsdagen så der er færre krav. Fx mulighed for at arbejde langsommere, gå tidligere hjem eller tage flere pauser med mulighed for at sidde med benene oppe eller ligge ned og strække ryggen.
Trivsel og sundhedsfremme forebygger sygefravær
Hvis medarbejderne trives og har det godt fysisk og psykisk, er det med til at forebygge sygefravær. Trivsel på arbejdet handler fx om tilfredshed, udvikling og glæde ved at gå på arbejde. Sygefravær kan derfor også forebygges, hvis der er en god dialog på arbejdspladsen, fokus på balance mellem privatliv og arbejdsliv, indflydelse samt plads til sociale relationer. Sygefravær kan også forebygges gennem en sund livsstil, hvor man prøver at undgå fx rygning, overvægt eller manglende fysisk aktivitet. Fysisk aktivitet er sundt både for krop og psyke og kan derfor være med til at styrke medarbejdernes generelle helbredstilstand. En sund livsstil kan også gøre det muligt at komme hurtigere tilbage til arbejdspladsen. I kan hjælpe jeres medarbejdere ved at skabe rammer, der gør det lettere at træffe sunde valg. Det kan fx være at supplere jeres lovpligtige rygepolitik med rygestopkurser, muligheder for at dyrke motion, pausegymnastik og sund mad i kantinen. Det er vigtigt, at aktiviteterne tilrettelægges som frivillige tilbud.

Uddannelse af ledelsen
For at alt dette kan fungere, er det vigtigt, at jeres ledere er klædt på til at varetage de forskellige opgaver. Det gælder både generelt i forhold til at fremme trivslen og specifikt i forhold til dialog med sygemeldte eller tilbagevendte medarbejdere.

Mere viden om sygefravær

Her kan du læse mere om sygefravær: Videncenter for Arbejdsmiljø og Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering.

Ergonomisk arbejdsmiljø

Et godt ergonomisk arbejdsmiljø kan nedsætte risikoen for, at I får ondt i arme, nakke, skuldre og ryg, som er de mest almindelige former for muskel- og skeletbesvær.
 
Jeres arbejde kan være med til at udløse eller forværre ondt i nakke, skuldre og arme, fx hvis arbejdet er ensidigt, belastende som fx indtastning af data og intensivt arbejde med computermus, hvis I har dårlige arbejdsstillinger og højt arbejdstempo, eller hvis I skal anstrenge øjnene meget.

Find jeres problemer

Når I skal finde ud af, om jeres ergonomiske arbejdsmiljø er i orden, skal I særligt være opmærksomme på følgende:

Computerarbejde
Tastearbejde og arbejde med mus er ofte ensidigt, belastende arbejde. Der kan også være problemer med dårlige synsforhold, fx reflekser i skærm, dårligt skærmbillede og generende rumbelysning. Er arbejdspladsen ikke hensigtsmæssigt indrettet, kan der være problemer med arbejdsstillingen for arme og hænder. Indeklimaproblemer, langvarigt stillesiddende arbejde, tidspres og dårligt psykisk arbejdsmiljø kan også være med til at give muskel- og skeletbesvær samt øge risikoen for hjerte- og kredsløbssygdomme på lang sigt. Det har stor betydning, hvor længe I arbejder ved computeren ad gangen. Arbejder I med bærbar computer fx hjemme, i tog og fly, skal I være opmærksomme på, at jeres muskler og sener kan blive belastet efter relativt kort tid.

Tunge eller akavede løft, træk og skub
Der kan være tunge løft, træk og skub ved fx omdeling af post og papir, fjernelse af affald og flytning af maskiner og udstyr. Vær opmærksom på de medarbejdere, som er ansat specielt til disse funktioner. Løftene bliver mere belastende, hvis de udføres med strakte arme, hvis der løftes over skulderhøjde eller hvis ryggen er bøjet eller vredet under selve løftet. Desuden kan der være tunge eller akavede løft, træk og skub ved rengøring. Belastningen ved træk og skub bliver større på ujævnt underlag eller hvis vognen er indrettet med små hjul og uhensigtsmæssigt placerede greb.

Belastende arbejdsstillinger og -bevægelser
I belaster forskellige dele af kroppen ved forskellige arbejdsopgaver. Risikoen for smerter stiger, jo længere og jo hårdere I arbejder i de dårlige arbejdsstillinger. Belastende arbejdsstillinger og -bevægelser forekommer ved oprydning, rengøring, vedligeholdelse og når udstyr sættes op.

Skuldre og nakke bliver særligt belastet, hvis I arbejder med strakte arme eller over skulderhøjde.

Risikoen for rygbesvær er stor, hvis I arbejder med foroverbøjet, sidebøjet eller drejet ryg, især hvis det foregår hyppigt eller hvis stillingen holdes længe, fx hvis arbejdsbordet ikke er indstillet ordentligt efter den ansattes højde.

Sådan arbejder I videre med at løse problemerne

I kan få et godt ergonomisk arbejdsmiljø ved at sørge for:
  • at arbejdet er planlagt og tilrettelagt, så tunge løft og andet kraftfuldt arbejde udføres ved hjælp af egnede tekniske hjælpemidler
  • at arbejdet udføres på steder med gode pladsforhold, stabilt underlag og god belysning
  • at ensidigt, belastende arbejde er tilrettelagt med passende variation eller pauser i løbet af arbejdsdagen
  • at langvarigt stillesiddende arbejde afbrydes af pauser med fysisk aktivt arbejde eller anden fysisk aktivitet, fx som del af virksomhedens sundhedsfremmeaktiviteter.

Ensidigt, belastende arbejde ved computer
Problemer med ensidigt, belastende arbejde ved computer skal ofte løses helhedsorienteret. Dels skal det tekniske udstyr og belysningen være i orden, så I kan arbejde med hensigtsmæssige arbejdsstillinger og -bevægelser uden for store kraftkrav, dels skal arbejdet tilrettelægges med passende variation eller pauser. Desuden kan andre arbejdsmiljøproblemer spille en væsentlig rolle, fx det psykiske arbejdsmiljø.

Løft, træk og skub
Den bedste løsning på store belastninger, fx i forbindelse med at løfte, bære, trække og skubbe, er at sørge for, at der er velegnede tekniske hjælpemidler, og at der er oplæring og instruktion i gode arbejdsmetoder.

Belastende arbejdsstillinger og -bevægelser
I kan undgå eller begrænse belastende arbejdsstillinger og -bevægelser ved at sikre gode pladsforhold og ved at bruge hensigtsmæssigt udstyr og inventar. Da mennesker er meget forskellige i størrelse, kan det være nødvendigt, at udstyr og inventar som fx bord og stol kan tilpasses brugerne. Dette kan være et krav, hvis flere skal bruge samme arbejdsplads. Undgå fejlindkøb ved at lave en kravspecifikation, inden I køber nyt udstyr og inventar.

Sørg for redskaber og udstyr, som kan begrænse arbejde i knæ- eller skulderhøjde mest muligt. Gode lys- og synsforhold har også betydning for arbejdsstillingerne.

Mere viden om ergonomisk arbejdsmiljø

Vi har samlet de vigtigste At-vejledninger om løft, træk og skub, arbejde ved skærme, ensidigt, belastende og ensidigt, gentaget arbejde, forflytning, løft og anden manuel håndtering af personer, arbejdsstillinger og -bevægelser, arbejdspladsens indretning og inventar samt sundhedsfremme på arbejdspladsen på adressen www.at.dk/kontor.

Her kan I også finde At-vejledningen om arbejdsrelateret muskel- og skeletbesvær, der kan være en hjælp til at finde frem til de arbejdsprocesser, der kan indebære risiko for muskel- og skeletbesvær. 

I kan også finde de materialer, som BAR Kontor og BAR FOKA har udarbejdet om ergonomisk arbejdsmiljø.

Psykisk arbejdsmiljø

Et dårligt psykisk arbejdsmiljø kan bl.a. give stress og udbrændthed. Fysiske symptomer kan være hjertebanken, muskelspændinger og hovedpine. Psykiske symptomer kan være hukommelses- og koncentrationsproblemer, nervøsitet, tristhed og træthed. Søvnproblemer og misbrug kan også være tegn på stress. På længere sigt kan et dårligt psykisk arbejdsmiljø bl.a. føre til depression og hjerte-karsygdomme.
 
Et dårligt psykisk arbejdsmiljø resulterer ofte i højt sygefravær, lav produktivitet, konflikter og hyppig udskiftning blandt personalet.

Find jeres problemer

I skal være opmærksomme på, at når I vurderer det psykiske arbejdsmiljø, skal I se på sammenhængen mellem de forskellige faktorer i det psykiske arbejdsmiljø. Stor arbejdsmængde er især en belastning, hvis medarbejderen har ringe indflydelse og mangler social støtte i arbejdet. Når I skal finde ud af, om I har problemer i det psykiske arbejdsmiljø, skal I særligt være opmærksomme på følgende punkter:

Stor arbejdsmængde
Hvis virksomheden har problemer med stor arbejdsmængde viser det sig fx ved, at der er meget overarbejde uden mulighed for afspadsering, at det er svært at få tid til at holde pauser, samt at I ofte arbejder i højt tempo under tidspres. Det kan især være svært for jer at nå arbejdsopgaverne, hvis I ofte bliver forstyrret, fx af telefoner, kunder eller støj på kontoret. I skal endvidere være opmærksomme på, om der er enkelte af jer, som er mere belastede end andre.

Mangel på indhold og variation
Problemer med mangel på indhold og variation kan opstå ved ensformige arbejdsopgaver som fx indtastning af tal og data, hvor der ikke er mulighed for at afveksle med andet arbejde.

Ringe indflydelse på eget arbejde
Problemer med ringe indflydelse på eget arbejde kan opstå, hvis I fx sjældent kan påvirke mængden af arbejde, pauser, arbejdsmetoder, hjælpemidler og arbejdets kvalitet.

Dårligt samspil med computere
Når edb-programmer er ustabile, langsomme eller ikke er velegnede til opgaven, kan der komme problemer med dårligt samspil med computere. Utilstrækkelig oplæring eller support til programmer kan også give problemer.

Manglende støtte
Manglende støtte kan fx dreje sig om, at I sjældent får hjælp til at prioritere jeres arbejdsopgaver, ikke modtager nødvendig information og ikke får vikardækning ved fravær. Det kan også handle om, at I ikke taler med ledelsen om, hvor godt I udfører arbejdet, og om, hvilke forventninger ledelsen har til jeres arbejde, og at I ikke får hjælp til at sætte grænse mellem arbejde og fritid. I skal særligt være opmærksomme på, om der er problemer med manglende støtte, hvis medarbejdere arbejder hjemme.

Konflikter, mobning og seksuel chikane
I skal være opmærksomme på, om der er saglige konflikter, som har udviklet sig til personlige angreb, og om der er medarbejdere, som regelmæssigt og over længere tid udsættes for krænkende handlinger. Vær også opmærksomme på, om der forekommer uønskede, krænkende handlinger af seksuel karakter.

Kunde- og borgerkontakt
Det kan være en stor psykisk belastning, hvis I ikke har mulighed for at give den hjælp og omsorg, som borgere eller kunder ønsker eller har behov for. Problemet bliver større, hvis I arbejder med borgere og kunder med svære problemer, eller hvis I har en kontrol- eller magtfunktion, fx på et bistandskontor.

Vold og trusler
Det kan være et stort problem, hvis I udsættes for vold, trusler, røverier eller andre krænkelser, især hvis der er alenearbejde.

Jobusikkerhed
Omstrukturering, rationalisering eller outsourcing er eksempler på forhold, som kan give jobusikkerhed.

Manglende udviklingsmuligheder
Problemer med manglende udviklingsmuligheder kan fx komme, hvis I har mange rutineprægede opgaver, ikke har jævnlige udviklingssamtaler, og I ikke tilbydes relevant efteruddannelse.

Sådan arbejder I videre med at løse problemerne

For at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø er det afgørende,
  • at det psykiske arbejdsmiljø bliver kortlagt i virksomhedens APV
  • at I fokuserer på de forhold, der kan ændres
  • at arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø er en integreret del af virksomhedens daglige arbejdsgang
  • at I er opmærksomme på konsekvenserne for det psykiske arbejdsmiljø ved væsentlige ændringer, fx ændringer i arbejdsopgaver og organisering af arbejdet
  • at I har et tæt samarbejde, fx mellem sikkerheds- og samarbejdsorganisation
  • at I også er opmærksomme på forhold, der bidrager positivt til det psykiske arbejdsmiljø, fordi det giver energi til arbejdet og gør det muligt at bevare de positive forhold.
Psykiske belastninger forebygger I ofte bedst ved en kombination af flere forskellige løsninger, der afhænger af problemernes karakter. På kontorer kan følgende forhold medvirke til et godt psykisk arbejdsmiljø:

Tilpasning af arbejdsmængden
Tilpasning af arbejdsmængden skal tage hensyn til de faglige, personlige og sociale ressourcer og til det behandlings- eller serviceniveau, der ønskes. Prioriter arbejdsopgaverne og undgå uklare eller modstridende krav, fx at den afsatte tid til opgaven og det, kunden forventer, ikke stemmer overens. Opstil klare målsætninger for arbejdet og klare retningslinjer for den enkeltes ansvar og kompetence. Undgå lange perioder med stort tidspres, anvend eksempelvis vikarer eller anden aflastende foranstaltning. Sørg for, at borgere og kunder har grundigt kendskab til de ydelser, de kan forvente at få. Vær også opmærksom på medarbejdere med distance- og hjemmearbejde og deres arbejdsmængde.

Indhold og variation i arbejdet
Skab mulighed for at rotere mellem forskellige arbejdsopgaver eller udvid på anden måde indholdet i arbejdsopgaverne, fx ved at aflaste medarbejdere med ensformigt arbejde eller medarbejdere, der har megen kontakt med borgere eller kunder. Sørg også for, at den nødvendige uddannelse følger med en ændring i arbejdsopgaverne.

Indflydelse på eget arbejde
I kan sikre, at medarbejderne har indflydelse på eget arbejde ved at give mulighed for at veksle mellem tempopræget og mere roligt arbejde. Medarbejderne bør også kunne påvirke udformningen og rækkefølgen af de enkelte arbejdsopgaver samt være i løbende dialog med ledelsen om arbejdsopgavens udførelse, herunder arbejdets kvalitet. Teambaseret arbejde og jævnlige personalemøder, hvor I konstruktivt forholder jer til resultater og behov i forhold til arbejdsopgaverne, kan være med til at give medarbejderindflydelse.

God social støtte
God støtte fra kolleger og ledelse er især vigtig, når en medarbejder har svært ved at klare opgaverne alene, mangler de nødvendige forudsætninger for at udføre opgaverne, eller føler sig utryg ved selv at tage ansvaret for opgaverne. Sørg for, at der er fælles pauser, der giver mulighed for at "læsse af" og "lade op". Det er endvidere vigtigt at have fokus på også at støtte medarbejdere,  som arbejder hjemme eller på distancen.

Støtte kan også gives i form af supervision og konstruktiv feedback på arbejdet.

Konflikter, mobning og seksuel chikane
Sørg for at have en personalepolitik, der fremmer åbenhed og tolerance og forebygger mobning og seksuel chikane. Føler en medarbejder sig dårligt behandlet, er det vigtigt at tage det alvorligt og undgå individualisering af problemet. Anvendelse af konfliktløsning eller mediation kan anbefales.

Efteruddannelse
Grundig efteruddannelse sikrer, at medarbejdernes faglige og personlige kunnen altid svarer til det arbejde, de skal udføre. Det kan være nødvendigt med målrettet efteruddannelse i brug af edb-programmer, eller hvis medarbejderen skal arbejde med særlige befolkningsgrupper, fx mennesker fra fremmede kulturer, misbrugere eller psykisk syge. I skal sørge for særlig uddannelse, hvis der er risiko for vold eller trusler.

Vold og trusler
Sørg for, at der er klare og kendte retningslinjer for, hvordan I forholder jer, når klienter eller kunder er truende eller voldelige. Udarbejd en beredskabsplan, som indeholder tiltag til forebyggelse og håndtering af vold og trusler. Organiser arbejdet, så der fx er korte ventetider, faste sagsbehandlere, fælles tilgang til kunde- og borgerbetjening og klare regler for visitation og alenearbejde. Sørg for at indrette arbejdspladsen med flugtveje og mulighed for at tilkalde hjælp.

Jobusikkerhed For at mindske jobusikkerhed er det vigtigt at inddrage og informere medarbejderne så tidligt som muligt om væsentlige begivenheder, fx omstruktureringer, udliciteringer, outsourcing eller politiske prioriteringer. Sørg endvidere for, at medarbejdernes kompetencer løbende udvikles, og informer om udviklings- og karrieremuligheder.

Mere viden om psykisk arbejdsmiljø

Vi har samlet de vigtigste At-vejledninger om bl.a. stress, kortlægning af psykisk arbejdsmiljø, voldsrisiko i forbindelse med arbejdet samt mobning og seksuel chikane på adressen www.at.dk/kontor.

Her kan I også finde de materialer, som BAR Kontor og BAR FOKA har udarbejdet om psykisk arbejdsmiljø.

Indeklima

Et dårligt indeklima viser sig ved, at I føler ubehag eller er generede, når I opholder jer i lokalerne. Symptomerne bliver mindre og forsvinder gradvist, når I har forladt bygningen.

Symptomer på dårligt indeklima er:
  • Irritation i øjne, næse eller svælg (slimhindeirritation)
  • Irritation af huden
  • Hovedpine eller tunghedsfornemmelse i hovedet
  • Unaturlig træthed eller koncentrationsbesvær
  • Kvalme og svimmelhed.

Forskellige sygdomme kan blive forværret af indeklimaet. Det er især luftvejsinfektioner og lidelser som fx astma, bronkitis og bihulebetændelse.

I kontorer vil det hyppigste problem være træk og varme, eventuelt kombineret med forurening fra printere og kopimaskiner. Desuden kan der være problemer med ventilation og rengøring.

Find jeres problemer

Når I skal finde ud af, om I har et indeklimaproblem, skal I vurdere, om nogle af påvirkningerne fra indeklimaet ligger uden for acceptable grænser.

Hvis temperaturen ligger over 25 ºC, bortset fra i meget varme perioder, skal I se nærmere på temperaturforholdene. I skal også se nærmere på forholdene, hvis der er træk, fodkoldt, eller temperaturen stiger meget over en arbejdsdag. Få eventuelt professionel hjælp.

I skal se nærmere på ventilationen, hvis det lugter, og lugten bliver hængende i rummet, hvis der er mange personer, eller der er større eller flere printere/kopimaskiner i arbejdsrum. Hvis der er beskidt og støvet, og det er svært at gøre rent, skal I gøre noget ved rengøringen.

Der kan også være problemer med fugt og skimmelsvamp, belysning og dagslys, tobaksrøg fra andre, samt statisk el.  

I kan få en oversigt over de problemer I eventuelt har ved at bruge de gode skemaer, der findes i håndbogen om måling og vurdering af indeklimaet.

Sådan arbejder I videre med at løse problemerne

Når I skal gøre noget ved indeklimaproblemerne, er det vigtigt at sætte ind over for de påvirkninger, der betyder mest for indeklimaet. Det er normalt teknisk simpelt at fjerne eller mindske en indeklimapåvirkning, når man først har fundet den. Pas på, at I ikke skaber et nyt problem, når I gør noget ved jeres indeklima. Fx kan det give problemer med akustikken, hvis I skifter gulvtæppe ud med linoleum, og der ikke er taget højde for det i jeres løsning.

Varme og træk
Varme kan fx komme fra sol gennem store glasruder, eller fra store tagflader som er dårligt isoleret. Varme kan også komme inde fra bygningen, fx fra lamper, mennesker, radiatorer og computere og fotokopimaskiner.

I kan forhindre varmen i at komme ind gennem vinduer ved at sørge for, at der er solafskærmning - og at den bliver brugt. Husk at skrue ned for radiatorer. Hvis termostatventiler ikke virker, må de repareres. Hvis varmen kommer gennem vægge eller tage, må de isoleres bedre. En måde at gøre noget ved varmen er at øge ventilationen.

Netværksprintere og kopimaskiner bør altid stå i et separat rum, eventuelt med udsugning direkte på maskinen.

Ventilation
Brug vinduer og ventiler aktivt. I skal åbne vinduer og lufte ud, når det er muligt, fx i pauser. Sørg for at bruge ventilationsåbninger til almindelig ventilation af kontoret. Denne form for ventilation, naturlig ventilation, er mest egnet i kontorer, hvor der er få mennesker i relativt store rum. Det er også muligt at lave egentlige anlæg med naturlig ventilation.

Hvis den naturlige ventilation ikke er god nok, skal der være mekanisk ventilation med erstatningsluft af en passende temperatur. Den mekaniske ventilation må ikke give træk. Sørg for, at udeluften tages fra udeområder, der er så rene som muligt.

Det kræver professionel hjælp at projektere et ventilationsanlæg, både med naturlig og mekanisk ventilation.

Rengøring
De fleste problemer med støv findes på steder med mange papirer eller tæpper. Gamle tæpper kan ikke gøres ordentlig rene. Andre tekstiler, som fx polstrede møbler og tykke gardiner, ophober støv og øger mængden af støv i luften. Det må rengøringen afpasses efter. Meget inventar og rod på kontoret øger støvproblemerne, fordi det gør det vanskeligere at gøre rent.

Let rengøringen ved at rydde op og hænge ledninger til edb-udstyr, telefoner m.m. i lukkede kabelskinner på væggen eller bordet.

Ved ny- eller ombygning er det vigtigt at vælge indretning, møbler og materialer, der gør det lettere at gøre rent.

Mere viden om indeklima

Vi har samlet de vigtigste At-vejledninger om bl.a. temperaturer i arbejdsrum, rengøring og vedligeholdelse, akustik, kunstig belysning, planlægning af faste arbejdssteders indretning samt en folder om indeklima og arbejdspladsvurdering på adressen www.at.dk/kontor.

Her kan I også finde de materialer, som BAR Kontor og BAR FOKA har udarbejdet om indeklima.

Støj

Er der støj i et storrumskontor, går det let ud over koncentrationen. Det betyder, at I må anstrenge jer mere. I bliver mere trætte og producerer måske også mindre. Det er svært at føre samtaler, især fortrolige samtaler. Det kan gøre de sociale relationer mellem kolleger dårligere.

Kimende telefoner kan genere og særligt de telefoner, der ikke bliver taget. I kan også blive generet af støj fra trafik og fra apparater som eksempelvis fotokopimaskiner. Støjen kan virke mere generende, hvis I skal koncentrere jer meget. 

Find jeres problemer

Når I skal finde ud af, om I har støjproblemer, skal I særligt være opmærksomme på følgende:

Generende støj
Er I generet af andres tale til hinanden eller i telefoner, og er der medarbejdere, der sidder tæt, kan det være et problem. Eller hvis der er generende støj fra apparater eller installationer, eller er der generende støj udefra.

Rummets akustik
Er akustikken dårlig, kan I generes af fx tale på lang afstand. Der kan også være lokaler, hvor det er svært at opfatte tale, når der er flere, der taler.

Sådan arbejder I videre med at løse problemerne

Loven siger, at unødig (generende) støj skal dæmpes. Når I skal gøre noget ved støjen, kan I tænke på: 

Lydskærme
Opstil lydskærme. Skærmene bør være så høje, at I ikke kan se hinanden. Sørg også for tilstrækkelig afstand mellem medarbejderne.

Rummets akustik
Opsæt lydabsorberende materiale på lofter og eventuelt vægge, så Arbejdstilsynets retningslinjer om akustik kan overholdes. Gulvtæpper kan også absorbere lyd, men kan give indeklimaproblemer.

Adfærdsregler
Bliv enige om ”adfærdsregler”, der eksempelvis sikrer, at telefoner ikke ringer uden at blive taget, og at medarbejderne ikke bliver generet af hinandens tale.

Det kræver ofte professionel hjælp at sikre sig mod generende støj i store kontorer.

Mere viden om støj

Vi har samlet de vigtigste At-vejledninger mv. om støj, akustik i arbejdsrum og måling af støj på adressen www.at.dk/kontor.
Her kan I også finde en række af de materialer, som BAR Kontor har udarbejdet om støj.

Risiko for ulykker

Ulykker kan have alvorlige konsekvenser og medføre længere sygefravær. Risikoen for en ulykke afhænger af de enkelte situationer og er ikke nødvendigvis til stede hele tiden. I kan gøre meget for at undgå ulykker ved at have god orden, gode procedurer, gode tekniske løsninger, god adfærd og god ledelse.

Risikoen for ulykker opstår, når I løfter og bærer kasser, pakker mv. Andre eksempler er fald på glatte gulve eller snublen over ledninger.

Branchen indeholder mange forskellige typer af job. Derfor er det vigtigt, at I tænker på, om der er særlige forhold, der gør sig gældende for specifikke faggrupper.

Find jeres problemer

Når I skal finde ud af, om I har risiko for ulykker, skal I vurdere, om der er situationer, hvor der kan være risici. Tænk særligt på følgende:

Manuel håndtering af varer mv.
Risiko for ulykker ved manuel håndtering kan fx opstå, hvis I ikke har egnede hjælpemidler til at håndtere varer, når de leveres - eller hvis I ikke bruger hjælpemidlerne.

Fald og snublen
Ulykker med fald og snublen kan fx ske, hvis jeres gulv ikke er ryddet, eller hvis I falder på vej ned ad trappen.

Andre risici
Der kan forekomme andre risici, hvis I fx kører bil i forbindelse med arbejdet eller har atypiske arbejdsopgaver med fx værktøj.

Sådan arbejder I videre med at løse problemerne

Forebyggelse af ulykker kan ofte klares med almindelig omtanke.

Overordnet set er opbygning af god sikkerhedskultur det væsentligste initiativ - herunder fx forholdsregler om orden og ryddelighed samt et overskueligt arbejdstempo.

Mere viden om risiko for ulykker

Vi har samlet de vigtigste At-vejledninger og andet materiale på adressen www.at.dk/kontor. Det kan I bruge som inspiration i det videre arbejde med at forebygge og identificere risikoen for ulykker.

Her kan I også finde de materialer, som BAR Kontor og BAR FOKA har udarbejdet om forebyggelse af arbejdsulykker samt et link til den kampagne om sikkerhed i trafikken, som Rådet for Større Færdselssikkerhed har udarbejdet specielt til virksomheder.

Unge, gravide og ammende

Gravide og ammende kvinder samt unge er særligt udsatte grupper. I skal derfor være særligt opmærksomme, hvis I har medarbejdere fra disse to grupper.

Unge

I skal have særlig fokus på de unge ansatte, fordi de påvirkes lettere end deres ældre kolleger af de belastninger og risici, der er på arbejdspladsen. Derfor er instruktion særlig vigtig for unge. 
Unge under 18 år er omfattet af de samme arbejdsmiljøregler som alle andre, der arbejder for en arbejdsgiver. Derudover gælder en række særlige regler for unge under 18 år. For de 15-17-årige er der en liste over, hvad de ikke må arbejde med. For de 13-14-årige er der en liste over, hvad de må arbejde med. Unge under 13 år må som udgangspunkt ikke arbejde for en arbejdsgiver.
 
Vi har samlet de vigtigste At-vejledninger om unges arbejde på adressen www.at.dk/kontor.

Gravide og ammende

Som arbejdsgiver skal du sørge for, at en ansat, der er gravid eller ammer, ikke bliver udsat for påvirkninger, der kan indebære en fare for graviditet eller amning. Når I bliver opmærksomme på, at en ansat er gravid eller ammer, skal APV'en indeholde en vurdering af, om der er en risiko.
Vi anbefaler, at I på forhånd sørger for, at jeres APV indeholder en vurdering af, om gravide eller ammende kan blive udsat for påvirkninger, der indebærer en fare for fosteret eller det nyfødte barn.

I kan læse mere i At-vejledningen om gravides og ammendes arbejdsmiljø på adressen www.at.dk/kontor.