Kemi og medicin - Arbejdsmiljøvejviser 9

Arbejdspladsvurdering, APV

En arbejdspladsvurdering (APV) giver jer mulighed for at arbejde systematisk og effektivt med arbejdsmiljøet i virksomheden. APV’en skal bruges som redskab til at få styr på arbejdsmiljøet.

APV-arbejdet starter med, at I skaffer jer et overblik over, hvordan arbejdsmiljøet er i alle dele af virksomheden. Hvis det viser sig, at I har problemer med arbejdsmiljøet, skal I derefter finde ud af, hvordan I løser problemerne. I skal også finde ud af, hvem der har ansvaret for, at de bliver løst, og hvornår I skal følge op på, om problemerne er blevet løst.

I bestemmer selv, hvordan I vil gribe APV-arbejdet an. Det vil sige, at I kan vælge den metode, som passer bedst til jeres virksomhed. Det er dog et krav, at APV’en er skriftlig - på papir eller i elektronisk form. Det er nemlig vigtigt, at APV’en er tilgængelig og synlig for både medarbejdere og ledelse.

Det er også et krav, at arbejdsmiljøorganisationen deltager i hele APV-processen. Det gælder både planlægning, gennemførelse, opfølgning og revision af APV’en. Arbejdsmiljøorganisationen skal dokumentere sin deltagelse ved at underskrive APV’en. I små virksomheder, hvor der ikke er krav om en arbejdsmiljøorganisation, skal medarbejderne deltage i APV-arbejdet på samme måde.

Uanset hvilken metode I vælger for jeres APV-proces, skal APV’en indeholde disse fem faser:

Identifikation og kortlægning

Start med at identificere og kortlægge arbejdsmiljøforholdene i alle dele af virksomheden. Det kan I fx gøre ved at holde samtaler med medarbejderne eller ved at bruge spørgeskemaer eller tjeklister. Hensigten er, at I får et overblik over, hvilke problemer I eventuelt har, og hvor store de er.

Beskrivelse og vurdering

I skal herefter beskrive og vurdere de arbejdsmiljøproblemer, I eventuelt har konstateret. I skal bl.a. beskrive, hvor store og alvorlige problemerne er. I skal også beskrive de mest hensigtsmæssige løsninger på dem.

Når I beskriver løsningerne, skal I være opmærksomme på,

• om løsningerne bliver rettet mod kilden til problemet
• om problemet helt kan forhindres
• om det, der er farligt, kan udskiftes med noget, der er ufarligt eller mindre farligt
• om medarbejderne bliver uddannet og instrueret, som de skal.

Inddragelse af sygefravær

I skal også se på virksomhedens sygefravær og vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der har betydning for sygefraværet. Det er altså ikke selve sygefraværet, I skal tage stilling til, men arbejdsmiljøets indvirkning på sygefraværet.

Det er ikke afgørende, hvornår I inddrager sygefraværet i processen. Hvis I finder arbejdsmiljøproblemer, der kan medvirke til sygefraværet, skal I tage dem med, når I prioriterer og udarbejder handlingsplan.

Prioritering og handlingsplan

Herefter skal I udarbejde en handlingsplan for de problemer med arbejdsmiljøet, som I ikke kan løse med det samme. Handlingsplanen bliver på den måde en plan for, hvad I skal gøre, og hvornår I skal gøre det.

Det skal stå i planen, i hvilken rækkefølge I vil prioritere at løse problemerne, og hvem der har ansvaret for, at det sker.

Det er vigtigt, at I gennemarbejder handlingsplanen omhyggeligt. På den måde kan I sikre jer, at jeres mål og tidsplaner bliver så realistiske som muligt.

Opfølgning på handlingsplan

Til sidst skal I udarbejde retningslinjer for, hvordan I vil følge op på handlingsplanen. Det betyder bl.a., at I skal fastlægge, hvornår og hvordan I skal afgøre, om ændringerne har virket. I skal også beslutte, hvor ofte der er behov for at ændre eller justere APV’en.

Revision af APV’en
I skal revidere jeres APV, når der sker ændringer i arbejdet eller i den måde, I arbejder på, hvis det har betydning for arbejdsmiljøet. Det kan også være nødvendigt at justere APV’en, hvis I får ny viden eller nye erfaringer. Sker der fx en arbejdsulykke, og det viser sig, at der var forhold i arbejdsmiljøet, der havde betydning for ulykken, kan det være nødvendigt at justere APV’en.

APV’en skal under alle omstændigheder revideres mindst hvert tredje år. Det gælder også, hvis I har justeret APV’en i den mellemliggende periode. De områder i APV’en, som er blevet justeret, skal dog først revideres igen efter tre år - medmindre der igen sker ændringer, der har betydning for arbejdsmiljøet.

Rådgivning og gode ideer
Hvis I ikke selv har den fornødne indsigt til at udarbejde APV’en, skal I indhente hjælp fra eksterne rådgivere. Det kan fx være hjælp til at vælge kortlægningsmetode og løsningsforslag eller til at indlede processen. I kan vælge at bruge en af de autoriserede arbejdsmiljørådgivere eller en anden ekstern rådgiver.

Mere viden om arbejdspladsvurdering

I kan læse mere om kravene til udarbejdelse og revision af arbejdspladsvurdering på branchesiden for kemi og medicin. Her kan I også finde de APV-materialer, som Industriens Branchearbejdsmiljøråd har udarbejdet.

Eksempler på arbejde med APV

Lodborg Farver A/S er en stor farve/lakindustri, som har været i branchen i mere end 100 år. Efter mange års familieeje overgik virksomheden forrige år til et aktieselskab. Lodborg har i dag en professionel bestyrelse, som har besluttet, at virksomhedens varemærke skal være miljøvenlige produkter. Omlægningen til miljørigtige og vandbaserede produkter har krævet store investeringer, men har også betydet en øget afsætning. Automatiseringen indebar dog også forskellige arbejdsmiljøproblemer. Bl.a. er der opstået udfordringer med det monotone overvågningsarbejde.

Arbejdsmiljøorganisationen er derfor gået aktivt ind i at finde løsninger på de nye udfordringer. Sammen med en professionel arbejdsmiljørådgiver er der bl.a. blevet indført en rotationsordning, som sikrer, at ingen skal have overvågningsarbejde i mere end tre timer om dagen. Lodborg har også valgt at bruge arbejdsmiljørådgiveren til at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø. Bl.a. er der udviklet et særskilt introduktionsprogram for nye medarbejdere. APV’en indgår også som et element i virksomhedens arbejde med at opnå et arbejdsmiljøcertifikat.

Medico Aps. er en mindre virksomhed i udkanten af Odense, som fremstiller råvarer til en fransk medicinalindustri. Mange af processerne er komplicerede, og der arbejdes med et højt niveau af produkthemmelighed. Det kræver, at medarbejderne er engagerede og betroede. Derfor er virksomheden også meget opmærksom på at fastholde sine medarbejdere og deres kompetencer, så de ikke rejser med de hemmeligheder, de sidder inde med. Et led i fastholdelsen af medarbejdere og i at imødegå sygemeldinger er at sikre et godt arbejdsmiljø. Den seneste APV var et godt redskab til at finde ud af, hvor der særligt skulle sættes ind for at tilfredsstille medarbejdernes ønsker og behov. Derfor er medarbejderne efterfølgende blevet inddraget i en lang række processer, og Medico har valgt at holde et meget højt informationsniveau, så medarbejderne altid føler sig velorienterede. Derudover holdes der nu halvårlige medarbejdersamtaler, og der er indført en god fleksordning. Der er også indført forskellige sundhedsfremmetiltag, bl.a. en lokal rabataftale med en fitnesskæde i Odense. Det sidste år er der gennemsnitligt færre medarbejdere, der har valgt at holde op, end de foregående år.